O backlog de manutenção é uma importante ferramenta para guiar o trabalho das equipes que zelam pela Gestão de Ativos de uma indústria. Reunindo toda a carga de trabalho futura da manutenção, o backlog também é um indicador que precisa ser interpretado pela gestão para uma correta priorização operacional.
Qualquer indústria que tenha processos formalizados na gestão de manutenção utiliza o backlog como uma ferramenta básica para adequar os recursos e planejar o trabalho no setor. Essa gestão é essencial para evitar transtornos e paradas inesperadas na linha de produção.
Neste artigo, explicaremos o que é backlog de manutenção, como ele funciona e porque é essencial para a eficiência e produtividade na indústria. Além disso, daremos uma dica de otimização do backlog com sistemas inteligentes. Boa leitura!
O que é o backlog de manutenção?
O backlog de manutenção é o nome dado às tarefas futuras que devem ser realizadas pelo setor de manutenção da empresa.
Muitas vezes interpretado apenas como responsável por lidar com as pendências, o mais correto é enxergar o backlog como uma lista de tudo que precisa ser feito, incluindo manutenções preventivas e corretivas.
Se, por exemplo, um técnico em campo vê que uma determinada máquina está com um ruído anormal, vazamento de óleo e ou temperatura elevada, ele pode criar essa demanda no SAP como atividade a se fazer.
Esta demanda deverá realizada em um prazo adequado pelas equipes de manutenção. Com essa ação, o técnico gera backlog. E além disso, o backlog pode ser gerado automaticamente pelos planos de manutenção de cada equipamento.
Usualmente, os fabricantes já recomendam um calendário de manutenções preventivas para a troca de peças de desgaste, lubrificação e outros ajustes.
Geralmente a manutenção preventiva está atrelada ao tempo e uso da máquina. Portanto, é uma demanda programada com antecedência. Se ela for protelada por qualquer tipo de priorização urgente ou desorganização, se torna uma pendência e prejudica o backlog, pois cada manutenção postergada representa um risco maior a operação.
Por essa razão, é fundamental avaliar o backlog de manutenção todos os dias. Com essa rotina, o gestor de manutenção garante o bom funcionamento dos ativos da empresa.
Como o backlog de manutenção funciona?
O termo backlog de manutenção é utilizado tanto para se referir as ordens que precisam ser realizadas quanto a um indicador calculado pela relação entre mão de obra disponível e mão de obra necessária para a manutenção da empresa.
A lista de tarefas que constituem o backlog de manutenção é gerada pelas demandas do ativo. Enquanto muitas delas envolvem a manutenção preventiva, que pode ser planejada com antecedência pela gestão, algumas atividades podem surgir ao longo das rotinas de trabalho, seja ela uma manutenção corretiva emergencial ou um ajuste que precisa ser antecipada.
Com base nessa lista de tarefas, a gestão de manutenção determina as prioridades e aloca profissionais de manutenção para o cumprimento de cada uma delas. O que pode ajudar a alocação de pessoas é o indicador do backlog de manutenção.
Esse indicador é calculado com a seguinte fórmula: HHE/HHD.
HHE é o valor estimado em homens-hora para a realização de todas as atividades listadas no backlog de manutenção, somadas. Já HHD é a disponibilidade de recursos humanos na manutenção, também mensurado em homens-hora.
A razão dessas duas variáveis resulta em um número que idealmente deve estar abaixo de 1. Um backlog de manutenção com uma razão de 1 significa que a equipe está perfeitamente dimensionada para o cumprimento das demandas do setor.
Mas, por outro lado, trabalhar nesse limite significa que não existe disponibilidade para qualquer imprevisto. E, na manutenção, por melhor que seja o planejamento, as incertezas estão sempre presentes.
Portanto, é recomendável manter um backlog com razão inferior a 1 para que sempre exista disponibilidade de recursos humanos para manutenções corretivas e outras demandas emergenciais.
Já uma razão maior que 1 significa que a equipe atual de manutenção não basta para o cumprimento das tarefas requisitadas ao setor.
A recomendação quando isso acontecer é expandir a capacidade produtiva por meio de novas contratações ou tentar otimizar o backlog com treinamentos, equipamentos e tecnologias que potencializam o desempenho do time.
Se o time de manutenção trabalha regularmente com um backlog com razão igual ou maior que 1, é importante tomar medidas afirmativas para evitar que ele se torne uma bola de neve e coloque o maquinário da indústria em risco.
Porque o backlog de manutenção é importante para conseguir eficiência e produtividade?
O gerenciamento do backlog é essencial para que as equipes trabalhem com foco nas prioridades e também para uma visualização clara da capacidade do time de manutenção em relação às suas demandas principais.
Para isso, é importante para a gestão definir as prioridades de serviço de acordo com que está listado no backlog, delegar corretamente cada trabalho para quem é capaz de executá-lo com sucesso e mensurar se o desempenho da manutenção está satisfatório.
Por fim, é sempre importante utilizar o backlog como uma ferramenta para avaliar a eficiência e produtividade da equipe de manutenção.
Como otimizar o backlog de manutenção por meio da utilização de tecnologia?
Com a utilização de novas tecnologias, como aplicativos móveis integrados nas mãos dos times operacionais, é possível otimizar o backlog de manutenção com um sistema totalmente digitalizado e que automatiza tarefas que atualmente são feitas manualmente.
Se no modelo tradicional um técnico precisa preencher uma ordem de serviço no papel e digitar tudo em um sistema que vai aglutinar todas as demandas, com uma ferramenta em um dispositivo móvel é possível preencher a requisição já no ambiente digital e cadastrá-la de imediato no sistema.
Depois disso, um sistema automatizado consegue estabelecer uma priorização básica de tarefas com interferência mínima da gestão, tomando como base diretrizes definidas pelos responsáveis pela manutenção. Com isso, a burocracia é reduzida e a velocidade do processo, aprimorada.
