Sabe quando as ordens de serviço continuam chegando e sua equipe de manutenção da planta está sobrecarregada para manter a produção em pleno vapor? Você precisa superar a situação, mas as interrupções e as solicitações ad hoc não param. Enquanto isso, o backlog continua crescendo. Se identificou com o cenário? Então, é hora de abordar algumas estratégias para reverter essa situação.
Neste artigo, vamos mostrar as causas de uma cultura de manutenção reativa, além de compartilhar táticas eficazes de manutenção da planta SAP para trilhar o caminho da confiabilidade. Boa leitura!
Os desafios de uma cultura de manutenção reativa
Se você herdou uma cultura de manutenção reativa quando aceitou o trabalho como gerente de manutenção ou caiu no padrão reativo devido à escassez de mão de obra, já está ciente de que a manutenção preventiva pode ajudar a evitar quebras. Sem contar que custará menos no longo prazo. No entanto, como costuma ser o caso, a urgência de priorizar consertos significa que todos devem ter a mão na massa para manter as linhas de produção em pleno vapor. Isso prejudica as inspeções e o trabalho preventivo. Então, por que as empresas adotam uma cultura de manutenção reativa?
Falta de planejamento
A falta de planos mais robustos de manutenção preventiva é uma causa comum das culturas de manutenção reativa. Um conjunto incompleto de ordens de serviço planejadas ou, pior ainda, nenhuma ordem de serviço planejada, leva a tarefas preventivas que NÃO são realizadas. Sem contar uma propensão muito maior de falha dos equipamentos.
De acordo com o artigo A Measured Approach to Uptime, do Marshall Institute, “É amplamente aceito no setor de manutenção que uma Ordem de Serviço bem planejada é até 3 vezes mais barata do que a mesma Ordem de Serviço reativa não planejada. Além disso, reparos de emergência podem custar de 5 a 7 vezes mais do que o trabalho planejado, o que obviamente causa um grande impacto nos resultados financeiros”. Assim sendo, considere que o impacto do custo é em grande parte tempo perdido nas equipes de produção e manutenção.
De modo geral se as ordens de serviço preventivas não são concluídas na primeira vez, pode ser que elas não sejam suficientemente detalhadas para dar suporte ao técnico certo ou com as peças certas. Ou ainda, que as peças não estavam disponíveis, pois o estoque não foi verificado quando a ordem de serviço foi agendada.
Outro motivo para o trabalho preventivo não ser realizado é a falta de coordenação com a produção na hora de desligar a máquina para a tarefa.
A quantidade incompleta, imprecisa ou insuficiente de ordens de serviço planejadas leva à perda de tempo e de confiança da organização na criticidade da ordem de serviço planejada. O resultado é uma espiral descendente de deterioração do equipamento e crescimento em quebras e requisitos de manutenção corretiva. Ou seja, supera a capacidade da equipe existente de realizar o trabalho preventivo.
Estrutura organizacional
Geralmente, o planejamento é um trabalho de meio período realizado por um ou alguns gerentes no departamento de manutenção da planta. Diante dos recursos limitados, o processo de planejamento pode ficar em segundo plano a fim de priorizar requisitos urgentes de manutenção do dia a dia.
Para o planejamento de manutenção da planta, bem como o gerenciamento de ordem de trabalho no SAP, o processo pode ser especialmente desgastante. Isso leva a soluções alternativas offline para concluir o trabalho e, como resultado, dados de baixa qualidade ou até mesmo incompletos no SAP. Aliás, muitas empresas abandonam totalmente o uso do SAP PM.
A falta de dados no SAP se reflete na falta de dados para apoiar a função de planejamento. Afinal, o histórico dos registros fornece as informações necessárias para determinar quanto tempo uma tarefa de manutenção deve durar e com que frequência os ativos quebram. Um bom programa de manutenção preventiva requer bons dados para ser eficaz.
De acordo com o Manual de Planejamento e Programação de Manutenção de Doc Palmer, “Implementar planejamento e programação adequados pode melhorar o tempo de manutenção produtiva de uma organização de 25-35% para 50-55% — quase dobrando a capacidade de concluir o trabalho”. Dada a escassez de pessoal, otimizar o uso de sua equipe atual é essencial para trilhar o caminho do sucesso.
Escassez de mão de obra qualificada
A escassez de mão de obra qualificada é um problema antigo e sem sinais de melhora. Aliás, está se tornando um problema crítico para as operações de produção e manutenção. Um estudo da Deloitte revelou que “o principal impacto comercial de vagas generalizadas [é] a incapacidade de manter ou aumentar os níveis de produção para satisfazer as crescentes demandas dos clientes. 60% dos entrevistados classificaram a escassez de habilidades como um impacto alto ou muito alto na produtividade nos próximos três anos”.
É também um fator importante, que acaba tornando as empresas mais reativas na função de manutenção, pois os recursos limitados são dispersos para cobrir a carga de trabalho. Mesmo a contratação de terceiros é difícil, tanto para contratar como para reter.
O impacto geral no custo de uma proporção maior de trabalho reativo pode ser significativo para uma organização de manutenção da planta SAP. Veja em nosso whitepaper, Liberte o Poder do SAP e Economize, como apenas uma mudança de 30% da manutenção reativa para a manutenção planejada pode trazer uma economia de mais de 10% em custos diretos de manutenção. Mesmo com os impactos de longo prazo com maior tempo de atividade do equipamento e melhor disponibilidade de pessoal.
5 táticas para construir uma cultura de manutenção proativa
Agora que você já sabe como entramos em um estado reativo, chegou a hora de ver como reagir a isso e construir uma cultura de manutenção proativa para o dia a dia na planta.
1. Utilize o tempo de sua equipe de forma inteligente
Com recursos limitados, o tempo de todos é valioso. Portanto, desperdícios precisam ser eliminados a fim de liberar os recursos para outras atividades, como tarefas preventivas com o intuito de reduzir o backlog. Uma das primeiras coisas a fazer é uma avaliação do wrench time. Para entender onde os técnicos estão gastando seu tempo, o motivo dos atrasos e desperdícios. Em seguida, foque nos grandes impulsionadores da ineficiência.
Oferecer aos técnicos um dispositivo móvel reduz o tempo de deslocamento e as etapas físicas de forma significativa. O técnico pode receber ordens de serviço no local de trabalho e enviar notificações sem precisar se deslocar. Um aplicativo mobile de ordem de serviço também pode reduzir significativamente as tarefas administrativas para os técnicos, bem como a entrada de dados em comparação com as ordens de serviço em papel. Por exemplo, eliminar a fila na frente dos computadores para inserir dados.
Muitas tarefas administrativas e repetitivas podem ser substituídas pela automação, liberando os recursos para um trabalho mais valioso. Do planejamento à programação e conclusão das tarefas de manutenção, as tecnologias digitais atuais são projetadas com o objetivo de gerar eficiência. Assim, toda a equipe pode ser utilizada de forma mais eficaz.
De acordo com a McKinsey, “A média de wrench time no mercado está entre 15% e 25% … empresas aumentam o wrench time em 2,5x graças à digitalização dos processos de manutenção“.
2. Invista em funções dedicadas e funcionais
Um bom planejamento de manutenção é a chave para fazer a mudança. De acordo com o autor do Manual de Planejamento e Programação de Manutenção, Doc Palmer, o benefício de um bom planejamento e programação pode resultar em uma melhoria de 57% no wrench time e em até 90% de conformidade com o cronograma.
Planejador
Escolha um de seus técnicos mais experientes com perfil analítico para assumir a função de planejamento. O profissional precisa se dedicar ao planejamento e não se envolver com eventos de paralisação. As responsabilidades do planejador incluem a análise de falhas e revisão de manuais de equipamentos para criar planos robustos de manutenção preventiva, além de procedimentos de inspeção. O objetivo, por fim, é transformar o plano em um conjunto de ordens de serviço com os detalhes certos para impulsionar as correções desde o início.
Engenheiro de Confiabilidade
Considere contratar um engenheiro de confiabilidade, principalmente se você tiver equipamentos altamente complexos. Este profissional pode fazer uma avaliação mais profunda do maquinário, identificar pontos fracos e desenvolver um plano de manutenção preventiva bem completo. Além disso, ele pode fazer modificações de engenharia ou identificar procedimentos operacionais para melhorar a confiabilidade do equipamento. Aliás, é comum ver um bom engenheiro de confiabilidade gerar economia de 6 a 8 vezes seu salário em seu primeiro ano.
Funções da equipe
Também estabeleça funções de trabalho específicas ou níveis técnicos para garantir que todos os técnicos possam ter sucesso em cada ordem de serviço atribuída a eles. As informações sobre os níveis de habilidade da equipe ajudam o planejador a agendar o técnico certo para concluir a ordem de serviço em menos tempo.
3. Organize e treine para o sucesso
Além de criar algumas funções dedicadas, é importante que todos os membros da equipe tenham responsabilidades claras. Também é importante que vejam como eles desempenham um papel crucial na adoção de uma cultura de manutenção preventiva.
Considere a criação de equipes separadas dedicadas a diferentes atividades de manutenção, como inspeções, trabalho preventivo e equipes de reparos/correções. Isso não apenas prepara para o sucesso do trabalho preventivo, mas também permite especialização adicional em funções de trabalho. Em vez de todos serem “pau para toda obra”, a especialização ajuda os técnicos a se tornarem mais proficientes em seu ofício, o que ajuda a entender melhor como eles contribuem e são medidos. E, como já observamos, a especialização faz o trabalho bem feito na primeira vez e em menos tempo.
Se estiver profundamente no modo reativo, é provável que a sua equipe atual esteja atrasada em treinamento e aprimoramento de habilidades. Então, aproveite para avaliar as habilidades da equipe e reserve tempo para treinamento. Com a sofisticação cada vez maior de equipamentos, sensores, inteligência artificial e muito mais, a tecnologia traz a promessa de maior produtividade, se a equipe souber como usá-la a seu favor. Os dispositivos móveis podem dar suporte ao treinamento contínuo, oferecendo acesso fácil e imediato a manuais, listas de verificação, vídeos, entre outros recursos. Um estudo da Aruba revelou que “89% querem treinamento a qualquer hora/em qualquer lugar para fazer seu trabalho”.
4. Trabalhe com qualidade e captura de dados
É praticamente impossível desenvolver um plano de manutenção robusto sem bons dados. E se você tem sido reativo por muito tempo, é provável que seu sistema de ordem de serviço, como os dados SAP PM, seja de baixa qualidade. A integridade dos dados é a chave para o sucesso da manutenção da planta SAP. Então, confira algumas etapas para resolver as lacunas de dados:
- Colete dados priorizando o registro de informações completas no sistema de ordens de serviço. Para isso, deve haver um repositório central, em que a organização possa confiar nesta versão única;
- Mantenha os dados digitais e atualizados no sistema em tempo real. Isso significa que não há mais ordens de serviço em papel ou extração de dados para planilhas do Excel no desktop de alguém. Utilize sistemas digitais e mobile que integram entradas de dados em tempo real no sistema de ordens de serviço;
- Estruture a captura de dados com sistemas de software e aplicativos que fornecem recursos, como menus suspensos para códigos de erro. Notas de texto aberto podem resultar em 1000 motivos para um problema que pode ser algo tão simples como “parte não está disponível”;
- Analise os dados começando com o seu equipamento mais crítico. Extraia as informações para construir planos preventivos, identificar as peças necessárias e criar planos de backup em caso de emergência. A avaliação de dados no nível do equipamento também pode apoiar decisões para atualizar ou substituir “atores mal-intencionados” que exigem muitos recursos para manutenção;
- Colete mais dados investindo em tecnologias preditivas como sensores. O uso de tecnologias para a manutenção da planta inteligente irá substituir as tarefas de manutenção preventiva por notificações preditivas quando houver mudança nas condições. Isso reduzirá o número anual de intervenções preventivas, liberando recursos e aumentando a confiabilidade dos ativos.
5. Estabeleça métricas chave
Para provar à gestão e à produção que o turno está funcionando, você precisa estabelecer métricas e continuar medindo o impacto das mudanças na estrutura e nos investimentos em tecnologia. Confira, a seguir, algumas delas para levar em conta:
- Wrench time: um bom lugar para começar é fazer um estudo do wrench time para entender o uso da sua equipe e descobrir desperdícios a serem reduzidos;
- Tempo de inatividade (downtime): observe o tempo de inatividade para analisar as falhas dos equipamentos e procurar as causas raízes, priorizando planos de manutenção preventiva. Isso também é fundamental para manter a produção motivada. Por isso, incentive a equipe de produção a tratar o equipamento de forma que ele esteja pronto para operar, limpo e tenha uma boa manutenção;
- Tempo Médio Entre Falhas (MTBF): os relatórios sobre a extensão dos intervalos de tempo entre os eventos de tempo de inatividade nos principais ativos provarão ainda mais para a produção que o foco em esforços preventivos vale a pena;
- Tempo Médio de Reparo (MTTR): assim como o wrench time, o MTTR ajuda a identificar a eficiência da sua equipe de manutenção, além de identificar ativos com problemas;
- Eficiência Geral do Equipamento (OEE): com a equipe de produção, colabore eventualmente para medir essa métrica chave de disponibilidade, desempenho e qualidade do equipamento;
- Eficácia da manutenção: no início, estabeleça uma base para a proporção de trabalho realizado por tarefas planejadas, corretivas e de paralisação. Se a proporção inicial for de 20% planejado e 80% corretivo e quebras, defina marcos para buscar a meta de prática recomendada do setor de 80% planejado. Comemore cada marco com sua equipe para mantê-la motivada.
Mudar de uma cultura de manutenção reativa para uma cultura proativa leva tempo, além de esforços contínuos. Porém, o impacto resultante valerá o esforço de reduzir o tempo de inatividade, aumentar a lucratividade e melhorar o uso, bem como a motivação da equipe.
Para ilustrar o impacto dessas 5 táticas de sucesso, conheça a história que gerou uma reviravolta de cultura de manutenção reativa fortemente enraizada.
Uma história de sucesso
O diretor de Confiabilidade e Melhoria Contínua da Ingredion, Rafael Padilha, tem estado no centro da reorganização das organizações de manutenção para o sucesso em várias grandes operações de produção, incluindo a Ambev (uma subsidiária da Anheuser-Busch) e a Unilever. Ele descobriu que a mudança começa com o alinhamento de toda a organização a algumas metas claras. A próxima etapa é contar com a ajuda da tecnologia para estruturar o trabalho, melhorar a comunicação, medir e mostrar os resultados em relação às métricas definidas. O próximo passo é levá-la para o próximo nível. Veja mais em nosso webinar com Rafael.
Planejamento & Programação: uma abordagem estratégica
Como a Sigga pode ajudar
Sabia que você não precisa trilhar esse caminho sozinho? Conte com ajuda especializada para reverter sua cultura de manutenção reativa com um parceiro que tem 20 anos de experiência em processos de manutenção proativa em organizações empresariais. Ajudamos inúmeros gerentes de manutenção e engenheiros de confiabilidade a assumir o controle de suas operações, digitalizando e simplificando os processos de manutenção em prol de resultados de produtividade mensuráveis.
Somos especializados em aplicativos mobile e software de automação para SAP PM. E implementamos essas soluções em muitos setores da indústria, incluindo Petróleo e Gás, Mineração e Manufatura.
O Mobile EAM da Sigga é uma solução mobile com eficácia comprovada, projetada para digitalizar as atividades do trabalhador de manutenção e reparo. A solução substitui os desgastantes processos manuais baseados em papel por uma interface direta com o SAP. E oferece acesso imediato a manuais e instruções de reparo, além da capacidade de criar uma notificação rapidamente e coordenar tarefas. A solução de Rotinas de Almoxarifado da Sigga estende os benefícios mobile, priorizando a colaboração entre organizações.
A solução de Planejamento e Programação da Sigga permite que o planejador substitua o desgastante trabalho em planilhas por um cronograma na palma da mão, com todas as atividades de manutenção e reparo. A solução também mantém os dados não armazenados no SAP, como níveis de habilidades técnicas e calendários detalhados de disponibilidade de ativos, além de verificar o estoque de peças e materiais automaticamente antes de recomendar um cronograma.
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