Mobilidade na Manutenção Industrial e Retorno de Investimento

Justificar a realização de investimentos em uma empresa não é uma tarefa fácil. Detalhes fazem toda a diferença e nem sempre apenas bons argumentos facilitam sua aprovação.

No setor industrial não poderia ser diferente. Quando se trata da compra de novas tecnologias, por exemplo, a burocracia e as naturais resistências a mudanças impõem barreiras ainda maiores aos processos de aquisição de novas ferramentas.

Vivemos na era da Indústria 5.0, pessoas e máquinas estão trabalhando cada vez mais em sintonia, aumentando a automação de processos (principalmente os rotineiros) e possibilitando aos humanos pensarem mais e executarem menos.

Embora esse movimento proporcione aumento de produtividade e redução de custos das plantas, gerentes de manutenção de grandes empresas ainda enfrentam muita dificuldade na hora de justificar investimentos em novas tecnologias.

Por isso, elaboramos este artigo, para ajudá-lo no cálculo do Retorno sobre Investimento (ROI) sobre soluções de mobilidade para as áreas de Operações e Manutenção, que funcione de forma simples e, ao mesmo tempo, permite a apresentação de dados reais, extraídos de algumas empresas.

Continue a leitura para compreender um pouco mais!

Um processo tradicional

Antes de falar sobre o que é e quais são os benefícios de uma solução de mobilidade na manutenção industrial, é importante lembrar como funciona um fluxo de trabalho em uma indústria tradicional.

É claro que vários dos aspectos aqui mencionados podem variar, dependendo do segmento de atuação, tamanho ou outra característica específica da sua empresa.

Mas de uma forma geral, conseguimos identificar um denominador comum: o uso do papel.

É possível afirmar que o uso do papel acarreta em inúmeras dificuldades para a operação, como:

• Atraso no atendimento de chamados;
• Tarefas improdutivas e onerosas;
• Falhas na entrega de peças e materiais;
• Custos com insumos para impressão;
• Excesso de deslocamentos;
• Dados ausentes e/ou pouco confiáveis.

Um processo com mobilidade

A adoção de uma solução de mobilidade na indústria não obrigatoriamente vai alterar os processos que já existem na empresa, apesar de ser uma oportunidade para que isto ocorra.

O que ocorre é uma contribuição para que as atividades sejam realizadas de forma mais eficientes e ágeis, principalmente porque os erros causados pela utilização do papel são eliminados.

Em um fluxo de trabalho com uma solução de mobilidade, o despacho das ordens de serviços e a inserção de dados passam a ser realizados de forma digital e automática.

As informações chegam muito mais rápido nas mãos do manutentor, que consegue se dedicar mais tempo à realização de suas rotinas de manutenção.

Hoje, o técnico gasta muito tempo com atividades burocráticas, por isso, uma solução de mobilidade cumpre o objetivo de devolver o técnico para o campo. 

Os principais benefícios que um processo de manutenção com mobilidade oferece são:

Benefícios:

• Atendimento rápido a notificações;
• Maior produtividade de equipe;
• Entrega eficiente de peças e materiais;
• Acesso fácil e confiável a informações;
• Inspeções seguras (menos acidentes) e
• Eliminação do papel e digitação de dados.

A partir deste benefícios fica mais simples assimilar quais são os pontos de retorno sobre o investimento, que podem ser divididos em dois grupos:

• Imediatos: a partir do momento que a sua operação começa a utilizar uma solução de mobilidade e os primeiros resultados se manifestam, alguns pontos de retorno já são alcançados. Em geral são associados à utilização de mão de obra.
• Médio prazo: aqui, o processo e a utilização já estão mais maduros e em constante ordem de melhoria. Este ponto de retorno depende mais da utilização e de como se adapta ao processo de cada cliente em específico.

De uma forma geral, o cálculo do retorno a médio prazo é um pouco mais complexo e difícil de calcular, e nem sempre será possível estimar um valor exato. Porém, você vai perceber que o retorno de utilização de mão de obra por si só já paga o projeto.

Pontos de Retorno

Nesse primeiro caso, por conta da disponibilidade de informações, os dados apresentados dizem respeito à utilização da Solução da Sigga. 

Fizemos alguns cálculos e análises de projetos, junto com clientes, que nos enviaram reports com dados e informações relevantes. 

Utilize os números apresentados como uma referência.

Imediatos: Otimização de mão de obra

Despacho de ordens de serviço

A redução média é de 90%, além da eliminação do deslocamento e do tempo de impressão.

Isso porque não existe mais a necessidade do planejador ir a campo entregar uma ordem ou esperar que elas sejam impressas. As informações são enviadas para o executante no campo em tempo real.

Vale lembrar que, em alguns cenários, estamos falando de milhares de ordens no mês, que no final é um tempo bastante representativo.

Anotações em Campo

Quando comparado ao que é realizado no papel, a redução média é de 70%.

Uma boa solução de mobilidade conta com a utilização de catálogos e listas já integradas ao sistema, o que reduz a necessidade de digitação, mesmo em campo.

Criação de notas e ordens em campo

Redução média de 80%, além de eliminar a necessidade de deslocamento, porque o profissional não precisa mais ir até a estação de trabalho para incluir a ordem no SAP. 

Todas as notas e ordens podem ser criadas por meio de um dispositivo móvel (smartphone ou tablet), onde quer que o profissional esteja. 

No caso da solução da Sigga, a criação pode ser feita mesmo sem Internet, sincronizando com o ERP assim que o usuário se conectar à rede.

Tempo de digitação das ordens no ERP para encerramento 

Por conta das integrações realizadas, as ordens são encerradas automaticamente, resultando em uma redução de 100%.

Este é um dos maiores ganhos obtidos ao utilizar uma solução de mobilidade.

Custos de impressão

Chega de imprimir ordens! Utilizando uma solução de mobilidade a redução de custos com impressão é de 100%.

Todas as informações das notas e ordens de manutenção são inseridas diretamente pelo dispositivo móvel e enviadas automaticamente para os responsáveis.

Vale a pena lembrar que essa porcentagem considera um cenário em que a solução está sendo utilizada em 100% dos processos de manutenção. Caso contrário, este índice vale apenas para o segmento em que a solução foi implantada.

Médio prazo: Melhorias no Processo

Precisão e padronização das informações vindas do campo

A utilização de catálogos, além de reduzir o tempo de digitação, elimina erros de digitação e padroniza as informações, gerando indicadores importantes para a tomada de decisões.

Uma solução de mobilidade permite o cálculo preciso do tempo de máquina. Dessa maneira, é possível analisar o aproveitamento do técnico, ou seja, o tempo que ele está realmente com a mão na massa, realizando uma manutenção.

Redução de backlog de ordens

Com o processo de mobilidade rodando, você tem mais mão de obra disponível.

Isso porque algumas tarefas e funções vão deixar de existir, como inserção de dados no SAP, e existe uma previsibilidade maior de mão de obra e tempo de serviço necessário para cada tipo de reparo.

Desse modo, o gerente pode alocar novos profissionais para o seu backlog, o que garante uma manutenção mais eficiente, contribuindo com a diminuição do tempo de quebra. Tudo isso combinado reduz o tempo de parada da empresa e da produção.

Redução das horas de máquinas paradas em consequência do aumento efetivo da manutenção

Imagine, por exemplo, que você tem uma atividade que foi programada para ser realizada em 1 hora. Dificilmente você vai ter insumo para analisar o tempo real de execução ou rever o tempo da atividade, que na maioria das vezes, quando é feito no papel, vai ser sempre igual ou maior do que o previsto.

A solução da Sigga, por exemplo, oferece um botão de play, pause e stop, que o manutentor vai utilizar de acordo com o andamento da manutenção.

No final, os gestores podem analisar os números e entender o tempo real gasto com cada atividade. Além de compreender o motivo de atraso, como a indisponibilidade de peças ou a ida ao almoxarifado para buscá-las. 

Este tipo de análise abre uma possibilidade de fazer mais atividades com o mesmo número de pessoal disponível.

Cálculo de ROI

Mão de Obra

Antes de realizar contas complexas e falar especificamente de valores, é preciso entender quais dos pontos de melhorias apresentados fazem sentido no seu processo de manutenção.

Faça perguntas baseadas nos benefícios apresentados anteriormente. Por exemplo:

• Os seus profissionais realizam muito descolamento? 
• As informações que chegam para você são de baixa qualidade?
• A sua equipe demora para transcrever os dados para o sistema?
• O número de pessoas realizando encerramento de ordens é muito grande?
• Você consegue medir o uso do tempo no seu processo?

Com essas informações mais claras, é hora de contabilizar quantas horas são gastas no seu processo atual e para cada uma das atividades listadas acima, quantos funcionários estão envolvidos.

Aqui você vai entender qual é o potencial de redução e melhoria do seu negócio. Por isso, sugiro utilizar os índices médios que apresentamos para obter os resultados mais acurados.

A ideia é que você entenda quantas horas o seu time gasta com atividades improdutivas e tome medidas para otimizar o seu processo. 

Para fechar a conta e obter o número exato, basta calcular o custo médio de hora do time.

Partindo do princípio só da otimização de mão de obra, já é possível saber o quanto de retorno utilizando uma solução para mobilidade na manutenção.

A vantagem é que este é um ganho instantâneo, ou seja, uma vez que sua equipe começa a utilizar a solução, sua operação recebe os benefícios.

Aqui segue um exemplo de um cálculo realizado em conjunto com um potencial cliente. Não revelaremos o nome por motivos de confidencialidade, mas os valores são reais.

A operação tinha cerca de 100 pessoas na área de manutenção e consideramos o percentual de redução apresentado.  

Note que, ao apostar em uma solução de mobilidade industrial, esta empresa tem um potencial de economia de aproximadamente 145 mil reais ao mês. Mais uma vez, considerando apenas os pontos de retorno imediatos.

Processos

Sempre deixamos claro que, diferente dos ganhos imediatos, as melhorias de processos são mais complicadas de alcançar e calcular. Isso impacta diretamente no cálculo de ROI. Até porque estamos falando de um cálculo prévio, em cima de um potencial de ganho futuro, depois de um certo tempo utilizando a solução.

A nossa sugestão aqui é utilizar um benchmark de mercado e estimativa de potenciais ganhos. Ou seja, utilize a base de média de mercado do seu setor, em específico, e compare com a sua situação atual. 

Isso vai permitir que você consiga encontrar o potencial de melhoria que sua operação pode alcançar. Ou seja, saindo de onde você está hoje, a partir de todos os benefícios mencionados anteriormente, se você atingir a média de mercado, você tem 100% de ganho.

Utilizando o entendimento em relação ao tempo de máquina, vamos seguir estes 3 passos:

1.Como está o indicador de tempo de máquina frente a média de mercado?

Considerando uma mão de obra própria e uma mão de obra de terceiros, a gente tem índices diferentes e existe um benchmark do mercado de 75% e a média de tempo de máquina de 40%.

2. Analisar o potencial de melhoria

Neste caso, estamos falando de 35% de potencial total, não significa que a mobilidade vai trazer 100% disso, mas significa que melhorando os processos, você poderia chegar a 100% desse retorno.

3. Qual é o custo dessa lacuna?

São as horas trabalhadas no ano, ou seja, quanto custa a minha hora versus esse percentual de 35%, e eu terei o custo médio desta lacuna. Este dado representa o que você está deixando de ganhar por não ser tão eficiente quanto a média de mercado da indústria.

Preparando seu cálculo de ROI

Resumidamente, organizamos os principais pontos que devem ser considerados na hora de preparar o cálculo para a sua operação. Dividimos em 3, assim fica mais fácil assimilar e compreender qual o momento certo de passar para o próximo estágio. 

1. Pontos de melhoria

Aqui é importante entender quais são os principais gargalos da sua empresa, ou seja, onde é possível melhorar e obter o maior ganho possível.

2. Definição da linha de defesa do ROI

Qual das opções apresentadas gera maior valor para o seu negócio? Diminuição H/H ou aumento da efetividade do time?

Algumas empresas, inclusive, já possuem uma diretriz que vai guiar este tipo de análise, até porque cada setor tem as suas especificidades.

3. Levantar os dados do cenário atual

Esta talvez seja a tarefa mais difícil dentre as três, mas também uma das mais importantes. Isso porque, na maioria das vezes, por conta do processo manual, os dados existentes já não apresentam informações de qualidade. Pior do que não ter cálculo nenhum, é ter cálculo que não tem credibilidade.

Esperamos que com todas as dicas e informações apresentadas aqui, você consiga montar o seu próprio cálculo de ROI.

A ideia é mesmo de dar um ponto de partida para iniciar essa discussão. Lembre-se de que é um cálculo complicado e não vai ser realizado de um dia para o outro. A obtenção de dados requer um investimento de tempo grande, uma vez que em um processo manual/tradicional, a disponibilidade de informações não é tão automática.

A Sigga está à disposição para ajudar você com o que for preciso. Conte conosco!