Otimizar os recursos de uma indústria para aumentar sua produtividade reduzir o custo da ociosidade é parte da rotina de todo gestor. Não estamos falando só de equipamentos, mas também de recursos humanos.
Para isso, compreender a relação entre tempo e dinheiro e as consequências do tempo parado na operação de uma empresa é fundamental. Pensando nisso, criamos este post com o que é preciso saber sobre o custo da ociosidade, além de algumas práticas que vão ajudar você a reduzi-la. Confira!
O que é o custo da ociosidade
Em primeiro lugar, é preciso compreender o conceito de capacidade ociosa, ou idle capacity. Esta é representada pela diferença entre o que foi produzido e o que seria possível produzir com toda a capacidade existente. A capacidade ociosa é aquilo que se deixou de produzir, por diferentes razões.
Reduzir a capacidade ociosa significa estabelecer uma harmonia entre a demanda de produção e a ocupação de equipamentos e mão de obra. Não é necessariamente fazê-la desaparecer. A questão é mantê-la sob controle, variando de acordo com a estratégia do negócio, sazonalidades e situação econômica do setor ou país.
E o quanto essa capacidade ociosa representaria em termos de custos? Como uma espécie de desperdício invisível, recursos não utilizados, além de não construírem algo de valor também são onerosos.
Uma empresa não fecha as portas (em um primeiro momento) apenas por estar ociosa. Seus equipamentos, funcionários e estoques continuam disponíveis, gerando despesas fixas e manutenções que chamamos de custos da ociosidade.
Vejamos abaixo alguns tipos de custos que ocorrem mesmo quando uma empresa está ociosa.
Custo da equipe
Em situação de ociosidade, o custo da equipe se torna alto. Afinal, estamos falando de mão de obra que não está sendo aplicada para gerar lucro. Por isso, trata-se de um custo que deve ser avaliado e planejado para caber no planejamento da empresa.
Custo de insumos
Certos recursos utilizados pela produção podem vencer (mesmo no estoque). A ociosidade não é simplesmente uma falta de demanda; ela também pode ser causada por desequilíbrios na rotina de produção. O resultado, nesses casos, é o vencimento de insumos que estão armazenados.
Custo do espaço
Manter uma linha de produção exige a alocação ou aluguel de um espaço. Se a ociosidade é alta, significa que pelo menos parte do local não está sendo utilizada, ou seja, há desperdício de dinheiro.
Custo dos fornecedores
A matéria-prima tem seu custo e, mesmo que ela não esteja sujeita a vencimento, precisa ser paga dentro do prazo. A ociosidade pode causar atraso na produção, inviabilizando pagamentos e complicando as contas da empresa. Portanto, ao identificar esse cenário, é preciso agir rapidamente para evitá-lo.
Custo da operação
Funcionário parado é prejuízo financeiro. Muitas vezes, a própria falta de demanda acaba pegando a empresa de surpresa e causando essa ociosidade. Trataremos mais à frente de algumas dicas para evitar que isso aconteça, assim como remediar uma eventual situação.
Como calcular o custo da ociosidade
Para se calcular o custo da ociosidade devemos primeiramente levantar os custos fixos da empresa. Ou seja, quanto custou toda a operação em um determinado mês ou ano, sem os custos diretos ou variáveis (matéria-prima, energia, insumos).
Feito isso, dividimos pela quantidade de itens produzidos nesse mesmo período e multiplicamos pelo percentual de capacidade ociosa (relação entre produção e capacidade de produção).
Esse valor representa o custo da ociosidade por item produzido. Mas há cálculos diversos, que levam em conta o tempo parado de máquinas e recursos, multiplicados pelo volume médio da produção e o custo médio de produção unitário.
Qualquer que seja a metodologia de cálculo, precisamos sempre avaliar o processo de produção. Um dos pontos mais importantes é identificar pontos de gargalo. Se uma etapa da produção não atende à demanda esperada, as etapas subsequentes serão impactadas e apresentarão ociosidade acima do planejado.
Após identificar os pontos críticos (de gargalo), é preciso levantar os custos relacionados a eles. Analise quais máquinas estão paradas, qual sua capacidade de produção e qual o volume de produção (assim como seu valor) ligado ao tempo ocioso. O resultado é o custo da ineficiência da produção — quanto menor sua capacidade ociosa, maior sua eficiência produtiva.
Implemente as boas práticas sugeridas a seguir para tratar dos gargalos e outros fatores geradores de ociosidade.
É possível reduzir o tempo parado
Planejamento é a palavra-chave para garantir eficiência na produção. Entretanto, é preciso manter também uma prática de monitoramento das atividades. Afinal, muitas vezes, a causa de uma parada na produção é uma quebra ou falha inesperada em um equipamento.
Identificar e tratar esses incidentes exige rapidez e habilidade — e isso começa com os próprios funcionários.
Responsabilidade de produtividade
Conscientizar as equipes sobre a importância de atingir as metas de produção é crucial para evitar gargalos. Com os funcionários engajados nos objetivos da empresa, os pontos críticos e causadores de gargalo são mais facilmente identificados e tratados.
Isso envolve desde processos que podem ser melhorados até manutenções a serem realizadas.
Definição de métricas
A avaliação da produtividade das equipes não pode depender apenas de um olhar abstrato sobre a situação. É preciso estabelecer métricas. Estamos falando de indicadores claros ligados, por exemplo, ao volume de produção esperado em cada ponto da linha.
O mesmo se aplica aos processos de manutenção, como o tempo de realização dos serviços e o intervalo entre ações preventivas, por exemplo.
Acompanhamento contábil
Monitorar os custos da produção é uma estratégia bastante eficiente para identificar desvios. Nesse sentido, implementar ferramentas que auxiliam na gestão contábil é fundamental, pois permite uma avaliação mais clara dos gastos envolvidos na produção.
Realocação de recursos
Muitas vezes, a causa da ociosidade é imprevisível ou mesmo incontrolável. Uma redução repentina na demanda de produção é um bom exemplo. O importante é saber como atuar para que o impacto não seja um prejuízo ainda maior.
A redução de custos, nesse caso, pode ser alcançada pela realocação de recursos. Se determinados profissionais ou máquinas estão ociosos demais, é possível transferi-los para outros setores em busca de mais produtividade — principalmente aqueles que sofrem com gargalos.
Desenvolva um planejamento que envolva o treinamento dos profissionais para funções diferenciadas. Em caso de necessidade, eles já estarão mais flexíveis e capazes de atender às novas funções demandadas.
Essas ações não só reduzem o custo da ociosidade como otimizam a aplicação dos recursos da empresa. Faça uma avaliação em sua operação e veja como elas podem auxiliar no aumento da sua produtividade!
