Gestion efficace du changement pour éviter le purgatoire pilote, Partie 2 : Processus

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Qu'est-ce que le purgatoire des pilotes ? Le purgatoire pilote consiste à être bloqué dans la phase pilote ou de test d'une nouvelle technologie, et donc incapable de montrer des résultats et d'étendre le déploiement. Dans cette série en 3 parties, nous discuterons des stratégies pour les équipes d'opérations de maintenance industrielle pour éviter le purgatoire pilote basé sur le cadre PPT (People-Process-Technology). Le premier article couvrait les « Personnes », donc dans cet article, nous passons au « Processus » et à la façon dont il est essentiel d'examiner en profondeur les structures de travail et les tâches du service de maintenance au fur et à mesure que vous vous transformez avec des solutions numériques

Une gestion efficace du changement rationalise les processus

"La technologie a aidé certaines entreprises à augmenter la productivité de la main-d'œuvre de maintenance de 15 à 30 pour cent." McKinsey

Lorsque les entreprises des secteurs à forte intensité d'actifs réussissent leur transformation numérique, les résultats sont impressionnants. Non seulement la productivité du travail augmente, mais la fiabilité des actifs et l'efficacité globale de l'équipement (OEE) augmentent également.

Selon McKinsey, « les systèmes de gestion du travail numériques ont depuis longtemps fait leurs preuves, de nombreuses entreprises ayant augmenté leur productivité de main-d'œuvre de maintenance de 15 à 30 %... Faire fonctionner l'approche signifie comprendre les domaines spécifiques du cycle de vie de la maintenance où ces technologies peuvent ajouter de la valeur… Et, comme pour tout outil numérique avancé, un impact durable n'est généralement possible que lorsque les organisations vont au-delà de la technologie de base et modifient les processus, les mentalités et les systèmes de gestion plus larges.

Pour bénéficier des avantages de productivité promis par les technologies numériques, il est important de résoudre les problèmes de processus courants qui peuvent bloquer ou limiter les résultats.

5 problèmes de processus courants qui entraînent le purgatoire pilote

Tout d'abord, définissons le « processus », qui est une combinaison d'actions ou d'étapes qui génèrent un résultat spécifique. Les processus de votre entreprise sont l'aspect « comment » de la transformation numérique et sont conçus pour rendre votre service de maintenance industrielle plus efficace. De plus, ils offrent un niveau de prévisibilité et de cohérence. Alors que votre organisation passe par la transformation numérique, voici quelques-uns des cinq problèmes de processus courants qui pourraient vous coincer dans le purgatoire pilote.


1. Surplombant les processus opérationnels réels

Avant de commencer le processus de transformation numérique au sein de votre service, prenez le temps d'évaluer où en est le service de maintenance dans leurs processus et quelles sont les dépendances. Souvent, les projets de transformation numérique sont axés sur le déploiement de la technologie pour modifier un processus pour une équipe fonctionnelle. Mais la réalité est que les processus sont assez intégrés et dépendent de l'engagement entre les fonctions organisationnelles. Pour éviter de stagner, toutes les parties prenantes doivent être impliquées et intégrées, même si l'impact sur leur équipe devrait être mineur.


2. Croyance de processus unique

Lorsque la technologie est déployée, vous n'avez pas terminé, maintenant le vrai travail commence à favoriser l'adoption de la solution, la formation, la définition de nouveaux objectifs, la redéfinition des rôles et la mise à jour des procédures de collaboration pour codifier la nouvelle façon de travailler.

Alors, gardez la transformation numérique en perspective. Souvent, c'est un processus long et solitaire qui peut avoir des conséquences néfastes sur votre équipe. Pour éviter cela, prévoyez la fatigue au combat et soyez précis sur le calendrier et les objectifs du projet. En règle générale, de tels projets commencent avec l'aide d'acteurs externes tels que des fournisseurs de logiciels externes et des consultants en transformation numérique. À un moment donné, cependant, ils partiront. À ce moment-là, vos joueurs internes doivent déjà être prêts à monter dans l'assiette et à poursuivre le processus.


3. Faire fonctionner la technologie comme l'ancien processus

Être marié au passé n'est pas seulement une question de personnes, mais une question de remplacement des procédures opérationnelles standard. Souvent, les membres de l'équipe impliqués dans l'évaluation d'une nouvelle solution la considéreront comme une amélioration des systèmes qu'elle remplace. La réalité est souvent que le nouveau flux de travail peut être très différent de la méthode de travail traditionnelle afin de profiter des avantages de la numérisation.

Par exemple, le remplacement des bons de travail papier par un appareil mobile supprime complètement l'impression et l'assemblage des bons de travail avec les instructions de réparation. Cela réduit également la routine du technicien pour commencer la journée en récupérant les bons de travail avant de se rendre sur le chantier. Le gain de temps est clair. Mais que se passe-t-il si le responsable tient généralement une réunion rapide avec les techniciens au bureau pendant qu'ils sont là pour ramasser les bons de travail ? Il serait regrettable de ne pas définir une nouvelle façon de couvrir les objectifs de réunion rapide afin de gagner le bénéfice de réduire le temps perdu à voyager de site en site.


4. Traiter votre fournisseur de solutions comme un simple fournisseur de technologie

Vous ne vous contentez pas de mettre en œuvre une technologie, vous mettez en œuvre une nouvelle façon de travailler. Pour définir vos nouveaux processus, vous avez besoin d'un fournisseur qui sera votre partenaire dans le voyage. Votre équipe peut être inspirée par les possibilités, mais elle n'aura jamais la connaissance approfondie du nouveau système logiciel comme les personnes qui l'ont créé. Tirez parti de votre fournisseur pour vous assurer de tirer le meilleur parti de la technologie lors de la refonte de vos procédures de travail.


5. Éviter l'intégration avec vos propres systèmes

L'intégration de nouvelles technologies dans l'infrastructure existante est un goulot d'étranglement connu et une cause importante de retards et même d'échec des initiatives de transformation numérique. Il est tentant d'envisager d'éviter le problème en mettant en œuvre une nouvelle solution en tant qu'initiative autonome. Le problème est bien sûr que l'intégration des données entre les systèmes est inévitable. La création d'un silo de données ne fait que créer une confusion entre les groupes et plus de travail pour mettre à jour manuellement les systèmes de base.

Dans une entreprise avec SAP ERP par exemple, l'intégration en temps réel des données entre les systèmes opérationnels est essentielle. Prenons notre exemple d'une application mobile pour les techniciens. La puissance du système entièrement numérique est de pouvoir afficher les nouvelles notifications et l'état des bons de travail en temps réel dans SAP, non seulement par l'équipe de maintenance, mais aussi par la production, les achats et les finances.


Comment échapper au purgatoire des pilotes avec vos processus ?

La transformation numérique est un sport d'équipe et il est essentiel de travailler en étroite collaboration pour créer les meilleurs résultats possibles. Si vous concevez et mettez en œuvre actuellement de nouveaux processus de transformation numérique, gardez à l'esprit les points suivants :


Sachez où vous en êtes dans les processus actuels

Afin de créer une vision du nouveau modèle de travail, il est utile de savoir où vous en êtes. Quels sont vos points de peinture actuels et les défis avec votre processus actuel ? Qu'est-ce qui fonctionne bien et où sont les principales dépendances avec les autres départements ?

McKinsey ajoute à ce point : « Dans la conception et la mise en œuvre du nouveau système et des nouveaux processus, les organisations qui réussissent adoptent une perspective à la fois centrée sur la valeur et centrée sur l'utilisateur. Bien que l'objectif primordial soit de réduire le gaspillage et de résoudre les problèmes pour l'entreprise, cela ne se produira pas si l'adoption est mauvaise. Par conséquent, des systèmes performants doivent également faciliter la vie des utilisateurs, tels que le personnel de maintenance et d'exploitation ou les sous-traitants externes. Cela nécessite une bonne compréhension de leurs pratiques de travail, de leurs défis et de leurs points faibles. »

Un bon exemple est Cenibra, une entreprise de transformation de pâte de bois et de fabrication de produits en papier. Cenibra a effectué une évaluation exhaustive de ses processus de maintenance avant d'ajouter une interface mobile d'automatisation de la planification et de la planification à SAP PM. Ce qu'ils ont découvert, c'est beaucoup d'inefficacités car ils géraient leurs processus de maintenance de manière complète et redondante en dehors de SAP. Cela a créé des retards d'information et un manque de visibilité sur l'état du travail, ainsi qu'un travail en double pour saisir les données dans SAP. En conséquence, ils ont eu des difficultés à suivre l'arriéré et pour la comptabilité financière et l'audit des sous-traitants.

Après avoir entièrement cartographié leurs processus actuels, ils ont pu définir leurs points de douleur spécifiques pour que le fournisseur puisse les aider dans la personnalisation de l'application. Cela comprenait le suivi des heures des prestataires de services et l'automatisation du calcul des coûts avec des formules intégrées dans l'application Mobile EAM. Les données ont été mises à jour en temps réel dans SAP PM qui a ensuite généré automatiquement les bons de commande à approuver dans SAP-MM. Le nouveau processus numérique a considérablement amélioré la précision des données et réduit les ressources nécessaires à l'approvisionnement et à la maintenance, ce qui a permis de réduire les heures supplémentaires et les dépenses des entrepreneurs.


Morceaux gérables en morceaux

Comme on dit, « ne mangez pas tout l'éléphant en une bouchée », ne transformez pas tout numériquement à la fois. Il est important de prendre des mesures délibérées lors de la mise en œuvre du logiciel pour s'assurer que vos équipes sont activement impliquées. Concentrez-vous d'abord sur quelques routines ou processus, puis ajoutez lentement plus à l'initiative. Sélectionnez un processus particulièrement fastidieux et chronophage car l'adoption sera rapide et les résultats peuvent être faciles à mesurer pour illustrer les résultats.

Ingredion a choisi de lancer sa transformation numérique en ajoutant une solution d'automatisation de la planification et de l'ordonnancement à ses opérations SAP. Il n'y avait que quelques managers impliqués dans ce processus et ils étaient particulièrement motivés pour remplacer leur processus de manipulation de feuilles de calcul pendant 2 jours par semaine. En conséquence, ils ont pu terminer le travail en 1 à 2 heures par semaine. Ce gain de temps était visible pour la haute direction, ainsi que les nouveaux rapports et la profondeur des informations auxquelles ils pouvaient facilement accéder.

À la suite de l'expérience positive, l'équipe des opérations a été motivée pour passer à l'étape suivante pour remplacer les commandes papier par des appareils mobiles, ce qui a un impact sur une plus large partie de l'organisation dans les changements de processus et aboutit à un succès supplémentaire.

Repenser les processus pour le numérique

McKinsey a constaté que les entreprises qui « ont modifié les procédures opérationnelles standard pour inclure les nouvelles technologies numériques » ont réussi 1,8 fois plus à réussir leur transformation numérique. Un bon point de départ est une solution prête à l'emploi et éprouvée. Évitez trop de personnalisation au début pour tester et expérimenter les processus numériques. Vous constaterez peut-être rapidement que vous pouvez minimiser les personnalisations ou les éviter complètement à mesure que le nouveau processus numérique s'avère être.

Au fur et à mesure que vous reconcevez les processus et internalisez entièrement les impacts des nouveaux flux de travail numériques, tenez compte des implications pour la définition des rôles et des responsabilités du personnel. Certains emplois peuvent disparaître complètement et d'autres peuvent être révisés pour gérer plus de travail.

Par exemple, la société de production d'électricité Furnas a pu améliorer le temps disponible du personnel de haut niveau pour ajouter plus de responsabilités techniques à leurs emplois. En outre, ils ont réaffecté 46 employés administratifs et techniques à d'autres fonctions à la suite du déploiement d'une solution EAM mobile dans leur environnement SAP EAM.

Consultez notre article, Gestion efficace du changement pour éviter le purgatoire pilote, Partie 1 : Personnes, pour plus de bonnes pratiques liées aux rôles et responsabilités.


Succès de la transformation des processus

Rejoignez les rangs des entreprises qui réussissent à transformer numériquement leurs processus de maintenance industrielle. Considérez les meilleures pratiques pour une gestion efficace du changement avec votre personnel, vos processus et votre technologie afin d'éviter le purgatoire pilote. Et restez conscient des facteurs qui peuvent ralentir ou limiter les résultats et vous pouvez vous aussi profiter des avantages de la productivité de la transformation numérique et des économies de coûts dans toutes vos opérations.


Obtenez une aide efficace pour la gestion du changement

Sigga a 20 ans d'expérience dans les procédés de maintenance industrielle. En fait, nous avons commencé notre entreprise en tant que société de services professionnels, puis nous nous sommes spécialisés dans les produits logiciels EAM pour apporter l'automatisation et les flux de travail mobiles à SAP. Nous sommes aptes à travailler avec les équipes de transformation numérique pour tirer pleinement parti de la puissance des processus de travail entièrement numériques.

Découvrez comment Ingredion a conduit une gestion efficace du changement de ses processus, ce qui a permis de réussir la transformation numérique. Regardez des extraits de notre webinaire, Planification et planification, une approche stratégique. Et téléchargez nos success stories Cenibra et Furnas pour découvrir leurs défis et leurs résultats avec les solutions Sigga EAM.

Nos applications Mobile EAM et Warehouse numérisent les processus de base pour gérer les ordres de travail et les mouvements de marchandises en entrepôt, tandis que notre solution de planification et d'ordonnancement automatise les routines pour améliorer les programmes de maintenance préventive. Nos clients ont vu des résultats de productivité de 15% à plus de 50%.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider. Ensemble, nous pouvons conduire une gestion efficace du changement de vos processus pour obtenir des résultats et éviter le purgatoire pilote.

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