5 conseils pour une structure de service de maintenance efficace

Le succès d’une entreprise ne se produit pas dans le vide. Lorsqu’une organisation fonctionne comme une machine efficace et bien réglée, c’est une bonne indication que le service de maintenance déploie sa magie loin des projecteurs. Pour faire simple, une structure de service de maintenance efficace est la clé du succès organisationnel.

Comprendre l’importance de votre service de maintenance est facile. Il est plus difficile de s’assurer que les éléments mobiles de ce service fonctionnent à plein régime pour que vos actifs fonctionnent au maximum de leurs capacités. Dans la plupart des cas, la structure optimale du service de maintenance commence par une bonne conception organisationnelle. Avec cet article, nous allons explorer quelques façons d’atteindre cet objectif à l’avenir.

Tout d’abord, définissons ce que sont des opérations de maintenance efficaces :

D’une manière générale, la responsabilité principale du service de maintenance est de maintenir vos actifs opérationnels. Mais ajoutons un élément supplémentaire à cette définition :

Votre service de maintenance doit maintenir tout ce qui est opérationnel dans le cadre du budget et des objectifs de votre organisation. Une structure de service de maintenance qui garantit des performances optimales des actifs individuels tout en explosant votre budget et en gaspillant le travail des employés n’est pas efficace.

Il est bien connu que la maintenance préventive fait partie intégrante de la production et a un impact significatif sur la fiabilité et la disponibilité de vos actifs. En effet, selon l’étude du Marshall Institute intitulée A Measured approach to Uptime, « il est désormais bien établi qu’un bon d’intervention bien planifié revient trois fois moins cher que le même bon d’intervention géré de manière fortuite car dans ce cas, les réparations d’urgence risquent de coûter 5 à 7 fois plus cher qu’une intervention qui aura été planifiée. Cela peut évidemment avoir des répercussions considérables sur le résultat d’exploitation »

La structure de votre service de maintenance est-elle propice au soutien d’un programme proactif de maintenance planifiée ? Êtes-vous constamment en train d’échanger du travail préventif contre des situations d’urgence ?

Êtes-vous capable d’optimiser votre structure de coûts grâce à une planification de la maintenance efficace ? Pour être rentable et efficace, un service de maintenance doit être bien structuré afin d’avoir au moins une chance de réussir.

Les premières étapes

Pour améliorer la structure de votre service de maintenance, il est important d’être clair sur les objectifs du service et de les hiérarchiser. Une équipe de maintenance industrielle peut accorder la priorité à la réduction des coûts grâce aux inspections et aux tâches préventives, tandis qu’une autre se concentre sur un temps de réponse rapide pour minimiser les temps d’arrêt de la production. Les objectifs spécifiques varient d’un service à l’autre, mais il est toujours important que vous sachiez où vous en êtes aujourd’hui et quelles devraient être vos priorités. Aux fins du présent article, supposons que notre service de maintenance est responsable de :

• S’assurer que tous les systèmes d’exploitation sont disponibles et fonctionnent
• Effectuer des vérifications de routine pour éviter les pannes inattendues
• Réparer rapidement des pannes d’équipement pour limiter les temps d’arrêt
• Collaborer avec d’autres services, tels que la production
• Maintenir un environnement de travail sûr
• Fournir des résultats de haute qualité, en d’autres termes... réparer correctement dès la première fois

Une fois que vous avez déterminé vos priorités, évaluez ensuite si vous êtes capable de gérer le service selon ces stratégies. Si les inspections et les travaux préventifs de routine sont une priorité, mais que le backlog est rempli d’anciens bons d’intervention pour les travaux de faible priorité, alors vos actions ne répondent pas à vos objectifs. Si les demandes de travail sont urgentes, hautement prioritaires ou liées à la sécurité, alors qu’il ne s’agit pas d’une urgence, vous avez peut-être un problème structurel (et comportemental).

5 conseils pour optimiser la structure de votre service de maintenance

Bien sûr, vos priorités et objectifs comprendront probablement à la fois la fourniture de niveaux de service élevés pour répondre aux urgences ET la réalisation d’activités de maintenance régulières pour éviter les pannes. Comment structurez-vous votre organisation pour atteindre avec succès tous vos objectifs ?

1. Organiser autour de vos priorités

Les équipes sont souvent organisées autour de leur métier, comme la plomberie, l’électricité, la mécanique, etc.

Pour mieux atteindre les objectifs du service, il peut être préférable d’organiser l’équipe autour de vos priorités. Par exemple, si la même équipe (ou la même personne) est affectée à un travail préventif, puis retirée en cas d’urgence, alors vous êtes structuré pour répondre principalement aux urgences. Pour exécuter avec succès un programme préventif, vous pourrez envisager de créer des équipes qui se consacrent principalement aux travaux de maintenance préventive tandis qu’une autre équipe s’occupent des réparations d’urgence.

Un exemple à prendre en compte – trois équipes avec des rôles complémentaires :

1. L’équipe de maintenance préventive (MP). Une équipe dédiée de diverses disciplines qui peut devenir experte dans les tâches de maintenance préventive. Ils peuvent conserver une documentation sur les différents équipements et prendre en charge la mise en œuvre de technologies prédictives telles que les capteurs afin d’améliorer l’efficacité. Ces personnes peuvent travailler sur des horaires de jour réguliers, 40 heures par semaine.
   
   
2. L’équipe de réparation. Une équipe dédiée de diverses disciplines qui à l’entière responsabilité de répondre aux problèmes urgents, hautement prioritaires et de sécurité. Cette équipe devra être composée de techniciens compétents capables de prendre des décisions rapides et de s’adapter à l’évolution des besoins. Ils ne seraient pas responsables des réparations correctives lourdes ou des projets planifiés.
   
   
3. L’équipe de la ligne de production. En fonction de la ligne de production, il peut s’agir d’une seule personne affectée à une seule ligne de production pour effectuer des inspections quotidiennes, les ajustements nécessaires et les réparations correctives programmées. Il peut s’agir d’une équipe de jour travaillant une semaine régulière de 40 heures et qui gère également les réparations d’urgence pendant son service tandis que l’équipe de nuit est seulement l’équipe de réparation.

En fonction de votre environnement, la combinaison des équipes et des rôles changera bien sûr, mais l’idée est qu’en vous organisant de cette manière, vous pouvez obtenir un effort plus équilibré vers les tâches préventives afin de mieux gérer les effectifs, de réduire les heures supplémentaires et les coûts à long terme.

2. Structurer les rôles pour la responsabilité et la rétention des employés

Il est important de créer des rôles avec des responsabilités clairement définies afin que votre équipe sache ce que l’on attend d’elle. En affectant les personnes à des équipes alignées sur les objectifs clés du service, vous leur donnerez le sentiment d’avoir un but précis et vous leur indiquerez clairement comment eux-mêmes et l’équipe seront évalués. L’équipe de MP peut se concentrer sur la réduction du backlog (efficacité de maintenance), l’équipe de réparation sur le temps moyen de réparation et l’équipe de production sur le temps de disponibilité des actifs (efficacité globale des équipements et temps moyen entre les défaillances).

Même si vous n’organisez pas d’équipes autour de tâches préventives ou de répartition, vous pouvez développer des rôles professionnels et un ensemble de responsabilités qui varient en fonction des employés. Certains employés peuvent être les premiers à être affectés à des situations d’urgence, tandis que d’autres se concentrent généralement sur le travail de MP quotidien. Cela vous donne la possibilité de reconnaître que certains employés sont plus adaptés à l’analyse des données et à la documentation requise pour un programme de maintenance préventive solide, tandis que d’autres s’épanouissent dans le rythme rapide et l’excitation de répondre à une situation urgente.

En structurant les rôles de manière ciblée et en définissant clairement les indicateurs, puis en les attribuant à l’employé ayant le bon tempérament et les bons talents, vous améliorerez les performances et la satisfaction des employés. De plus, il y a une incitation financière à satisfaire les employés. Forbes estime que les employés désengagés pourraient vous coûter 34 % de leur salaire. Même selon des estimations prudentes, cela pourrait représenter plus de 20 000 dollars par an et par employé !

3. Créer des lignes claires de communication en temps réel

Le service de maintenance le plus qualifié et le plus compétent au monde est inutile sans communication appropriée au sein du service et de l’organisation dans son ensemble. Des lignes de communication claires, des processus ciblés et des rôles bien documentés au sein de la structure de votre service de maintenance permettent à chaque employé de voir comment ils contribuent aux objectifs globaux du service, tout en acceptant les tâches et responsabilités spécifiques à son poste.

L’utilisation complète de SAP PM est un outil clé pour établir des processus clairs et maintenir l’accès à l’ensemble de l’organisation au statut en temps réel des notifications, des bons d’intervention et plus encore. Cela signifie que plus que quelques personnes spécialement formées doivent pouvoir accéder à SAP et le mettre à jour. La fourniture d’une interface simple à SAP pour l’ensemble du personnel de maintenance avec des appareils mobiles permet une coordination en temps réel, une collaboration et des résultats qui améliorent l’engagement et la motivation des employés.

4. Normaliser et documenter les procédures

Vous voulez améliorer le moral et la productivité en même temps ? En commençant par l’intégration et la formation, assurez-vous que l’ensemble de votre service dispose d’un accès facile aux procédures opérationnelles de maintenance standard, aux manuels O&M, aux directives EHS et aux listes de contrôle de maintenance préventive. Avec la bonne structure et l’accès à la documentation, lorsque vous modifiez vos procédures ou mettez à jour votre logiciel EAM, votre équipe devrait savoir où regarder et ce qu’il faut faire sans rien demander.

Encore une fois, les technologies mobiles sont essentielles pour standardiser et renforcer les procédures clés du service. Une application mobile guide les étapes de travail et peut même être configurée pour exiger une étape, comme un contrôle de sécurité, avant de soumettre un bon d’intervention comme étant terminé.

L’adoption de la technologie est également un autre moyen de stimuler la rétention des employés, en particulier chez les jeunes générations. Une technologie obsolète et des procédures inefficaces pourraient même dissuader les candidats technophiles de postuler.

5. Poursuivre l’amélioration continue

Sans améliorations constantes, ce qui était autrefois une structure de service de maintenance légère et rentable peut devenir un gaspillage désuet et inefficace des ressources de votre entreprise. Pour vous assurer de garder une longueur d’avance, vous devez rester à jour sur les dernières technologies et les meilleures pratiques pour l’exploitation d’un service de maintenance avec SAP Plant Maintenance.

Rafael Padilha, directeur de la fiabilité et de l’amélioration continue chez Ingredion, a été au centre de la réorganisation des structures de maintenance pour la réussite de plusieurs grandes opérations de production, dont Ambev (une filiale d’Anheuser-Busch) et Unilever. Il a constaté que le changement commence par l’établissement et l’obtention de l’alignement de l’ensemble de l’organisation sur quelques objectifs clairs. L’étape suivante consiste à démarrer le processus avec l’aide de la technologie pour structurer le travail, améliorer les communications, mesurer et montrer les résultats par rapport aux indicateurs alignés. Puis, passez au niveau suivant, comme chez Ingredion, « Le personnel de maintenance pouvait désormais consacrer son temps à l’élaboration de plans de maintenance préventive, à l’évaluation des différentes pièces de rechange pour prolonger le cycle de vie des actifs, à l’amélioration et à la réduction des coûts ».

Peu importe que vous vous concentriez sur la maintenance industrielle dans une usine automobile ou que vous cherchiez à optimiser la structure de votre équipe de maintenance sur le terrain pour l’extraction des ressources, le chemin vers une productivité à long terme et des performances optimales commence par l’optimisation de vos systèmes de gestion des actifs d’entreprise.

Pourquoi choisir Sigga ?

Avec 20 ans d’expérience dans la numérisation des processus de maintenance avec les organisations d’entreprise, Sigga sait ce qu’il faut pour soutenir la mise en place d’une structure organisationnelle de maintenance efficace. Nous fournissons aux services de maintenance du monde entier des applications mobiles évolutives et un logiciel d’automatisation pour SAP EAM qui donnent des résultats.

En collaborant avec des clients de plusieurs secteurs industriels, y compris l’industrie pétrolière et gazière, l’exploitation minière et la fabrication, nos solutions de pointe permettent aux services de maintenance d’établir des rôles clairs, de documenter les processus et de suivre les progrès avec une visibilité accrue des données.

Sigga Mobile EAM est une solution mobile éprouvée conçue pour numériser les activités du travailleur de maintenance et de réparation. La solution remplace les processus manuels papier fastidieux par une interface directe avec SAP pour un accès immédiat aux manuels et aux instructions de réparation, ainsi que la possibilité de créer rapidement une notification et de coordonner les tâches. Sigga Warehouse and Inventory étend les avantages mobiles pour une collaboration inter-organisationnelle plus poussée.

Sigga Planning & Scheduling permet au planificateur de remplacer le travail fastidieux des feuilles de calcul par une solution pour créer automatiquement un calendrier de base pour les activités de maintenance et de réparation. Cela permet au planificateur de consacrer son temps à peaufiner le calendrier avec des exigences ad hoc et à apporter ses propres contributions à valeur ajoutée.

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