Planejamento e Programação são atividades relevantes em qualquer operação de reparo e manutenção. Seja para ordenar técnicos de forma planejada ou reparar alguma falha, planejamento e programação são processos essenciais para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.
Para isso, você precisa aplicar as métricas corretas de planejamento e programação, como uma forma de avaliar e melhorar as suas operações de manutenção de ponta a ponta. Essas métricas geram um ciclo de feedback para melhorias contínuas de processos. Por meio delas, é possível transformar a sua manutenção reativa em preventiva, capaz de realizar tarefas mais planejadas.
Entender métricas, como precisão no planejamento e cumprimento do cronograma, e o seu funcionamento, ajuda a gerenciar os técnicos de uma forma mais eficiente, além de atingir as metas gerais de eficácia da manutenção.
Entenda as métricas de Planejamento & Programação
A arte de planejar envolve identificar e documentar o que precisa ser feito para concluir um trabalho. Já a programação foca em reconhecer quando as tarefas podem ser realizadas com base em pessoas e recursos disponíveis.
Precisão no planejamento
A principal métrica de planejamento recebe o nome de precisão no planejamento ou Planejado vs. Realizado. Esta é uma medida de quanto tempo uma tarefa de manutenção deve durar versus quanto tempo realmente leva.
Se o seu processo de programação adota uma tecnologia que leva o dobro do tempo alocado no cronograma, então algo está errado. A chave é avaliar de modo contínuo o tempo para planejar a mesma tarefa com mais precisão no futuro.
Para essa métrica, você precisará que seus técnicos registrem o tempo real que levaram para concluir uma tarefa. A maioria das pessoas mede a precisão no planejamento por um período específico, como um mês.
Compare a soma de todas as horas de trabalho estimadas (planejadas) para um mês e divida pelo total das horas de trabalho reais cobradas para essas tarefas. Assim, você pode avaliar o grau de precisão.
Os resultados iniciais provavelmente serão muito variados — algo entre 40% e 90% é comum. Se o percentual for superior a 100%, você está superestimando algumas atividades e vice-versa se a porcentagem for baixa.
Procure entender os valores adversos nos dados para melhorar de forma contínua as estimativas de tempo das tarefas planejadas e lidar com outras causas, que podem ser a raiz dessas discrepâncias. Uma boa meta de precisão no planejamento é 90%.
Essa métrica pode ser facilmente manipulada pelo responsável pelo planejamento — preenchendo o tempo nas estimativas da tarefa ou pelo técnico que sabe que ela está sendo rastreada.
É importante definir um tom de confiança de que esta não é uma métrica de desempenho humano, é parte de um processo de melhoria do planejamento de tarefas de manutenção em busca de maior eficiência operacional.
Cronograma em dia
O próximo conjunto de métricas serve para medir a qualidade do seu cronograma. A primeira forma de medir isso é avaliando se o cronograma está em dia, ou seja, em conformidade com a manutenção planejada (PM ou manutenção preventiva). Trata-se do percentual de tarefas agendadas que os técnicos atendem em um determinado período de tempo.
A meta do benchmark é atingir mais de 80% de conformidade com o cronograma. Não é necessariamente a busca pela perfeição, já que emergências surgem e você precisa de flexibilidade para responder.
No entanto, é possível ter uma noção se há muitas ordens de serviço programadas ou não no cronograma de uma forma mais realista.
Organizações de manufatura são as que mais se beneficiam com o rastreamento do cronograma. Geralmente, a manutenção programada significa tempo de inatividade da máquina (downtime), o que força a comunicação e coordenação estreitas entre programadores, operadores, mecânicos e outros funcionários da planta.
Cada equipamento afeta o lucro e, por isso, qualquer período prolongado de paralisação pode prejudicar as finanças da empresa.
Além disso, é importante observar a taxa de conclusão do trabalho, que é a porcentagem de tarefas programadas que foram realmente concluídas. Mais uma vez, uma baixa taxa significa que os técnicos não têm tempo para terminar todas as suas tarefas e, portanto, os cronogramas não estão sendo implementados da melhor maneira.
“O principal objetivo de manter o cronograma em dia deve ser determinar se a planta está cumprindo o cronograma semanal de forma adequada”, escreve Doc Palmer. “Mas a maioria das plantas faz o uso incorreto ao ver que os supervisores apenas estão cumprindo seu cronograma.”
Semelhante à precisão no planejamento, a conformidade com o cronograma é outra métrica para avaliar a eficácia da manutenção. Ela deve ser usada de forma colaborativa para discussões proativas de melhoria.
Implemente melhorias em suas estratégias
Melhorias começam com a análise de resultados e tendências, além da identificação das causas de baixa conformidade. Esse processo precisa envolver os gerentes de manutenção, engenheiros, planejadores/programadores e a equipe de suporte de manutenção.
É responsabilidade de todos concluir o trabalho que precisa ser feito, com os recursos e momento certos. Envolver a organização nos resultados, estimula todos a apoiar os processos de melhoria, seja em como o técnico registra seu tempo ou como o planejador planeja a programação semanal.
Além de estabelecer processos de comunicação abertos e colaborativos, a tecnologia é essencial para você avaliar e melhorar os resultados. Se leva horas para coletar e classificar as informações e calcular essas medidas, fica difícil acompanhar as métricas de forma consistente.
A automação é necessária para extrair e organizar os dados, gerando insights e oportunidades de melhoria.
Qualidade, integridade e precisão dos dados também são importantes. Dados ruins não levam a lugar algum. A melhoria começa com processos consistentes, que facilitam a captura de dados qualificados.
Oferecer uma solução mobile aos técnicos pode facilitar o registro do tempo por tarefa ou fornecer feedback de que o tempo programado está sub ou superestimado.
Planejamento e programação são a base de operações de manutenção eficientes. Métricas como a precisão no planejamento e o cronograma em dia desempenham um papel fundamental a fim de avaliar se você está otimizando tempo e recursos corretamente.
Ambas as medidas são essenciais para visualizar as métricas de planejamento e programação dentro do contexto geral de seus processos. Bem como, também implementar as soluções de tecnologia certas para gerar os insights que você precisa.
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