As notificações continuam rolando e sua equipe de manutenção da planta se esforça para manter a produção em funcionamento. Você sabe que precisa se antecipar à loucura, mas as avarias e solicitações ad hoc continuam tendo precedência e o atraso está sempre crescendo. Se você se identifica com esta situação, então é hora de enfrentar algumas estratégias para reverter a situação.
>Índice
Desafios de uma Cultura de Manutenção Reativa
Subplanejamento
Estrutura organizacional
Escassez de mão de obra qualificada
5 táticas para construir uma cultura de manutenção proativa
1. Libere sua equipe existente
2. Invista em funções funcionais dedicadas
3. Organize e treine para o sucesso
4. Trabalhe na qualidade e captura de dados
5. Estabeleça métricas-chave
Desafios de uma Cultura de Manutenção Reativa
Se você herdou uma cultura de manutenção reativa quando assumiu o cargo ou caiu no padrão reativo devido à falta de mão de obra, como gerente de manutenção, você sabe muito bem que a manutenção preventiva pode ajudá-lo a evitar quebras e custará menos a longo prazo. Mas, como costuma acontecer, a urgência do trabalho prioritário de conserto significa que todos devem trabalhar para recuperar as linhas de produção. Isso ocorre às custas da conclusão de inspeções e trabalhos preventivos. Por que as empresas acabam com uma cultura de manutenção reativa?
>Planejamento insuficiente
A falta de criação de planos robustos de manutenção preventiva é uma causa comum de culturas de manutenção reativa. Um conjunto incompleto de ordens de serviço planejadas ou, pior ainda, nenhuma ordem de serviço planejada, resulta em tarefas preventivas NÃO sendo realizadas e uma propensão muito maior de quebras de equipamentos.
De acordo comMarshall Institute, uma abordagem medida para o tempo de atividade, “É amplamente aceito no setor de manutenção que uma Ordem de Serviço bem planejada é cerca de 3 vezes mais barata do que a mesma Ordem de Serviço reativa não planejada e que os reparos de emergência podem custar de 5 a 7 vezes mais do que o trabalho planejado, o que pode obviamente ter um grande impacto no resultado final”. Considere que o impacto do custo é em grande parte tempo perdido nas equipes de produção e manutenção.
Se as ordens de serviço preventivas muitas vezes não são concluídas na primeira vez, a causa pode ser que elas não sejam suficientemente detalhadas para apoiar a atribuição do técnico certo ou com as peças certas. Ou, que as peças não estavam disponíveis pois o estoque de peças não foi conferido na liberação da ordem de serviço a ser agendada.
Outro motivo para o trabalho preventivo não ser realizado é a falta de coordenação com a produção para desligar a máquina para a tarefa.
Número incompleto, impreciso ou insuficiente de ordens de serviço planejadas resulta em perda de tempo e perda de confiança da organização na criticidade da ordem de serviço planejada. O resultado é uma espiral descendente de deterioração de equipamentos e crescimento de quebras e requisitos de manutenção corretiva superando a capacidade da equipe existente de realizar trabalhos preventivos.
>Estrutura Organizacional
O planejamento costuma ser um trabalho de meio período de um ou alguns gerentes do departamento de manutenção da fábrica. Dados os recursos limitados, até mesmo o processo de planejamento pode ficar em segundo plano em relação aos requisitos urgentes de manutenção do dia-a-dia.
Para planejamento de manutenção da fábrica e gerenciamento de ordens de serviço no SAP, o processo pode ser especialmente tedioso, levando a soluções off-line para concluir o trabalho e, como resultado, baixa qualidade e dados incompletos no SAP. Muitas empresas abandonam completamente o uso do SAP PM.
A falta de dados no SAP leva à falta de dados para suportar a função de planejamento. Os registros históricos fornecem as informações necessárias para determinar quanto tempo uma tarefa de manutenção deve levar e com que frequência os ativos quebram. Um bom programa de manutenção preventiva requer bons dados para ser eficaz.
De acordo comManual de Planejamento e Programação de Manutenção do Doc Palmer, “A implementação de planejamento e programação adequados pode melhorar o tempo de manutenção produtiva de uma organização típica de 25-35% para 50-55% – quase dobrando a capacidade de concluir o trabalho.”Dada a escassez de pessoal, é fundamental otimizar o uso de sua equipe atual.
> Escassez de mão de obra qualificada
Oescassez de mão de obra qualificadatem sido um problema há anos e só está piorando. Está se tornando uma questão crítica para as operações de produção e manutenção.Aestudo da Deloittedescobriu que o “maior impacto nos negócios de vagas de emprego generalizadas [é a] incapacidade de manter ou aumentar os níveis de produção para atender às crescentes demandas dos clientes. Sessenta por cento dos entrevistados classificaram a escassez de habilidades como tendo um impacto alto ou muito alto na produtividade nos próximos três anos.”
É também um fator-chave para que as empresas se tornem mais reativas na função de manutenção, pois os recursos limitados são escassos para cobrir a carga de trabalho. Mesmo os recursos do contrato são difíceis de contratar e reter.
O impacto geral no custo de uma proporção maior de trabalho reativo pode ser significativo para uma organização de manutenção de fábrica SAP.Do nosso whitepaper,Libere o poder do SAP e economize, você pode ver como apenas uma mudança de 30% de manutenção reativa para manutenção planejada pode economizar para uma empresa mais de 10% em custos diretos de manutenção, apesar dos impactos de longo prazo de maior tempo de atividade do equipamento e maior disponibilidade da equipe.
5 Táticas para Construir uma Cultura de Manutenção Proativa
Agora, sabemos como entramos em um estado reativo, como nos desenterramos enquanto atendemos às solicitações de manutenção do dia-a-dia?
1. Libere sua equipe existente
Com recursos limitados, o tempo de todos é valioso. Desperdícios de tempo precisam ser eliminados para liberar recursos para realizar mais trabalho, como tarefas preventivas para reduzir o atraso. Uma das primeiras coisas a fazer é umavaliação de tempo de chave.Para entender onde os técnicos estão gastando seu tempo, a natureza dos atrasos e desperdícios de tempo. Em seguida, comece a abordar os grandes impulsionadores da ineficiência.
Fornecer aos técnicos um dispositivo móvel reduz significativamente o tempo de viagem e as etapas físicas durante o dia. O técnico pode receber ordens de serviço no local de trabalho e enviar notificações enquanto estiver no local. Um aplicativo de ordem de serviço móvel também pode reduzir significativamente as tarefas administrativas para os técnicos e a equipe de entrada de dados em comparação com o uso de ordens de serviço em papel. Por exemplo, cortar a fila de um terminal de computador para fazer entradas.
Muitas tarefas administrativas e repetitivas podem ser substituídas por automação para liberar recursos para um trabalho mais valioso. Do planejamento ao agendamento e conclusão das tarefas de manutenção, as tecnologias digitais de hoje são projetadas para criar eficiência para que toda a equipe possa ser utilizada de maneira mais eficaz.
De acordo com a McKinsey, “O tempo médio de torção no mercado está entre 15 e 25%… vimos empresas aumentarem o tempo de torção em 2,5x devido à digitalização dos processos de manutenção.”
2. Invista em funções funcionais dedicadas
Um bom planejamento de manutenção é fundamental para fazer a mudança. De acordo comDoc Palmer, autor do livro Maintenance Planning and Scheduling Handbook, o benefício de um bom planejamento e programação pode resultar em uma melhoria 57% no tempo de torção e até conformidade com a programação 90%.
- O planejador. Escolha um de seus técnicos mais experientes com uma queda por análises para assumir a função de planejamento. Essa pessoa precisa se dedicar ao planejamento e não ser puxada para lidar com eventos de inatividade. As responsabilidades do planejador incluem a análise de falhas e revisão de manuais de equipamentos para criar planos robustos de manutenção preventiva e procedimentos de inspeção. Eles precisam transformar o plano em um conjunto robusto de ordens de serviço com os detalhes certos para impulsionar as taxas de correção inicial.
- Engenheiro de Confiabilidade. Considere contratar um engenheiro de confiabilidade, especialmente se você tiver equipamentos altamente complexos. Um engenheiro de confiabilidade pode fazer uma avaliação mais profunda do maquinário, identificar seus pontos fracos e desenvolver um plano robusto de manutenção preventiva. Além disso, eles podem fazer modificações de engenharia ou identificar procedimentos operacionais para melhorar a confiabilidade do equipamento. Muitas vezes um bom engenheiro de confiabilidade pode gerar uma economia de 6 a 8 vezes o seu salário no primeiro ano.
- Papéis da equipe. Além disso, procure estabelecer funções de trabalho específicas ou níveis técnicos aplicáveis para garantir que cada técnico possa ser bem-sucedido com cada ordem de serviço atribuída a eles. As informações sobre os níveis de habilidade da equipe permitem que o planejador agende o técnico certo para cada ordem de serviço para fazer o trabalho certo na primeira vez e em um período de tempo menor.
3. Organize e treine para o sucesso
Junto com a criação de algumas funções dedicadas, é importante que todos os membros da equipe tenham funções e responsabilidades claras e vejam como eles desempenham um papel na condução de uma cultura de manutenção preventiva.
Considere criarequipes separadas dedicadas a diferentes atividades de manutenção como inspeções, trabalho preventivo e equipes de trabalho de avaria/corretiva. Isso não apenas o prepara para o sucesso na realização do trabalho preventivo, mas também fornece especialização adicional em funções de trabalho. Em vez de todo mundo ser um “pau para toda obra”, a especialização ajuda os técnicos a se tornarem mais proficientes em seu ofício e a entender melhor como eles contribuem e são medidos. E, como já observamos, a especialização faz o trabalho certo da primeira vez e em um período de tempo menor.
Se estiver profundamente no modo reativo, sua equipe atual provavelmente está atrasada em treinamento e aprimoramento de habilidades. Reserve um tempo para avaliar as habilidades da equipe e reserve tempo para treinamento. Especialmente com a sofisticação cada vez maior de equipamentos, sensores, inteligência artificial e muito mais, a tecnologia promete maior produtividade, se a equipe souber como usá-la. Os dispositivos móveis podem oferecer suporte ao treinamento contínuo, fornecendo acesso fácil e imediato a manuais, listas de verificação, vídeos e muito mais. Um estudo de Aruba descobriu que “O 89% deseja treinamento a qualquer hora/em qualquer lugar de que precise para realizar seu trabalho.”
4. Trabalhe na qualidade e captura de dados
Será impossível para o seu planejador dedicado desenvolver um plano de manutenção robusto sem bons dados. E se você estiver reativo por muito tempo, é provável que seu sistema de ordem de serviço, como dados SAPPM, seja de baixa qualidade.A integridade dos dados é a chave para o sucesso da manutenção da planta SAP, aqui estão algumas etapas para lidar com as lacunas de dados:
- Coletar dados priorizando a entrada de dados completos no sistema de ordem de serviço. É necessário haver um repositório central do qual a organização depende para o uma versão-da-verdade.
- Mantenha os dados digitais e mantê-lo atualizado no sistema de ordem de serviço em tempo real. Isso não significa mais ordens de serviço em papel ou puxar dados para planilhas do Excel no disco rígido da área de trabalho de alguém. Utilize sistemas digitais e móveis que integram entradas de dados em tempo real no sistema de ordem de serviço.
- Captura de dados da estrutura com sistemas de software e aplicativos que fornecem recursos para selecionar em uma lista de opções, como menus suspensos para códigos de erro. Notas de texto aberto podem resultar em 1.000 motivos para um problema quando o problema é algo tão simples quanto “peça não disponível”.
- Analisar dados começando com seu equipamento mais crítico primeiro. Extraia dados para criar planos preventivos, identifique as peças necessárias e crie planos de backup em caso de emergência. A avaliação de dados no nível do equipamento também pode dar suporte a decisões para atualizar ou substituir "infratores" que exigem muitos recursos para manter.
- Colete mais dados investindo em tecnologias preditivas como sensores. O uso detecnologias de manutenção de plantas inteligentessubstituirá as tarefas de manutenção preventiva por notificações preditivas de uma mudança nas condições. Isso reduzirá o número anual de intervenções preventivas para liberar pessoal e aumentar a confiabilidade dos ativos.
5. Estabeleça métricas-chave
Para provar à gerência e à produção que a mudança está funcionando, você precisa estabelecer e continuar medindo o impacto das mudanças na estrutura e nos investimentos em tecnologia.
- hora da chave. Como já mencionamos, um bom lugar para começar é fazer um estudo de tempo de chave inglesapara entender a utilização de sua equipe e descobrir o desperdício de tempo a ser reduzido.
- Tempo de inatividade. Observe o tempo de inatividade para analisar falhas de equipamentos para procurar as causas principais das falhas e alimentá-las nos planos de manutenção preventiva. Isso também se torna uma medida fundamental para manter a produção motivada a apoiar a causa. Incentive a equipe de produção a tratar o equipamento de forma que a condição-alvo de estar pronto para funcionar, limpo e bem conservado seja alcançada.
- Tempo médio entre falhas (MTBF). Reportando sobre oalongamento dos intervalos de tempo entre os eventos de tempo de inatividadeem ativos-chave provará à produção que seu foco em esforços preventivos está valendo a pena.
- Tempo médio de reparo (MTTR). Como o tempo de chave, o MTTR ajuda a identificar a eficiência de sua equipe de manutenção, bem como identificar ativos problemáticos.
- Eficiência Geral do Equipamento (OEE). Com a equipe de produção, eventualmente colabore para medir esta métrica chave dedisponibilidade, desempenho e qualidade do equipamento.
- Eficácia da Manutenção. No início, estabeleça uma linha de base de sua proporção de trabalho realizado por tarefas planejadas, corretivas e de detalhamento. Se a proporção inicial for 20% planejado e 80% corretivo e detalhamento, defina marcos para progredir em direção a uma meta de prática recomendada do setor de 80% planejado. Comemore marcos com seu funcionários para mantê-los motivados.
Mudar de uma cultura de manutenção reativa para uma cultura proativa levará tempo e esforços constantes e contínuos. O impacto resultante valerá a pena o esforço de reduzir o tempo de inatividade, aumentar a lucratividade e melhorar a motivação e a utilização da equipe.
Para ilustrar o impacto dessas 5 táticas bem-sucedidas, aqui está uma história de uma reviravolta em uma cultura de manutenção reativa fortemente arraigada.
>Uma história de reviravolta
Rafael Padilha, Diretor de Confiabilidade e Melhoria Contínua da Ingredionha esteve no centro da reorganização das organizações de manutenção para o sucesso em várias grandes operações de produção, incluindo Ambev (uma subsidiária da Anheuser-Busch) e Unilever. Ele descobriu que a mudança começa com o estabelecimento e o alinhamento de toda a organização com alguns objetivos claros. O próximo passo é iniciar o processo com o auxílio da tecnologia para estruturar o trabalho, melhorar a comunicação, mensurar e mostrar os resultados frente às métricas alinhadas. Então vá para o próximo nível. Veja mais em nossos resumos em vídeo do Webinar com Rafael.
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