Les héros méconnus : planificateurs et ordonnanceurs de maintenance

Une planification et un ordonnancement efficaces de la maintenance sont des composants essentiels d’une organisation de maintenance réussie. Les fonctions de planification de la maintenance et d’ordonnancement de la maintenance sont le ciment logistique qui permet à la maintenance d’établir des relations de travail professionnelles avec tous les autres départements de l’entreprise et de faciliter le passage d’un environnement fortuit à un environnement préventif.

Malgré leur importance, les contributions des planificateurs et ordonnanceurs de maintenance sont souvent négligées dans l’agitation des organisations de maintenance modernes. En reconnaissant les rôles précieux que ces individus jouent et en leur donnant les outils et le soutien adéquats, les organisations peuvent transformer leurs processus de maintenance.

Comprendre les rôles des planificateurs et des ordonnanceurs de maintenance

Les stratégies de maintenance préventive, telles que la maintenance proactive et la maintenance prédictive, reposent sur la coordination de nombreux éléments mobiles. Cela comprend la planification et l’ordonnancement des personnes, des outils, des pièces, des actifs et de la documentation. Les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP sont chargés de rassembler tout cela pour orchestrer des organisations de maintenance efficaces.

Les termes planification de la maintenance et ordonnancement de la maintenance sont souvent utilisés de manière interchangeable. Il existe cependant des différences importantes entre les deux. Selon Reliable Plant, la planification de la maintenance définit « le quoi, le pourquoi et le comment » des processus de maintenance. Cela implique de spécifier quel travail doit être effectué et les outils, matériaux et équipements requis pour le travail. Les planificateurs de maintenance doivent également justifier pourquoi une tâche de maintenance spécifique a été choisie et les moyens d’effectuer le travail.

L’ordonnancement de la maintenance, quant à lui, est responsable du « quand » et du « qui » des tâches de maintenance, ou du côté « exécution du travail » de la maintenance. Les ordonnanceurs hiérarchisent les tâches de maintenance et allouent les ressources disponibles. Cela nécessite une collaboration avec les parties prenantes de toute l’organisation pour ordonnancer les tâches de maintenance. Par exemple, communiquer avec un responsable de production pour ordonnancer la maintenance de routine d’une machine pendant les heures creuses.

Défis courants auxquels les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance sont confrontés

Dans de nombreuses organisations, la même personne peut être responsable à la fois de la planification et de l’ordonnancement. Compte tenu de l’étendue des responsabilités, il est difficile pour une personne de bien faire les deux. L’ordonnancement nécessite des ajustements fréquents en raison d’exigences nouvelles, prioritaires ou urgentes. Ce travail a préséance sur les exigences d’analyse et de documentation de la fonction planificatrice. Bien qu’ils fassent de leur mieux pour jongler avec ces énormes responsabilités, la direction peut mieux positionner les planificateurs et les ordonnanceurs pour qu’ils réussissent en faisant de chacun d’eux un poste dédié.

Souvent, les organisations de maintenance ne sont capables de traiter que les demandes de maintenance fortuite, telles que les travaux de dépannage correctifs et urgents. Dans ces situations, les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP sont soumis à un stress énorme pour trier rapidement les situations et affecter des ressources pour effectuer les réparations. Par conséquent, les planificateurs auront du mal à créer des plans de travail préventifs à long terme.

Un système ERP comme SAP est essentiel pour la planification et l’ordonnancement de la maintenance. Pourtant, de nombreuses organisations ne parviennent pas à augmenter SAP avec des solutions d’automatisation. Les planificateurs et les ordonnanceurs passent donc souvent une bonne partie de leurs journées à effectuer des tâches manuelles de saisie de données. La planification avec SAP PM nécessite la préparation de chaque bon d’intervention individuel pour l’ordonnancement avec des détails tels que l’affectation du bon technicien, l’estimation du temps de réalisation et la vérification de la disponibilité des pièces. L’ordonnancement nécessite le téléchargement des bons d’intervention à partir de SAP et l’organisation du calendrier, puis la mise à jour individuelle de chaque bon d’intervention dans SAP PM avant qu’il ne soit envoyé aux techniciens.

En raison des exigences fastidieuses en matière de saisie de données, de nombreuses organisations sous-utilisent SAP, ce qui se traduit par des données incomplètes et de mauvaise qualité. Sans accès aux bonnes données, les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP et leurs organisations peuvent avoir du mal à prendre des décisions éclairées, y compris réaliser des plans de maintenance préventive robustes.

Les avantages des planificateurs et des ordonnanceurs de maintenance SAP efficaces

Les bons planificateurs et ordonnanceurs peuvent générer des avantages significatifs pour leurs organisations. Selon Doc Palmer, l’auteur de Maintenance Planning and Scheduling Handbook de McGraw-Hill, les avantages d’une bonne planification et d’un bon ordonnancement peuvent entraîner une amélioration de 57 % du temps de travail manuel productif et jusqu’à 90 % du respect de la programmation. Autres avantages :

• Productivité accrue. Les ressources des techniciens sont allouées efficacement, ce qui augmente le temps de travail manuel productif permettant d’accomplir davantage de tâches, comme le travail préventif. L’augmentation du travail préventif entraînera une plus grande fiabilité des actifs et moins d’arrêts à long terme.
• Réduction des coûts. La bonne quantité de pièces et de matériaux est commandée, ce qui permet de réduire les stocks de pièces détachées et le gaspillage.

• Amélioration de la sécurité et de la conformité. Les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance s’assurent que les tâches de maintenance nécessaires sont effectuées et que les procédures de sécurité sont suivies. Cela permet de maintenir les équipements en bon état de fonctionnement et de réduire les risques d’accident.
• Fournir des prévisions précises. Les bons planificateurs de maintenance peuvent fournir des budgets et des estimations de temps solides. La direction sait à quoi s’attendre et peut prendre des décisions éclairées.
• Plus grande satisfaction au travail. Les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP efficaces améliorent l’efficacité des flux de travail dans toute l’organisation. Les employés ressentent moins de stress, profitent plus de leur travail et restent plus longtemps avec les employeurs.

Autonomiser les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP

Les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance offrent des contributions inestimables. Mais avec le soutien et les outils appropriés, ils peuvent travailler plus efficacement et élever l’ensemble de l’organisation.

Faire de chacun d’eux une fonction dédiée

Un planificateur de maintenance peut gérer la planification du travail et l’ordonnancement du travail, mais il est difficile de bien faire les deux, en particulier dans les grandes organisations. Si un individu concentre son temps sur une fonction, alors l’autre souffre. Sans une planification adéquate, une organisation aura des difficultés à mettre en œuvre une stratégie de maintenance préventive. Les techniciens ne disposeront pas des informations, des outils et des pièces dont ils ont besoin pour effectuer les tâches de maintenance la première fois. Et des tâches de maintenance préventive seront mises au second plan pour résoudre des problèmes plus urgents, tels que le réordonnancement, pour résoudre les pannes.

Pour ces raisons, les organisations doivent établir des postes distincts pour les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP. Il est également important de s’assurer que les planificateurs de maintenance ne sont pas tenus d’effectuer également des tâches de maintenance. Tout comme la fonction d’ordonnanceur, les techniciens doivent se concentrer sur la réponse aux besoins urgents de haute importance qui auraient la priorité sur la planification du travail.

Fournir aux planificateurs et aux ordonnanceurs de maintenance un accès à des données de qualité

Pour optimiser les processus de planification et d’ordonnancement de la maintenance, les parties prenantes ont besoin d’accéder à des données fiables et à des mesures de performance. Par exemple, Planifié vs Réel (PvA) est une mesure de la durée qu’une tâche de maintenance doit prendre par rapport à la durée réelle. Les planificateurs s’appuient sur ces données pour attribuer du temps aux bons d’intervention. Si une tâche prend deux fois plus de temps que le temps alloué dans le calendrier du technicien, l’organisation connaîtra des goulots d’étranglement et des inefficacités dans ses flux de travail.

Ces données proviennent de la conservation efficace de données SAP précises, complètes et à jour. Le remplacement des bons d’intervention papier par des appareils mobiles pour les techniciens améliore considérablement la capture des données. Les menus déroulants de l’application mobile remplacent les notes manuscrites sur les bons d’intervention à saisir manuellement dans SAP. Il en résulte une plus grande cohérence des données pour soutenir une analyse efficace de la cause profonde des défaillances ou du temps réel pour accomplir une tâche, donnant ainsi aux planificateurs les informations nécessaires pour créer de meilleurs plans.

Maintenir des bases de données détaillées

En plus de s’assurer que les données sont exactes et complètes, il est important de collecter et de conserver les types de données dont les planificateurs et les ordonnanceurs ont besoin pour effectuer leurs tâches. Cela concerne :

• Bases de données détaillées. Maintenir les données pour augmenter les détails des bons d’intervention à partir de SAP afin de planifier et programmer efficacement les bons d’intervention, y compris les compétences des techniciens, la disponibilité des techniciens au-delà de leurs heures de travail, l’inventaire des pièces et les délais d’exécution des fournisseurs, les accords de disponibilité des équipements avec la production et plus encore.
• Automatisation. L’algorithme d’ordonnancement avancé de Sigga crée des calendriers à partir de SAP et de bases de données détaillées permettant au planificateur d’évaluer simplement le résultat, de s’aligner avec les parties prenantes et de finaliser le calendrier.
• Mises à jour en masse vers SAP. Les calendriers de maintenance peuvent être facilement ajustés et chargés dans SAP avec des mises à jour en masse sans avoir besoin de mettre à jour chaque bon d’intervention manuellement. 
• Envoi. Maintenez les données numériques à travers les processus de maintenance de bout en bout en envoyant simplement les bons d’intervention pour exécution avec la solution Mobile EAM intégrée de Sigga. 

Fournir les outils dont ils ont besoin pour réussir

Les tâches manuelles de planification et d’ordonnancement sont inefficaces et consomment un temps précieux, que les planificateurs et les ordonnanceurs peuvent consacrer à l’exécution de tâches à plus forte valeur ajoutée. Avec les bonnes technologies, les organisations peuvent automatiser les tâches répétitives. Par exemple, une solution de planification et d’ordonnancement pour SAP peut automatiquement vérifier la disponibilité des techniciens, des pièces et de l’équipement à partir des bases de données détaillées pour créer un calendrier de référence. Cela libère du temps aux planificateurs et aux ordonnanceurs qui peuvent affiner le plan de travail, puis soumettre les modifications à télécharger automatiquement dans SAP.

Une addition de résultats

Les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP jouent un rôle très important qui passe souvent inaperçu. Ils sont souvent obligés de porter de nombreux chapeaux, de répondre aux situations d’urgence, d’effectuer des tâches répétitives et chronophages, et manquent d’accès à des données fiables. Les planificateurs et les ordonnanceurs efficaces profitent à leurs organisations de nombreuses façons. Ils peuvent aider à stimuler la productivité, réduire les coûts, améliorer la sécurité et la conformité, fournir des prévisions précises et améliorer la satisfaction au travail dans toutes les opérations.

Les organisations peuvent prendre en charge et autonomiser les planificateurs et les ordonnanceurs de maintenance SAP de diverses manières. Par exemple, en distinguant clairement les deux fonctions, en leur donnant accès à des données précises et complètes, en conservant des bases de données détaillées et en adoptant des technologies qui automatisent les tâches répétitives et rationalisent les flux de travail.

Comment Sigga peut vous aider

Sigga possède vingt ans d’expérience dans les solutions SAP, de gestion des actifs et de maintenance industrielle. Notre solution Planning and Scheduling s’intègre parfaitement à SAP, fournissant aux planificateurs et aux ordonnanceurs un accès à des données complètes et fiables en temps réel. Les caractéristiques principales comprennent :

Par conséquent, les organisations ont été en mesure de réduire le temps nécessaire à la création de calendrier pour libérer sensiblement du temps aux planificateurs et aux ordonnanceurs pour apporter plus de valeur à leur organisation. Découvrez comment l’entreprise, Ingredion, a pu réduire la charge de travail de planification et d’ordonnancement de 2 jours à 2 heures dans ce webinaire Sigga, Planification et ordonnancement : Une approche stratégique.

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