O que é o purgatório de projetos-piloto? Purgatório de projetos-piloto é o nome utilizado quando há paralisação na fase piloto ou de testes de uma nova tecnologia. Sem resultados conclusivos e sem escalar a implementação. Nesta série de três partes, vamos compartilhar estratégias para equipes de operações de manutenção industrial a fim de evitar o purgatório de projetos-piloto com base na estrutura PPT (Pessoas-Processos-Tecnologia).
No primeiro artigo, falamos sobre “Pessoas”. Dessa vez, o foco será em “Processos” com o intuito de mostrar como é importante avaliar a estrutura, bem como as atividades do departamento de manutenção, conforme você adota soluções digitais. Boa leitura!
A Gestão Eficaz da Mudança agiliza os processos
“A tecnologia ajudou algumas empresas a aumentar a produtividade do trabalho de manutenção de 15% a 30%.”
McKinsey
Quando organizações com uso intenso de ativos implementam a transformação digital da forma correta, os resultados são impressionantes. Não apenas a produtividade do trabalho aumenta, mas também a confiabilidade dos ativos e a eficiência geral do equipamento (OEE ou Overall Equipment Effectiveness, do inglês).
De acordo com a McKinsey, “os sistemas de gerenciamento de trabalho digital já provaram seu valor por meio de empresas que aumentaram sua produtividade de trabalho de manutenção entre 15% a 30%… Para que isso funcione, é preciso entender as áreas específicas do ciclo de vida de manutenção e onde essas tecnologias podem agregar valor… E, como acontece com qualquer ferramenta digital avançada, o impacto somente é possível quando as organizações pensam além da tecnologia central e fazem alterações em processos, mindsets e sistemas de gerenciamento mais amplos.”
Para alcançar os benefícios de produtividade com as tecnologias digitais, é importante conhecer os problemas mais comuns em processos, que podem paralisar ou limitar os resultados.
5 problemas comuns que resultam no purgatório de projetos-piloto
Antes de mais nada, vamos definir “processo”, que é uma combinação de ações ou etapas que geram um resultado específico. Os processos da sua empresa são o “como” da transformação digital e são projetados para tornar o seu departamento de manutenção industrial mais eficiente. Além disso, eles proporcionam um nível de previsibilidade e consistência. Enquanto a sua organização passa pela transformação digital, confira os cinco problemas mais comuns em processo, que podem deixar você preso no purgatório de projetos-piloto.
1. Negligenciar os processos operacionais reais
Antes de começar o processo de transformação digital, reserve um tempo para avaliar onde o departamento de manutenção está em seus processos e quais são as dependências. Frequentemente, o foco dos projetos de transformação digital está na implementação de tecnologia com o intuito de mudar um processo para uma equipe funcional. Mas a realidade é que os processos são bastante integrados e dependem do envolvimento das funções organizacionais. Por isso, para evitar estagnação, todas as partes interessadas precisam estar envolvidas e integradas, mesmo que o impacto para a sua equipe seja mínimo.
2. Crença no processo único
Quando a tecnologia é lançada, não significa que a implementação terminou (como na expressão one-and-done, uma vez e pronto). Afinal, o verdadeiro trabalho começa com a adoção da solução. Também passa pelo treinamento, definição de novas metas, realocação de funções e atualização dos procedimentos de colaboração em prol da nova forma de trabalhar.
Portanto, mantenha a transformação digital em perspectiva. De modo geral, é um processo longo e solitário, que pode afetar a sua equipe. Para evitar isso, planeje a resistência a novos processos e seja específico sobre o cronograma e as metas do projeto. Normalmente, projetos como esses começam com ajuda externa — fornecedores de software e consultores de transformação digital, por exemplo. Em algum momento, no entanto, eles vão embora. Quando a hora chegar, seus c colaboradores internos devem estar prontos para entrar em ação e continuar o processo.
3. Uso da tecnologia nos moldes do processo antigo
Estar preso ao passado não é apenas uma questão pessoal, mas se trata de substituir os procedimentos operacionais padrão. Geralmente, a equipe envolvida na avaliação de uma nova solução vê a tecnologia como um aprimoramento dos sistemas que ela está substituindo. Porém, muitas vezes, o novo fluxo de trabalho pode ser significativamente diferente da forma tradicional se quiser colher os benefícios da digitalização.
Por exemplo, substituir ordens de serviço em papel por um dispositivo móvel elimina completamente a impressão e a comparação entre as ordens de serviço com instruções de reparo. Também influencia a rotina do técnico, que começa o dia coletando as ordens de serviço antes de ir até o local de trabalho. A economia de tempo é clara. Mas e se o gerente tivesse uma reunião rápida com os técnicos no escritório, enquanto eles estavam lá para pegar as ordens de serviço? Seria um desperdício não definir uma nova forma de definir os objetivos das atividades rapidamente a fim de reduzir o tempo de deslocamento de um local a outro.
4. Tratar seu provedor de soluções apenas como um provedor de tecnologia
Você não está apenas implementando uma tecnologia, mas uma nova maneira de trabalhar. Para definir novos processos, você precisa de um fornecedor capaz de ser o seu parceiro nesta jornada. Sua equipe pode se inspirar com as possibilidades, mas nunca terá conhecimento profundo sobre o novo sistema de software como as pessoas que o criaram. Então, aproveite o know-how do seu provedor para extrair o máximo de benefícios da tecnologia ao reprojetar seus procedimentos de trabalho.
5. Evitar integração com seus próprios sistemas
A integração de novas tecnologias à infraestrutura existente é um gargalo, além de causa significativa de atrasos e até mesmo de falhas nas iniciativas de transformação digital. É tentador pensar em evitar o problema, implementando uma nova solução como uma iniciativa autônoma. Porém, a integração de dados entre sistemas é inevitável. Criar um silo de dados apenas pode gerar confusão entre os grupos, além de mais trabalho para atualizar os sistemas centrais manualmente.
Em uma empresa com SAP ERP, por exemplo, a integração de dados em tempo real entre os sistemas operacionais é crítica. Veja nosso exemplo de um aplicativo mobile para técnicos. Um dos benefícios de um sistema totalmente digital é a capacidade de visualizar novas notificações e o status da ordem de serviço em tempo real no SAP. E não apenas pela equipe de manutenção, mas também pelos times de produção, aquisição e finanças.
Como escapar do purgatório de projetos-piloto com seus processos?
A transformação digital é como um esporte em equipe, ou seja, é essencial trabalharmos juntos para criar os melhores resultados possíveis. Então, se você estiver projetando e implementando novos processos de transformação digital, tenha em mente o seguinte:
Saiba onde você está nos processos atuais
Para criar uma visão do novo modelo de trabalho, é bom saber onde você está. Quais são os pontos que merecem atenção e quais os desafios com seu processo atual? O que está funcionando bem e onde estão as principais pendências com outros departamentos?
A McKinsey acrescenta a este ponto: “No projeto e implementação do novo sistema e processos, as organizações de sucesso assumem uma perspectiva que é centrada em gerar valor e no usuário. Embora o objetivo principal seja reduzir o desperdício e abordar os pontos problemáticos para os negócios, isso não acontecerá se a adesão for insuficiente. Portanto, sistemas bem-sucedidos também devem facilitar a vida dos usuários, como equipes de manutenção e operações ou contratados externos. Isso requer uma boa compreensão de suas práticas de trabalho, desafios e dores.”
Um bom exemplo é a Cenibra, empresa de processamento de celulose e produção de produtos de papel. A Cenibra fez uma longa avaliação de seus processos de manutenção antes de adicionar uma automação de planejamento e programação ao SAP PM com uma interface mobile. Assim, a organização descobriu que havia muitas ineficiências, pois estava gerenciando seus processos de manutenção de forma redundante fora do SAP. Isso criava atrasos e falta de visibilidade do status de trabalho, além de trabalho duplicado na hora de inserir dados no SAP. Como resultado, a empresa enfrentou desafios para rastrear seu backlog, além da contabilidade financeira e auditoria de prestadores de serviço.
Depois de mapear totalmente os seus processos atuais, a Cenibra foi capaz de definir seus pontos de atenção para o fornecedor e, em troca, ganhar suporte com a personalização do aplicativo. Isso incluiu rastrear as horas do prestador de serviço e automatizar o cálculo de custos com fórmulas integradas no aplicativo Mobile EAM. Os dados foram atualizados em tempo real no SAP PM, que gerou automaticamente os pedidos de compra a serem aprovados no SAP-MM. O novo processo digital melhorou significativamente a precisão dos dados e reduziu os recursos necessários para aquisição e manutenção, resultando em menos horas extras e despesas com contratados.
Implemente a transformação digital em partes
Não transforme tudo para o digital de uma vez. É importante tomar medidas deliberadas ao implementar o software a fim de garantir que suas equipes estejam ativamente envolvidas. Por isso, concentre-se em algumas rotinas ou processos no início e, depois, lentamente, adicione mais áreas. Comece com a substituição de um processo que seja particularmente demorado, pois a adoção será rápida e os resultados podem ser facilmente mensurados para ilustrar os resultados.
A Ingredion optou por iniciar sua transformação digital com uma solução de automação de planejamento e programação às suas operações SAP. Havia apenas alguns gerentes envolvidos neste processo e eles estavam particularmente motivados a substituir o processo de manuseio de planilhas 2 dias por semana. Como resultado, eles conseguiram alterar este trabalho para 1-2 horas por semana. Essa economia de tempo ficou visível para a alta gestão por meio de relatórios e informações detalhadas, facilmente acessíveis.
Diante da experiência positiva, a equipe de operações foi motivada a dar o próximo passo para substituir as ordens de serviço em papel por dispositivos móveis. Isso impactou uma faixa mais ampla da organização nas mudanças de processos e trouxe ainda mais sucesso.
Redefina os processos para o digital
A McKinsey descobriu que as empresas que “modificaram os procedimentos operacionais padrão por novas tecnologias digitais” tiveram 1,8 vezes mais sucesso em sua transformação digital. Um bom lugar para começar é com uma solução comprovada e pronta para uso. Evite muita personalização no início para testar e experimentar os processos digitais. Você pode descobrir rapidamente que pode minimizar as personalizações ou evitá-las por completo.”
Ao redefinir processos e internalizar totalmente os impactos dos novos fluxos de trabalho digitais, considere os impactos nas funções e responsabilidades da equipe. Afinal, alguns trabalhos podem desaparecer por completo, enquanto outros podem ser reavaliados para gerenciar mais trabalho.
A Furnas, empresa de geração de eletricidade, por exemplo, conseguiu melhorar o tempo disponível do pessoal de alto nível para agregar mais responsabilidades técnicas às suas funções. Além disso, a organização realocou 46 administradores e funcionários técnicos para outras funções como resultado da implementação de uma solução Mobile EAM em seu ambiente SAP EAM.
Confira nosso artigo, Gestão de mudança eficaz para evitar o purgatório piloto, Parte 1: Pessoas, para ter acesso a mais práticas recomendadas a funções e responsabilidades.
Sucesso na transformação do processo
Junte-se ao seleto grupo de empresas que conseguem transformar digitalmente os seus processos de manutenção industrial. Considere as melhores práticas para uma gestão de mudança eficaz com pessoas, processos e tecnologia a fim de evitar o purgatório de projetos-piloto. Além disso, fique de olho nos fatores que podem paralisar ou limitar seus resultados. Dessa forma, você também poderá usufruir dos benefícios da produtividade da transformação digital, bem como da economia de custos em suas operações.
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A Sigga tem 20 anos de experiência em processos de manutenção industrial. Aliás, começamos como uma empresa de serviços profissionais e logo nos especializamos em produtos de software EAM com o intuito de trazer automação e fluxos de trabalho móveis para o SAP. Somos adeptos em trabalhar com equipes de transformação digital para aproveitar ao máximo o poder dos processos de trabalho totalmente digitais.
Saiba mais sobre como a Ingredion impulsionou a gestão de mudanças eficaz de seus processos, resultando no sucesso da transformação digital. Veja nosso Webinar: Planejamento e Programação: Como obter uma visão estratégica da manutenção. E baixe nossos cases de sucesso da Cenibra e da Furnas para acompanhar os desafios e resultados com as soluções Sigga EAM.
Nossos aplicativos Mobile EAM e Warehouse e Inventory digitalizam processos centrais para gerenciar ordens de serviço e acompanhar movimentos de mercadorias no estoque. Já a solução de Planejamento & Programação automatiza rotinas a fim de melhorar os programas de manutenção preventiva. Nossos clientes têm visto resultados de maior produtividade de 15% a 50%.
Entre em contato para saber mais sobre como podemos ajudar você. Juntos, podemos conduzir a gestão de mudança eficaz de seus processos para ter resultados reais e evitar o purgatório de projetos-piloto.
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