O sucesso do negócio não ocorre no vácuo. Quando uma organização funciona como uma máquina eficiente e bem ajustada, é uma boa indicação de que o departamento de manutenção está fazendo a sua mágica longe dos holofotes. De forma simples, uma estrutura de departamento de manutenção eficaz é a chave para o sucesso organizacional.
É fácil entender a importância do seu departamento de manutenção. Garantir que todos na equipe estão em seu máximo desempenho para manter os seus ativos em níveis de alta eficiência é um desafio e tanto. Na maior parte dos casos, a estrutura ideal do departamento de manutenção começa com um bom projeto organizacional. Neste artigo, vamos explorar algumas formas de colocar isso em prática. Boa leitura!
Operações de manutenção eficazes
De modo geral, a principal responsabilidade do departamento de manutenção é manter seus ativos operacionais. Mas vamos adicionar um elemento extra.
Seu departamento de manutenção deve manter tudo funcionando dentro do escopo do orçamento e das metas do negócio. Uma estrutura de departamento de manutenção que garante o desempenho máximo dos ativos ao mesmo tempo em que ultrapassa o orçamento e desperdiça a mão de obra dos funcionários não é eficaz.
Já sabemos que a manutenção preventiva faz parte da produção e tem um impacto significativo na confiabilidade e no tempo de operação dos seus ativos. De acordo com o artigo A Measured Approach to Uptime, do Marshall Institute, “É amplamente aceito na indústria de manutenção que uma ordem de serviço bem planejada é 3 vezes mais barata do que a mesma ordem de serviço reativa não planejada. Além disso, reparos de emergência podem custar 5 a 7 vezes mais do que o trabalho planejado, o que obviamente pode ter um grande impacto nos resultados financeiros”.
A estrutura do seu departamento de manutenção é adequada para apoiar um programa de manutenção planejada proativa? Você troca constantemente o trabalho preventivo para lidar com emergências?
Você consegue otimizar sua estrutura de custos com um planejamento de manutenção eficaz? Para ser econômico e eficiente, um departamento de manutenção precisa ser bem estruturado a fim de trilhar o caminho do sucesso.
Os primeiros passos
Para melhorar a estrutura do seu departamento de manutenção, é importante ter clareza e priorizar os objetivos do setor. Dessa forma, uma equipe de manutenção industrial pode priorizar a redução de custos por meio de inspeções e tarefas preventivas, enquanto outra se concentra no tempo de resposta rápido para minimizar o tempo de inatividade da produção.
Os objetivos específicos variam de departamento para departamento, mas é importante saber onde você está hoje e quais devem ser as suas prioridades. Para este artigo, vamos supor que o departamento de manutenção é responsável por:
- Garantir que todos os sistemas operacionais funcionem corretamente;
- Executar verificações de rotina para evitar quebras inesperadas;
- Reparar avarias de equipamento de forma rápida para limitar o tempo de inatividade;
- Colaborar com outros departamentos, como produção;
- Manter um ambiente de trabalho seguro;
- Entregar resultados de alta qualidade.
Depois de definir suas prioridades, avalie se você pode gerenciar o departamento de acordo com essas estratégias. Se as inspeções e o trabalho preventivo de rotina são uma prioridade, mas o backlog está cheio de ordens de serviço antigas para trabalhos de baixa prioridade, então suas ações não atendem aos seus objetivos. Já se as solicitações forem urgentes, de alta prioridade ou segurança, quando não forem uma emergência, então você pode ter um problema estrutural (e comportamental).
5 dicas para otimizar a estrutura do seu departamento de manutenção
Suas prioridades e objetivos provavelmente incluem tanto a entrega de serviços de alta qualidade para responder a emergências, bem como atividades regulares de manutenção de rotina para evitar quebras. Então, como você estrutura seu departamento de manutenção para alcançar todos os seus objetivos com sucesso?
1. Organize de acordo com as suas prioridades
Geralmente, as equipes são organizadas conforme as suas áreas de conhecimento, como encanamento, elétrico, mecânico etc. Para melhor atender às metas do departamento, você pode organizar cada equipe de acordo com as suas prioridades. Por exemplo, se a mesma equipe (ou pessoa) é designada para o trabalho preventivo e, em seguida, realocada quando há uma emergência, você está focando somente em responder emergências.
Para executar um programa preventivo com sucesso, considere criar equipes que tenham como foco principal o trabalho de PM, enquanto outro time se concentra em reparos de emergência. Então, vamos considerar um exemplo a partir de três equipes com funções complementares.
Equipe de Manutenção Preventiva (PM)
Uma equipe dedicada, incluindo profissionais de várias de conhecimento, que podem se tornar especialistas em tarefas de manutenção preventiva. Eles podem manter a documentação sobre os vários equipamentos e apoiar a implementação de tecnologias preditivas, como sensores para proporcionar maior eficiência. Essas pessoas podem trabalhar em um turno diurno regular, 40 horas por semana.
Equipe de Reparo
Também uma equipe dedicada, mas com foco total em resolver urgências, de alta prioridade e segurança. Esse time precisaria contar com técnicos experientes, bons em tomar decisões rápidas e se adaptar às novas necessidades. Eles não seriam responsáveis por reparos corretivos pesados ou projetos planejados.
Equipe da linha de produção
Dependendo da linha de produção, uma única pessoa pode ficar responsável por uma única linha de produção para realizar inspeções diárias, fazer ajustes sempre que necessário e concluir os reparos corretivos programados. Também pode ser uma equipe diurna trabalhando uma semana normal de 40 horas, enquanto lida com reparos de emergência durante seu turno. E uma equipe noturna para formar o “Esquadrão de reparos”.
Dependendo do seu ambiente, a mistura de equipes e funções mudará, mas ao organizar dessa forma, você pode ter um esforço mais equilibrado para as tarefas preventivas. Ou seja, melhor gestão do quadro de funcionários, redução das horas extras e dos custos a longo prazo.
2. Delegue funções para comprometimento e retenção
É importante criar funções com responsabilidades claramente definidas para que sua equipe saiba o que se espera dela. Atribuir pessoas a times alinhados e com objetivos traz um senso de propósito e clareza. A equipe de PM pode se concentrar na redução do acúmulo (eficácia da manutenção), a equipe de reparo no tempo médio de reparo e a equipe de produção no tempo de atividade do ativo (eficácia geral do equipamento e tempo médio entre falhas).
Mesmo se você não organizar as equipes para tarefas preventivas versus de paralisação, você pode delegar funções e um conjunto de responsabilidades de acordo com cada membro. Alguns funcionários podem ser os primeiros a serem designados para situações urgentes, enquanto outros se concentram no trabalho diário da PM. Isso dá a você a flexibilidade de reconhecer que certos funcionários são mais adequados para a análise de dados e documentação necessária para um programa de manutenção preventiva sólido. Ao mesmo tempo, outros prosperam em ritmo rápido e com entusiasmo ao responder a urgências.
Estruturar funções com foco e clareza nas métricas, além de atribuir o trabalho certo ao funcionário certo, melhorará o seu desempenho e a sua satisfação. Sem contar que há um incentivo financeiro para manter a equipe engajada — a Forbes estima que funcionários sem engajamento podem custar 34% de seu salário. Mesmo com estimativas conservadoras, isso poderia representar mais de US$20.000 por ano por funcionário!
3. Crie linhas de comunicação claras e em tempo real
O departamento de manutenção mais qualificado do mundo é inútil sem uma comunicação adequada dentro do seu escopo e da organização como um todo. Linhas claras de comunicação, processos focados e funções bem documentadas na estrutura de seu departamento de manutenção permitem que cada funcionário veja como é a sua contribuição para as metas gerais do departamento. Sem contar que envolve suas tarefas e responsabilidades específicas.
Quando o SAP PM está em sua potência máxima, é uma ferramenta fundamental para estabelecer processos claros e manter o acesso em tempo real ao status de notificações, ordens de serviço e muito mais. Isso significa que mais do que apenas algumas pessoas especialmente treinadas precisam ser capazes de acessar e atualizar o SAP. Oferecer uma interface fácil para toda a equipe de manutenção por meio de dispositivos móveis permite coordenar e colaborar em tempo real, além de resultar em maior engajamento e motivação dos funcionários.
4. Padronize e documente procedimentos
Quer melhorar a motivação e a produtividade ao mesmo tempo? Começando com a integração e o treinamento, oferecendo a todo o seu departamento fácil acesso aos procedimentos operacionais de manutenção padrão, manuais de O&M, diretrizes de EHS e checklists de verificação de manutenção preventiva. Com a estrutura certa e acesso à documentação, sua equipe deve saber onde procurar e o que fazer, independentemente de atualizações de software EAM ou procedimentos.
E, novamente, as tecnologias móveis são essenciais para padronizar e reforçar os procedimentos-chave do departamento. Um aplicativo mobile orienta as etapas de trabalho e pode até ser configurado para exigir uma etapa antes de enviar uma ordem de serviço como concluída — uma verificação de segurança.
A adoção de tecnologia também é uma forma de aumentar a retenção de funcionários, principalmente da geração mais jovem. Tecnologia desatualizada e procedimentos ineficientes podem até afastar candidatos experientes.
5. Busque melhorias contínuas
Sem melhorias constantes, o que antes era uma estrutura de departamento de manutenção enxuta e econômica pode se tornar um setor desatualizado e ineficiente de recursos. Para garantir que você esteja à frente da curva, busque atualizações sobre as tecnologias mais recentes e melhores práticas para operar o departamento de manutenção da planta SAP.
O diretor de Confiabilidade e Melhoria Contínua da Ingredion, Rafael Padilha, está no centro da reorganização para o sucesso das empresas de manutenção em várias grandes operações de produção, incluindo a Ambev (uma subsidiária da Anheuser-Busch) e a Unilever. Ele descobriu que a mudança começa quando se estabelece metas claras e alinhadas com toda a organização.
O próximo passo é iniciar o processo com o auxílio da tecnologia para estruturar o trabalho, melhorar a comunicação, medir e mostrar resultados. Depois, atingir o próximo nível, como a Ingredion, “agora a equipe de manutenção pode usar seu tempo construindo planos de manutenção proativos, avaliando diferentes peças de reposição para estender o ciclo de vida dos ativos, impulsionando melhorias e buscando reduções de custos”.
Não importa se você está focado na manutenção industrial em uma planta ou quer otimizar a estrutura de sua equipe de manutenção de campo na extração de recursos. O caminho para a produtividade a longo prazo e o desempenho ideal começa com a otimização de seus sistemas de gestão de ativos corporativos.
Por que escolher a Sigga?
Com 20 anos de experiência na digitalização de processos de manutenção com organizações empresariais, a Sigga sabe o que precisa ser feito para apoiar uma estrutura de departamento de manutenção eficaz. Oferecemos a otimização da manutenção no mundo todo, com aplicativos mobile e software de automação escaláveis para SAP EAM que geram resultados.
Com clientes de vários setores da indústria — incluindo Petróleo e Gás, Mineração e Manufatura — nossas soluções ajudam os departamentos de manutenção a estabelecer funções claras, documentar processos e acompanhar o status com maior visibilidade de dados.
O Sigga Mobile EAM é uma solução mobile com eficiência comprovada e projetada para digitalizar as atividades do trabalhador de manutenção e reparo. A solução substitui processos desgastantes e manuais em papel por uma interface direta com o SAP para acesso imediato a manuais e instruções de reparo. Sem contar a capacidade de criar notas e coordenar tarefas rapidamente. A solução de Rotinas de Almoxarifado da Sigga estende os benefícios da mobilidade para um trabalho colaborativo entre as organizações.
A solução de Planejamento & Programação, por sua vez, substitui o trabalho cansativo em planilhas por uma solução para criar automaticamente um cronograma de linha de base para atividades de manutenção e reparo. Isso permite que o planejador concentre seu tempo em ajustar o cronograma com requisitos e fazer suas próprias entradas de valor agregado.
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