8 moyens de réduire vos budgets grâce à une planification efficace de la maintenance

Sans une planification efficace de la maintenance, il est impossible de maîtriser ou de réduire les coûts d’exploitation. Se contenter de réduire les budgets année après année se traduira par une diminution des interventions préventives planifiées et donc, plus d’interventions de maintenance fortuites donnant lieu à des dépenses plus élevées.

Cet article vous expliquera comment et pourquoi investir en vue d’améliorer la planification et l’organisation de la maintenance SAP, avec à la clé une baisse de la consommation des ressources, une réduction des temps d’arrêt, une plus grande maîtrise des dépenses et des budgets optimisés.

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Défis budgétaires majeurs sans planification efficace de la maintenance

Ce sur quoi repose l’amélioration :

• Élaboration du budget d’après la valeur des actifs

• Normalisation des processus

• Amélioration de la collecte de données à des fins d’analyse

• En finir avec la maintenance fortuite

Les grandes mesures à adopter :

• Améliorer l’utilisation du système SAP EAM

• Investir dans les systèmes d’aide à la prévision

• Perfectionner la technologie à l’usage du personnel

• Établir les grands indicateurs de performance et en effectuer le suivi

Procéder à une analyse de rentabilité

Comment Sigga peut vous aider

Défis budgétaires majeurs sans planification efficace de la maintenance

« Au moment de se pencher sur les coûts de maintenance, il faut bien considérer qu’en définitive, ce sont les comportements au sein de votre entreprise qui conditionnent les coûts que vous subissez. Vous aurez beau décréter tel ou tel budget, cela ne changera pas le comportement adopté », confie Sam McNair, rattaché au pôle Life Cycle Engineering.

Si cela participe du bon sens, reconnaître que certains comportements induisent des coûts (voir l’encadré ci-dessous) est une démarche que toutes les entreprises de maintenance n’adoptent pas, omettant de la mettre en œuvre aux échelons les plus élevés.

Les initiatives qui font baisser les coûts de maintenance

• Privilégier la maintenance préventive à la maintenance fortuite.

• Mettre en place des programmes de maintenance préventive (et d’aide à la prévision)

• Avoir instauré des dispositifs/systèmes permettant d’identifier, de planifier, de programmer et d’exécuter les tâches.

• Assurer un solide partenariat entre le service de la maintenance et le service de l’exploitation.

• S’appuyer sur les indicateurs établis pour favoriser l’amélioration.

• Tabler sur un dispositif efficace évitant les défaillances.

• Observer les bonnes procédures d’exploitation pour éviter les dommages causés aux actifs.

Sam McNair, consultant chez Life Cycle Engineering

Le véritable impact de la maintenance fortuite sur les coûts

Selon l’étude du Marshall Institute intitulée A Measured approach to Uptime, « il est désormais bien établi qu’un ordre d’intervention bien planifié revient trois fois moins cher que le même ordre d’intervention géré de manière fortuite car dans ce cas, les réparations d’urgence risquent de coûter 5 à 7 fois plus cher qu’une intervention qui aura été planifiée. Cela peut évidemment avoir des répercussions considérables sur le résultat d’exploitation. »

Si l’on tient compte du temps consacré à répondre à un appel, trouver une solution au problème et obtenir les pièces de rechange, sans compter les répercussions de la baisse de la production constatée, le constat est clair : passer d’une culture privilégiant les interventions fortuites à une culture de la maintenance planifiée va grandement favoriser les budgets de maintenance (de même que la capacité à maîtriser des dépenses budgétaires).

Dans quelle mesure le changement se fera sentir ? Richard Lamb, P.E., CPA, président de Cost Control System, donne son point de vue : « D’après notre expérience, la capacité à établir le budget de maintenance en sachant maîtriser les coûts liés à cette activité peut augmenter les revenus à hauteur de 10 à 30 pour cent pendant les périodes chargées et de plus de 100 pour cent pendant les périodes creuses. Dans les périodes où l’activité est au plus bas, cela peut même faire pencher la balance en faveur d’un profit ou, inversement, d’une perte... D’après une analyse comparative sectorielle, le coût total de maintenance peut être réduit de 10 à 35 pour cent ». On comprend bien qu’une planification efficace de la maintenance peut avoir un impact considérable sur l’entreprise.

Ce sur quoi repose l’amélioration

Le budget de maintenance représente généralement une réserve financière importante qu’on va répartir en plusieurs grands postes : main-d’œuvre, matériaux, services de contact et autres dépenses liées. Cette structure est trop grossière pour bien élaborer les prévisions budgétaires. L’établissement du budget doit se faire plus en finesse, sachant que la maintenance est un aspect complexe et variable. Il convient tout d’abord d’en jeter les bases pour bien appréhender les éléments de coût et les leviers financiers, de sorte de maîtriser les dépenses et les réduire.

• Élaboration du budget d’après la valeur des actifs

La plupart des coûts de maintenance reviennent d’une année à l’autre, mais varient selon les actifs. L’élaboration du budget de maintenance doit donc s’effectuer en tenant compte des actifs (ou d’un ensemble d’actifs assimilés). En examinant l’historique des réparations par actif, vous pouvez prévoir assez précisément les futurs coûts de maintenance et de réparation liés. Vous pourrez dans un premier temps repérer rapidement les carences et, dans un deuxième temps, porter vos efforts là où des améliorations sont à envisager.

La création de budgets à ce niveau facilitera les prévisions et justifiera les dépenses de maintenance. Lorsqu’un poste budgétaire se trouve rejeté, avoir la possibilité de l’examiner de manière approfondie permettra de décider, en collaboration et au vu de risques calculés, l’allocation du budget. À terme, on évitera des répercussions négatives et les rejets de responsabilité en cas d’incident.

• Normalisation des processus

Sans aucun doute, disposer de procédures standard et bien documentées pour identifier, planifier, programmer et exécuter les tâches favorise la cohérence dans les dépenses liées à la maintenance. Par ailleurs, il est nécessaire d’obtenir l’approbation préalable des tâches si l’on veut maîtriser des dépenses, sans compter que le perfectionnement des processus de planification et de programmation des interventions va aussi porter ses fruits.

Selon l’ouvrage signé de Doc Palmer, Maintenance Planning and Scheduling Handbook, « instaurer une planification et un ordonnancement des interventions en bonne et due forme permet de raccourcir la durée consacrée à la maintenance productive dans une entreprise classique, passant de 25-35 % à 50-55 %, ce qui revient pratiquement à doubler la capacité à mener l’intervention ». Cela permet de mener à bien davantage d’interventions planifiées qui se soldent par une plus grande fiabilité des actifs et une réduction des coûts de maintenance non planifiés.

• Amélioration de la collecte de données à des fins d’analyse

Si votre système SAP renferme bien des données sensées servir à la planification des coûts liés aux actifs, ces informations renseignent insuffisamment pour décider quelle gestion des coûts adopter. En sachant déceler les pertes, les carences et l’origine du défaut de fiabilité constaté, vous trouverez moyen d’éliminer ou de maîtriser à terme les différents postes de dépenses concernés pour finalement améliorer l’exploitation dans son ensemble et réduire les coûts.

Comme le résume Robert Peffen, membre du cabinet de conseil Management Resources Group, « L’un des moyens les plus efficaces de maîtriser le budget maintenance est de cerner et d’écarter les problèmes récurrents qui touchent à la fiabilité et la maintenance. Pour ce faire, il s’agit de collecter et d’analyser les données sur les interventions de maintenance. Il convient de catégoriser les carences identifiées en fonction de l’ampleur des répercussions sur l’entreprise. Il faut procéder à une analyse des causes véritables en vue d’éliminer ce qui est à l’origine des défaillances. »

C’est au travers de la collecte de données que l’on peut mener des stratégies de maintenance plus abouties, suivant par exemple le concept dit « RCM » (Reliability Centered Maintenance), soit la maintenance axée sur la fiabilité. Le concept RCM vise à faire en sorte que les machines et actifs fonctionnent à leur pleine capacité tout en réduisant au minimum les coûts de maintenance. Il implique de définir, actif par actif, la démarche en termes de maintenance (préventive, prévisionnelle, d’exploitation jusqu’à la défaillance).

• En finir avec la maintenance fortuite

La maîtrise des coûts ne repose pas uniquement sur le responsable de la maintenance : celui-ci doit pouvoir compter sur toute l’équipe en charge de l’exploitation. Rafael Padilha, directeur du pôle Fiabilité et amélioration continue chez Ingredion, décrit bien la difficulté en invoquant un problème de culture. Dans ce webinaire, il explique que « sans culture de la fiabilité, on pourra difficilement convaincre le directeur du centre de production, celui de l’exploitation et d’autres responsables d’interrompre la production pour effectuer une maintenance préventive. Or, vous devez le faire, ou vous ne pourrez jamais assurer la fiabilité. » Il explique ensuite comment il a su transformer des entreprises qui assuraient une maintenance improvisée, avec à la clé une réduction drastique des coûts qui y sont liés.

Les grandes mesures à adopter

• Améliorer l’utilisation du système SAP EAM

Il est prouvé qu’assurer la planification et l’ordonnancement en suivant les pratiques recommandées est une démarche essentielle si l’on veut renforcer la productivité du personnel de maintenance, augmenter la disponibilité des équipements et réduire les coûts. Reste que le module SAP PM a un côté fastidieux, comme le souligne un analyste expert dans son enquête 2020 sur la satisfaction des utilisateurs d’ERP EAM. Parmi les fonctions principales de gestion de la maintenance, celles où on a constaté le plus grand écart d’appréciation des clients sont les suivantes.

• Données sur le personnel dans le cadre de la planification

• Ordonnancement de la maintenance

Automatisation de l’affectation des tâches aux équipes sur une période donnée.

Les entreprises qui utilisent SAP pourront bénéficier grandement d’un logiciel professionnel spécialisé doté d’une interface intuitive présentant les données SAP et qui automatise nombre d’interventions de routine pour assurer la planification et l’ordonnancement de la maintenance. On peut constater des résultats remarquables, comme le souligne Doc Palmer, qui explique que « la coordination des tâches dans le cadre de la planification augmente le temps d’intervention manuelle productif de 35 pour cent (taux moyen qu’atteint généralement une bonne équipe d’intervention) à 55 pour cent. Cinquante-cinq pour cent divisés par 35 pour cent donnent un facteur d’amélioration de 1,57. Autrement dit, 30 personnes procédant à une intervention avec planification et ordonnancement peuvent théoriquement effectuer le travail de 47 personnes. Recruter ne serait-ce qu’un responsable de la planification revient donc à doter l’équipe d’intervention de 17 personnes supplémentaires ! »

• Investir dans les systèmes d’aide à la prévision

Pour gagner du temps et de l’argent en matière de maintenance préventive, réalisez un investissement technologique qui vous permettra de déclencher une tâche de maintenance préventive et qui remplacera les organisations prédéfinies. La prévision d’un changement dans l’état des actifs, comme une hausse de température, l’augmentation des vibrations ou la génération de bruit contribue à réduire les tâches de maintenance préventive se déroulant chaque année. Les capteurs et divers dispositifs IIoT (Industrial Internet of Things) fournissent ces données et intègrent des technologies connectées, intégrées dans de nombreux systèmes de production modernes.

• Perfectionner la technologie à l’usage du personnel

Tabler sur des données au format numérique tout au long du processus d’intervention garantit une cohérence en matière de collecte et traitement des données. Au niveau du technicien de maintenance, le fait de recevoir les bons d’intervention non plus au format papier mais sur un dispositif mobile a permis d’augmenter le temps d’intervention manuelle productif : davantage de travail a pu être réalisé avec moins de techniciens. Cela s’accompagne d’autres avantages qui participent de la baisse des coûts et notamment, en moyenne, une réduction de 90 % du temps d’expédition des commandes, une réduction de 70 % du temps de collecte des notes prises sur le lieu d’intervention et une réduction de 100 % des coûts d’impression.

Ambev, une filiale d’ABInBev qui se trouve être la plus grande brasserie au monde, a économisé plus de 7,2 millions de feuilles de papier à l’année (s’épargnant 360 000 USD de dépenses) en remplaçant les bons d’intervention papier par leur équivalent sur dispositif mobile ! En outre, le groupe a réduit son temps moyen de réparation de 79 %, passant de 24 à 5 jours. Il a par ailleurs réduit les temps d’arrêt, augmenté la production et augmenté de 15 % la productivité de leurs techniciens et autres employés.

• Établir les grands indicateurs de performance et en effectuer le suivi

Lorsqu’on investit dans la technologie et les outils pour réduire les dépenses liées aux interventions de maintenance, il est important d’être en mesure de prouver objectivement les résultats en termes de KPI. Ces critères de référence sont également importants dans le cadre de l’optimisation continue des activités de maintenance. Selon Robert Peffen, les KPI décrits ci-dessous constituent une base solide pour favoriser les améliorations :

Pourcentage d’interventions planifiées : rapport entre les interventions planifiées et celles non planifiées se déroulant dans un laps de temps donné.

Pourcentage d’interventions ordonnancées : part des interventions planifiées qui entrent dans le calendrier d’exécution.

Pourcentage d’interventions ordonnancées achevées sur une semaine : part des interventions ordonnancées ramenée à la part des interventions achevées dans un laps de temps donné. Mesurer la bonne marche de l’ordonnancement.  

Pourcentage PM et PdM : part des interventions achevées au titre de la maintenance prévisionnelle et préventive ramenée à la part totale des interventions suivant une période d’ordonnancement donnée. Plus d’informations sur l’amélioration des ratios d’efficacité de la maintenance. 

Conclusion

À défaut d’instaurer une planification efficace des interventions de maintenance, il n’est pas envisageable de réduire les dépenses de maintenance et parallèlement, de tabler sur la fiabilité des équipements. Bien que la démarche puisse paraître rebutante, adopter ces méthodes et outils éprouvés ouvre la voie à une planification efficace de la maintenance, de meilleurs ratios de maintenance et l’amélioration continue des budgets de maintenance.

Procéder à une analyse de rentabilité

Les propositions de dépenses visant à réduire considérablement les postes budgétaires les plus importants de votre entreprise sont généralement bien vues de la direction. Commencez donc par élaborer votre analyse de rentabilité avec notre livre blanc, « 

Unleash the Power of SAP and Save » (Libérez tout le potentiel de SAP et réalisez des économies). Ce livre blanc expose en détail l’étendue des économies qu’il est possible de réaliser en recourant aux logiciels de planification et de programmation pour les acteurs du secteur disposant d’un grand nombre d’actifs. Le document aborde également comment évaluer votre situation actuelle et calculer les économies à la clé.

Comment Sigga peut vous aider

Voici 20 ans qu’au travers de SAP, Sigga aide les entreprises du secteur qui multiplient les actifs à mener leur transformation numérique et les initiatives privilégiant la plateforme mobile dans la maintenance industrielle. Prenez par exemple la solution Sigga Planning & Scheduling : c’est la solution d’automatisation la plus complète et celle qui offre le plus de souplesse pour SAP PM. Cette solution remplace les étapes du processus de routine pour vérifier les capacités, créer des plannings et établir le suivi des résultats. En outre, la solution comble certaines lacunes dans la fonctionnalité SAP PM, offrant des fonctionnalités telles que la capacité à renseigner et consulter des informations sur les compétences et disponibilités des techniciens.

Sigga Mobile EAM est la solution logicielle dédiée à la maintenance sur plateforme mobile la plus reconnue sur le marché pour les environnements SAP. Des entreprises comme Ambev, Ingredion, Danone, Saint-Gobain, Unileveret tant d’autres ont adopté la plateforme mobile et pu ainsi augmenter notablement l’efficacité de leur exploitation, réduisant du même coup leur budget de maintenance.

Pour les expériences intégrées de bout en bout, nous proposons également une solution spécial Mobile Warehouse and Inventory afin de rationaliser les processus et accroître l’efficacité.

La mission de Sigga : accompagner les entreprises dans leur démarche de transformation numérique vers la plateforme mobile en fournissant la solution logicielle la plus aboutie technologiquement.

Découvrez comment les solutions Sigga peuvent vous faire faire des économies.