À bien des égards, la maintenance est l’une des fonctions les plus importantes d’une organisation. Elle peut potentiellement tout impacter, de la production au service client. Pourtant, de nombreux responsables des opérations ne disposent pas des outils et des données nécessaires pour planifier et budgétiser stratégiquement les opérations de maintenance. La création d’un plan basé sur les données à partir de SAP EAM nécessite de consacrer d’innombrables heures à manipuler des volumes de détails de transaction dans des feuilles de calcul. Malgré cela, la qualité des données peut empêcher de tirer des enseignements pour construire un plan solide. Les organisations peuvent surmonter ces limitations et améliorer leurs processus annuels de planification et de budgétisation de la maintenance en renforçant SAP avec les capacités d’automatisation d’aujourd’hui.

 

Dans cet article, nous explorerons les défis de création et de suivi du budget, puis nous soulignerons les possibilités d’amélioration de l’efficacité et de la précision des processus pour une gestion de la maintenance plus stratégique.

 

Budgétisation de la gestion de la maintenance stratégique

 

Une gestion efficace du budget de maintenance est essentielle à la réussite des organisations possédant de nombreux actifs. Disposer des ressources humaines et matérielles nécessaires pour maintenir les actifs et répondre rapidement aux problèmes qui surviennent peut avoir un impact significatif sur la production. Réduire les temps d’arrêt non planifiés et s’assurer que les actifs fonctionnent avec une efficacité maximale permet d’obtenir des niveaux de production plus élevés et de mieux répondre aux besoins des clients. Selon Forbes, les temps d’arrêt non planifiés sont « l’une des causes les plus importantes de perte de productivité, provoquant des retards, une insatisfaction des clients et des pertes de revenus. En fait, le problème coûte aux fabricants industriels environ 50 milliards de dollars chaque année, selon des études récentes. »

 

Non seulement vous devez planifier les ressources, mais vous devez planifier les bonnes ressources et optimiser vos coûts par rapport aux réalités budgétaires. Il s’agit de la tâche fondamentale à accomplir.

 

 

Défis liés à l’utilisation des données SAP EAM pour la gestion budgétaire

 

L’élaboration d’un budget de maintenance annuel et le suivi des dépenses réelles tout au long de l’année sont des éléments clés d’une gestion efficace du budget de maintenance. Mais SAP est bien connu pour être difficile à utiliser dans de nombreux processus de planification et d’ordonnancement de la maintenance. La création et le suivi des dépenses par rapport à un plan budgétaire annuel est certainement l’un de ces processus. Explorons ces défis.

 

 

Fastidieux et inefficace

 

Le processus de développement d’un budget annuel ascendant commence par l’extraction des données de maintenance de SAP. Cela comprend chaque tâche PM du plan de maintenance et des bons d’intervention historiques correctifs et de panne. Ensuite, il s’agit de travailler avec des feuilles de calcul, d’organiser le travail planifié prévu sur l’année, d’ajouter une estimation de la maintenance non planifiée en fonction de l’historique, puis d’ajouter tous les projets ad hoc prévus.

 

Ce processus de manipulation des données peut nécessiter de nombreux jours, voire de nombreuses semaines, et prend du temps sur des activités de gestion de la maintenance plus stratégiques. Cela peut convenir pour un exercice annuel, mais le travail nécessaire pour visualiser les coûts réels du budget prend presque autant de temps chaque mois.

 

 

Organisation des données pour les finances et autres services

 

En tant que centre de coûts majeur, fournir une estimation précise des dépenses est important pour toute l’organisation. Différentes parties prenantes voudront comprendre ce qui sous-tend le budget et quels sont les compromis pour atteindre les objectifs de dépenses de l’entreprise.

 

Le service des finances voudra examiner le budget par les comptes du grand livre général appropriés ou d’autres structures de coûts d’entreprise. La décomposition des bons d’intervention (par exemple : pièces, main-d’œuvre et main-d’œuvre contractuelle) et l’organisation des vues budgétaires par ces catégories apportent un tout nouveau niveau de manipulation des données qui s’avère souvent trop long à réaliser.

 

Les responsables d’usine et de maintenance voudront voir et gérer le budget en fonction de leurs emplacements, centres de coûts, ou même au niveau des actifs.

 

La compilation de différentes itérations du budget pour aider les nombreux décideurs est importante, mais presque impossible à réaliser pour la planification annuelle ou la visualisation continue des chiffres réels par rapport au budget. Cela limite l’efficacité des tâches de gestion de la maintenance, notamment:

  • La planification des besoins futurs, y compris le nombre de techniciens par métier, et l’approvisionnement en pièces et matériaux pour l’année suivante. 
  • Les dépenses prévues, ainsi que le suivi des chiffres réels par rapport au budget pour montrer où va l’argent.
  • La disponibilité des détails pour soutenir les discussions de compromis de budget et d’activité.

Qualité des données

 

Les données SAP PM doivent être complètes et cohérentes pour soutenir l’analyse par n’importe quelle méthode, comme les tableurs ou les outils d’automatisation. Si vos données SAP PM sont alimentées par la saisie manuelle de données provenant de bons d’intervention remplis sur papier, les données peuvent être incomplètes et contenir des entrées de données non structurées, telles que du texte libre, qui sont des raisons d’échec. Ces problèmes rendent l’analyse difficile, notamment l’organisation et l’affichage des données d’historique pour comprendre les coûts de maintenance correctrice par rapport à la maintenance préventive ou identifier les « mauvais acteurs », tels que les actifs qui s’avèrent coûteux à entretenir.

 

 

Surmonter les défis grâce à l’automatisation

 

Pour améliorer les processus de planification et de budgétisation de la maintenance, les organisations doivent augmenter SAP avec un outil qui automatise l’extraction et le tri des données. La solution doit également permettre une prise de décision éclairée grâce à des outils de visualisation des données et rationaliser la communication avec les différentes parties prenantes.

 

 

Automatisation pour organiser les données SAP

 

Une solution de budgétisation de la maintenance peut prendre des jours et des semaines à partir du processus de planification en automatisant le processus d’extraction des plans de SAP PM et de l’historique des bons d’intervention pour créer un budget ascendant. Téléchargez les attentes budgétaires des organisations et comparez les résultats. À partir de ce point de départ, vous pouvez travailler pour aligner les résultats sur le budget en ajustant la saisonnalité, ajouter des projets spéciaux, et des éventualités ou des réserves. Vous pouvez également évaluer les principaux facteurs de coûts pour déterminer où faire des coupes ou où faire des compromis.

 

 

Organisation des vues budgétaires par public

 

L’automatisation peut également créer des vues par différents publics, du service des finances aux responsables d’usine. Importez des listes de structure de coûts organisationnels telles que les centres de coûts, les comptes du grand livre, les éléments de coûts, les emplacements d’usine et les actifs pour trier les détails budgétaires. Vous pouvez évaluer et ajuster le budget en fonction de vos vues, puis réorganiser et télécharger le budget dans SAP ou un autre système de comptabilité financière en fonction de leurs vues.

 

 

Gérer les dépenses tout au long de l’année

 

Une fois que vous vous êtes aligné sur un budget de maintenance annuel, vous pouvez suivre les dépenses réelles par rapport au budget en utilisant la même solution. De manière régulière, une solution de budgétisation peut extraire les dernières données SAP pour évaluer les dépenses réelles et prévoir les modifications en fonction des derniers plans de SAP PM.

 

 

Améliorer la qualité des données pour la budgétisation

 

Pour vous assurer que vos plans budgétaires sont basés sur de bonnes données, améliorez la capture et la structure des détails des résultats des bons d’intervention. Le remplacement des bons d’intervention sur papier par une solution Mobile EAM améliorera rapidement la qualité et l’exhaustivité des données capturées. Cela permettra l’analyse de l’historique des bons d’intervention pour la budgétisation et la réduction du budget basée sur les faits et les discussions de compromis.

 

 

Les avantages d’une solution de planification et de budgétisation de la maintenance

 

En résumé, une solution de planification et de budgétisation de la maintenance conçue pour fonctionner avec SAP offre de nombreux avantages qui en justifient l’investissement.

 

 

Économies de temps pour les responsables

 

Les économies de temps peuvent être importantes dans le processus de budgétisation annuel jusqu’aux nombreuses activités quotidiennes de vos précieux responsables de maintenance. Pensez aux économies de temps liées au remplacement de l’extraction fastidieuse de données et du travail sur tableur pour créer des budgets et suivre les dépenses. Puis, examinez le travail derrière l’organisation des plans et les mises à jour de statut pour chaque partie prenante pour leurs besoins et processus. Réfléchissez également au temps qu’il faut aujourd’hui pour obtenir les données afin de comprendre et d’expliquer où va l’argent et pourquoi vous êtes en-dessous ou au-dessus du budget.

 

Ces économies de temps peuvent libérer votre équipe de direction pour générer des informations stratégiques à partir des données afin de mieux gérer l’organisation pour une gestion de la maintenance plus rentable.

 

 

Améliorer le contrôle des dépenses de maintenance

 

Vous pouvez contrôler les dépenses de maintenance en vous appuyant sur une planification avancée. Grâce à une visibilité complète de vos besoins en ressources, vous pouvez répondre de manière proactive à ces besoins. Par exemple, votre plan annuel de maintenance et de budget indiquera les ressources humaines dont vous avez besoin par métier pour réaliser le plan. Grâce à ces informations, vous pouvez déterminer si vous devez embaucher des employés, des sous-traitants ou vous assurer que vous disposez des fonds nécessaires pour supporter les coûts des heures supplémentaires.

 

Vous pouvez également réduire les coûts de transport des stocks grâce à une planification avancée des pièces et des matériaux dont vous aurez besoin pour le plan. Évitez de détenir trop de stock ou de limiter les commandes, cela peut entraîner une expédition urgente et coûteuse des pièces de réparation.

 

D’un point de vue permanent, vous avez la visibilité sur les dépenses tout au long de l’année pour vous adapter si besoin afin de respecter le budget ou de trouver les fonds nécessaires. Pas de surprises, vous avez le contrôle.

 

 

Améliorer la visibilité des coûts de maintenance

 

De plus, avec ces outils de décision, vous pouvez avoir une conversation factuelle sur les compromis pour gérer le budget. Par exemple, vous pouvez simuler l’impact de la couverture des besoins en effectifs avec les sous-traitants au lieu des heures supplémentaires, ou le coût des réparations risquées en réduisant les tâches de PM.

 

 

Une addition de résultats

 

La planification et la budgétisation annuelles de la maintenance jouent un rôle extrêmement important pour les organisations possédant de nombreux actifs. Mais les processus manuels et les inefficacités actuels de SAP entraînent de nombreux défis pour créer et gérer des budgets.

 

Augmenter les capacités de SAP avec une solution de planification et de budgétisation de la maintenance peut aider à surmonter ces défis. Bénéficiez d’un budget ascendant qui favorise la compréhension et la prise de décision. Suivez et signalez le statut du budget aux principales parties prenantes, comme la direction de l’usine et le service des finances dans des vues qui répondent à leurs besoins. Planifiez les exigences et contrôlez les dépenses tout au long de l’année en étant pleinement conscient du statut et des implications.

 

Profitez des avantages d’une gestion plus stratégique de la maintenance et de bien d’autres choses encore grâce aux solutions d’aujourd’hui pour optimiser votre travail avec SAP.

 

 

Comment Sigga peut vous aider

 

Depuis deux décennies, Sigga aide les entreprises utilisant SAP à améliorer la gestion de leur maintenance. Nous proposons une solution Planning & Scheduling de pointe qui s’intègre parfaitement à SAP. La solution permet aux planificateurs et aux ordonnanceurs d’accéder à des données précises et complètes en temps réel. De plus, ils ont accès à de puissantes fonctionnalités telles que la possibilité de vérifier automatiquement les capacités, d’attribuer des ressources et de hiérarchiser les bons d’intervention qui permettent de gagner du temps et d’accroître l’efficacité.

 

Create Budget

 

Désormais, nous proposons un module de budget de maintenance pour répondre au processus annuel de planification et de budgétisation de la maintenance. Ce module comprend des fonctionnalités pour:

  • Créer un plan budgétaire annuel et identifier les besoins en ressources à partir des plans SAP PM, de l’historique des bons d’intervention et des entrées personnalisées. 
  • Identifier les lacunes en matière de ressources, les principaux délinquants budgétaires et les distorsions entre le capital et les dépenses prévues. 
  • Fournir des vues par centres de coûts, éléments de coûts et usines.
  • Garder tout intégré à SAP et à d’autres systèmes financiers.
  • Suivre les dépenses réelles par rapport aux dépenses planifiées.

En outre, nous proposons deux solutions mobiles intégrées pour remplacer le papier et garder les données numériques et visibles dans toute l’entreprise. Sigga Mobile EAM prend en charge les tâches quotidiennes des techniciens de maintenance, tandis que Sigga Mobile Warehouse and Inventory répond au travail quotidien dans les opérations d’entrepôt. Les deux solutions sont des applications mobiles natives haute performance qui prennent en charge l’utilisation en ligne et hors ligne, ainsi qu’un accès complet aux fonctions téléphoniques telles que les codes-barres et l’appareil photo.

 

Solutions Sigga

Découvrez comment nous pouvons vous aider à améliorer vos processus de planification et de budgétisation de la maintenance.