O que é o purgatório dos projetos-piloto? Em poucas palavras, o purgatório piloto retrata aquele momento de paralisação na fase piloto — ou de testes — de uma nova tecnologia. É o caso, por exemplo, de uma solução mobile EAM, quando não há resultados, nem a possibilidade de dimensionar a implantação.
Nesta série de três artigos, vamos compartilhar estratégias para equipes de operações de manutenção a fim de evitar o purgatório dos projetos-piloto com base na estrutura PPT (Pessoas-Processos-Tecnologia). No primeiro artigo, você saberá mais sobre a gestão de mudança eficaz, com foco nas pessoas e seus mindsets, bem como o seu papel na mudança.
A gestão eficaz da mudança começa com as pessoas
“Cerca de 70% dos projetos-piloto nunca entraram em vigor”
McKinsey
A transformação digital está mudando a forma como as empresas com uso intensivo de ativos fazem negócios. E, ainda assim, “cerca de 70% dos projetos-piloto nunca entraram em vigor”, de acordo com uma pesquisa da consultoria de gestão global McKinsey. Além disso, as empresas que conseguiram dar o salto relataram um aumento na produtividade de 10% a 30% ao aumentar a confiabilidade e a disponibilidade dos equipamentos, mantendo os custos de manutenção sob controle.
Mas por que algumas organizações de manutenção têm sucesso na transformação digital, enquanto outras falham? No pior dos cenários, algumas mudanças ficam suspensas em um estado de purgatório piloto, ou seja, nunca chegam ao estágio de uma implementação adequada.
Quando se trata de transformação digital, não é apenas a tecnologia e o processo que importam, mas também as pessoas. Essas pessoas podem ser seus técnicos, gerentes de operações, planejadores, gerentes de produção, entre outros. Sem a adesão deles, o seu piloto pode ficar paralisado por bloqueios e até mesmo se tornar inútil.
Problemas com a gestão de pessoas que levam ao purgatório de projetos-piloto
Se você é o responsável por um projeto de transformação digital em sua organização de manutenção, confira alguns dos problemas típicos de gestão de pessoas que podem resultar no purgatório piloto:
Inadequação da definição do projeto e aceitação da liderança
A gestão precisa reconhecer a importância da transformação digital em sua organização de manutenção a fim de tornar as metas uma realidade. Esse alinhamento é necessário em todas as áreas, incluindo gerenciamento na produção, estoque, TI e todo o fluxo até o CEO.
Adicionar automação, uma solução mobile ou qualquer outra tecnologia digital não é apenas contar com uma nova tecnologia. Afinal, a tecnologia muda os processos de trabalho que, por sua vez, mudam o que as pessoas fazem, bem como as habilidades necessárias para trilhar um caminho de sucesso. Uma vez que a função de manutenção é uma organização de serviços e é altamente integrada a muitas funções adjacentes, como produção, a mudança impacta os processos e o papel das pessoas em toda a organização.
A liderança precisa estar alinhada e preparada para manter todos inspirados nas metas de fazer uma mudança que, à primeira vista, pode parecer focada em apenas uma função.
As pessoas sentem que seu trabalho está ameaçado
Você deve considerar que as equipes podem não reagir bem a mudanças repentinas em seus empregos. Por exemplo, você pode contratar um funcionário administrativo do departamento de manutenção que passa longas horas imprimindo ordens de serviço e coletando instruções de segurança e de trabalho para distribuir aos técnicos todos os dias.
No entanto, com a transformação digital mobile, o aplicativo automatiza a distribuição de ordens de serviço e instruções de forma eletrônica. Naturalmente, esse funcionário pode começar a pensar que logo perderá o emprego para a tecnologia.
Por isso, a liderança deve trabalhar para garantir que o departamento de manutenção entenda como essas mudanças ajudarão em seu crescimento. Se a retenção do cargo for garantida e os funcionários receberem outras tarefas, você deve comunicar isso à equipe. Assim, eles verão essa transformação com bons olhos em vez de bloqueá-la. Aliás, o processo digital pode até ser um fator motivacional para substituir tarefas repetitivas e desgastantes.
Fadiga de batalha
Se sua organização de manutenção já passou por esforços de mudança dolorosos ou malsucedidos antes, as equipes podem estar experimentando a “fadiga de batalha”. Isso pode torná-las céticas em relação a novas soluções de automação e Mobile EAM.
Se você for um gerente de operações de manutenção, precisará apoiar seus funcionários durante a transformação, dissipando o sentimento de incerteza e mantendo as linhas de comunicação abertas. Sem um líder, os funcionários podem perder a motivação, especialmente se a transformação digital foi testada repetidamente sem os melhores resultados. A última coisa que você quer é que o cansaço da transformação digital se estabeleça e, com isso, todo o departamento de manutenção possa se tornar resistente ao processo.
Como escapar do purgatório de projetos-piloto?
A chave para uma gestão de mudança eficaz é ter um plano inclusivo e holístico com uma visão clara e um caminho bem definido. É importante também ter toda a organização engajada, lembrando que a transformação do negócio é o objetivo, enquanto o digital é a ferramenta para tornar a mudança possível.
Veja algumas estratégias que você pode adotar:
Envolva a cultura organizacional para abraçar a mudança
A cultura organizacional é um fator chave para uma transformação digital de sucesso. A falha em construir uma cultura digital pode resultar em uma falha geral de sua empresa, além da falha individual do seu departamento de manutenção. Toda a organização precisa estar engajada e precisa saber se adaptar a essa nova forma digital de trabalhar.
O Case da Ingredion
A Ingredion, empresa de ingredientes alimentícios, estava lutando contra uma cultura de manutenção muito reativa. As avarias e os pedidos urgentes limitaram a conclusão das atividades de manutenção preventiva, criando um backlog enorme. A equipe de gerenciamento de produção tinha receio de correr o risco de interromper seus processos de produção com qualquer alteração. Seu foco era como a manutenção rápida pode responder a um problema.
Para mudar as coisas, a Ingredion optou por iniciar o processo de gerenciamento de mudanças com a automação do processo de planejamento e programação, reconhecendo que os benefícios seriam altamente visíveis para os gerentes de produção. Eles teriam melhor visibilidade das atividades de manutenção, além de poder experimentar diretamente o benefício do tempo de atividade do equipamento ao realizar uma manutenção mais planejada.
Como resultado, toda a organização teve acesso aos benefícios e foi inspirada a oferecer suporte a outras soluções de automação para realizar mais manutenção preventiva e reduzir eventos de tempo de inatividade.
É mais difícil mudar a cultura do que mudar as tecnologias. As pessoas tendem a criar raízes nas formas tradicionais de fazer as coisas. Pode ser confortável folhear o papel em vez de navegar por um dispositivo móvel. Ou até mesmo a crença de que o departamento de manutenção é, na verdade, o departamento de consertar apenas quando quebrar. Isso aumenta a resistência ao planejar o tempo de inatividade para a manutenção preventiva.
É fundamental reconhecer em que pontos a mudança digital irá impactar as zonas de conforto das pessoas e incentivar a mudança de mindset com a visão do futuro.
Faça a nomeação de líderes “digitais”
3,1x mais sucesso se a “equipe de gestão estabelecer uma história clara para a transformação”.
McKinsey
A liderança é a chave para inspirar a organização a abraçar as mudanças. A transformação digital requer mudanças em todos os níveis, especialmente no que se refere a talentos e capacidades. Todos, desde a diretoria até o departamento de manutenção, precisam estar na mesma página para que a sua empresa trilhe o caminho do sucesso.
O case da Ingredion – continuação
Vamos voltar ao case da Ingredion! A alta administração deu o tom enquanto alguns gerentes-chave lideravam pelo exemplo, já que estavam pessoalmente motivados a resolver a cultura reativa.
Esses gerentes eram responsáveis pelo processo de planejamento e programação da manutenção, que ocupava dois dias por semana em suas agendas. Eles precisavam baixar o backlog de ordens de serviço para planilhas e organizá-los em cronogramas de manutenção, considerando os cronogramas de produção, disponibilidade de materiais e peças, habilidades técnicas e disponibilidade. Então, o cronograma final era carregado de volta no SAP para ser enviado aos técnicos e, em seguida, atualizado com frequência para atender a todas as solicitações reativas e interrupções.
A implantação de uma solução de automação levou o processo de 2 dias a 1-2 horas para a realização dos gerentes responsáveis, mas também deu início a uma cadência de planejamento e realização de tarefas preventivas. Além de reduzir o backlog, melhorou a confiabilidade e o tempo de atividade dos equipamentos.
Os gerentes usaram o tempo economizado para liderar outras melhorias de processo nas operações de manutenção.
Você pode encontrar essas pessoas já dentro do seu departamento de manutenção. Elas preenchem as lacunas entre as partes convencionais e digitais do negócio, ao mesmo tempo em que têm a experiência e as habilidades necessárias para liderar e inspirar esforços de inovação quando se trata de novas soluções mobile de automação.
Capacite as equipes para definir novas formas de trabalhar
As empresas que desejam capacitar sua equipe de manutenção para abraçar a mudança não devem apenas fornecer treinamento para quaisquer lacunas de habilidades. Também é preciso incentivar a participação de todos e assumir riscos. Quanto mais engajados com o desenvolvimento dos novos processos de trabalho, mais bem-sucedida será a transformação.
O autor e professor de Leading Organizational Transformation (Liderando a Transformação Organizacional) da Universidade de Stanford, Behnam Tabrizi, descreve que a transformação digital não tem a ver com tecnologia. “Ele frequentemente encontra participantes que são céticos em relação a todo o processo desde o início. Em resposta, ele desenvolveu um processo ‘de dentro para fora’. Todos os participantes são convidados a examinar quais são suas contribuições exclusivas para as organizações e, em seguida, conectar esses pontos fortes aos componentes do processo de transformação digital — que eles assumirão, se possível. Isso dá aos funcionários o controle sobre como a transformação digital se desenvolverá e enquadra as novas tecnologias como meios para que os funcionários se tornem ainda melhores naquilo que já faziam muito bem.”
Tanto o seu fornecedor de software digital como consultores podem ter acesso às melhores práticas, mas não têm conhecimento profundo sobre o que funciona e o que não funciona em suas operações diárias. Ao mesmo tempo, você precisa considerar que os processos precisarão ser alterados para aproveitar as vantagens da automação e das novas tecnologias digitais. Manter os gerentes de operações e alguns funcionários responsáveis pela definição ou adaptação de novos fluxos de trabalho fará com que as equipes se sintam parte do processo.
Identifique pessoas que não apenas conhecem o processo, mas sabem profundamente por que as coisas são feitas dessa forma, quais são os objetivos fundamentais e o que está por trás do processo. A McKinsey descobriu que as empresas eram 1,6 vezes mais bem-sucedidas se: “As pessoas engajadas em funções-chave estivessem mais envolvidas no desenvolvimento de iniciativas do que durante os esforços de mudança anteriores”.
Redefina funções e responsabilidades
Cada membro da equipe precisa entender seu papel e como eles se encaixam em todo o processo. Se você deixar isso bem claro, eles se sentirão mais envolvidos e verão que são essenciais para o projeto. Este passo simples, mas crucial, levará a um trabalho de maior qualidade e a uma equipe muito mais motivada.
O Case de Furnas
A Furnas contava com uma equipe de assistentes administrativos que imprimia ordens de serviço e, em seguida, inseria os resultados concluídos no SAP EAM diariamente. Essa tarefa exigia que a pessoa tivesse a habilidade única de saber se locomover na plataforma para abrir cada ordem de serviço e atualizar o status a partir das notas manuscritas do técnico.
A transformação digital por meio de um novo aplicativo Mobile EAM eliminou essa tarefa demorada, pois a sincronização ocorria diretamente com o SAP sempre que um técnico atualizasse uma ordem de serviço. Como resultado, eles conseguiram economizar 7.500 horas administrativas por mês em impressões e agrupamento de ordens de serviço em papel, além de tarefas manuais de entrada de dados.
No início do projeto, a Furnas iniciou o processo de reciclagem a fim de reter e realocar 46 funcionários administrativos para outras funções necessárias na organização. A economia do departamento de manutenção foi de U$630,000 por ano.
Nem todos os projetos de transformação digital substituem completamente os empregos, mas a maioria afeta o trabalho diário das pessoas na organização. Isso significa que as funções de trabalho e as metas dos funcionários precisam mudar. E, em muitos casos, a estrutura da organização também passa por ajustes.
Escolha uma tecnologia de fácil manuseio
Você pode tornar sua vida mais prática com um software intuitivo e fácil de usar pelas pessoas que farão o trabalho. Deixar de considerar a experiência do usuário pode levar a uma baixa adesão, além de baixo moral da equipe — especialmente quando a maneira antiga de se fazer o trabalho era mais rápida.
Parece óbvio, mas a interface do usuário (IU) pode ser negligenciada como um requisito explícito, especialmente ao escolher um aplicativo mobile. Aliás, nem todos os apps são iguais, alguns são responsivos, enquanto outros são nativamente construídos dentro do sistema operacional e convenções do dispositivo móvel. Escolher a tecnologia precisa levar a um aplicativo que aproveita as experiências comuns das pessoas com o uso de seus próprios dispositivos móveis pessoais. Essa familiaridade cria uma transição mais fácil.
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A Sigga tem 20 anos de experiência em processos de manutenção industrial. Aliás, começamos nosso negócio como uma empresa de serviços profissionais, ajudando clientes corporativos com o SAP EAM. Somos especialistas em trabalhar com equipes para implementar novos fluxos de trabalho móveis ou digitais. Podemos ajudar você a implementar processos com eficácia comprovada em gerenciamento de mudanças com seu pessoal.
Saiba mais sobre o sucesso da Ingredion em nosso webinar com Rafael Padilha, diretor de Confiabilidade e Melhoria Contínua da Ingredion (NYSE: INGR). E baixe nosso Case de Sucesso de Furnas para acompanhar de forma detalhada como a empresa evitou o purgatório de projetos piloto para obter resultados rápidos e escaláveis.
Projetamos nossas soluções de Mobile EAM e Rotinas de Almoxarifado como aplicativos nativos para impulsionar a adoção de novos fluxos de trabalho móveis pelos usuários. Nossa solução de automação de Planejamento e Programação para SAP economiza horas, criando e mantendo programações de manutenção.
Entre em contato para saber como podemos ajudar você também. Juntos, podemos abrir o caminho em sua trilha de sucesso por meio da gestão de mudança eficaz com seu pessoal e evitar, assim, o purgatório de projetos piloto.
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