De várias formas, a manutenção é uma das funções mais importantes em uma organização. Afinal, ela tem potencial para impactar tudo, desde a produção até o atendimento ao cliente. Mesmo assim, muitos gerentes de operações não têm as ferramentas, nem os dados para planejar a gestão estratégica da manutenção.
Criar um plano baseado em dados do SAP EAM requer incontáveis horas de manipulação de volumosas transações em planilhas. Mesmo assim, a qualidade dos dados pode prejudicar a percepção de insights relevantes para construir um plano sólido. As organizações podem superar essas limitações e melhorar seus processos de planejamento e orçamento de manutenção anual, incrementando o SAP com os recursos de automação de hoje.
Neste artigo, vamos mostrar os desafios de criar e rastrear o orçamento, além de destacar as oportunidades para melhorar a eficiência e a precisão do processo. Quer alcançar uma gestão estratégica de manutenção? Acompanhe!
Orçamento para a gestão estratégica de manutenção
O gerenciamento eficaz do orçamento de manutenção é essencial para o sucesso de organizações com muitos ativos. Contar com os recursos — tanto pessoas como materiais — para manter os ativos e resolver os problemas de forma rápida pode ter um impacto material na produção. Minimizar o tempo de inatividade (downtime) não planejado e garantir que os ativos operem com eficiência máxima leva a níveis mais altos de produção, além de melhor atender às necessidades do cliente.
De acordo com a Forbes, o tempo de inatividade não planejado é “uma das maiores causas da perda de produtividade, levando a atrasos, clientes insatisfeitos e menos receita. Aliás, o problema custa aos fabricantes cerca de US$ 50 bilhões a cada ano.”
Assim, o planejamento não envolve apenas o uso dos recursos, mas a adoção dos recursos certos e a otimização dos custos conforme o orçamento. E esta é a tarefa fundamental a ser abordada.
Desafios de usar dados SAP EAM para gerenciar o orçamento
Desenvolver um orçamento anual de manutenção e rastrear as despesas reais ao longo do ano são ações essenciais para o gerenciamento eficaz do orçamento de manutenção. Porém, o SAP é conhecido por ser um desafio para muitos processos de planejamento e programação de manutenção. Criar e controlar os gastos em um plano de orçamento anual é certamente um deles. A seguir, vamos explorar os desafios mais comuns.
Desgaste e ineficiência
O processo de desenvolver um orçamento anual de baixo para cima começa com a extração de dados de manutenção do SAP. Isso inclui todas as tarefas de PM do plano de manutenção, além do histórico de ordens de trabalho corretivas e paralisações. Também envolve trabalho com planilhas, organização das demandas planejadas ao longo do ano, estimativa de manutenção não planejada com base no histórico e projetos ad hoc.
Este processo de manipulação de dados pode levar dias ou até semanas e passa longe de atividades de gestão de manutenção estratégica. Isso pode funcionar para um exercício anual, mas visualizar os custos reais do orçamento leva quase o mesmo tempo todos os meses.
Organização dos dados financeiros e outros
Como um importante centro de custos, fazer uma estimativa precisa dos gastos é importante para toda a organização. Diferentes áreas vão querer entender o que está por trás do orçamento e quais as compensações a fim de atender às metas de despesas da empresa.
Para o setor de finanças, o objetivo é revisar o orçamento pelas contas gerais, bem como outras estruturas de custos corporativos. Dividir as ordens de serviço (por exemplo: peças, mão de obra e contratos) e organizar as visualizações de orçamento por essas categorias traz um novo nível de manipulação de dados. E isso, muitas vezes, consome tempo até mesmo na hora de tentar colocar tudo no papel.
Já para os gerentes de planta e manutenção, o foco é ver e gerenciar o orçamento por seus locais, centros de custo ou até mesmo no nível do ativo. Compilar diferentes iterações do orçamento com o intuito de ajudar diferentes tomadores de decisão é importante. Porém, é quase impossível fazer isso para um planejamento anual ou visualização contínua dos dados reais do orçamento. Afinal, limita a eficácia das tarefas de gestão da manutenção, incluindo:
- Planejamento dos requisitos futuros, incluindo o número de técnicos por ofício e peças e materiais para o próximo ano;
- Despesas planejadas, bem como rastrear o orçamento a fim de acompanhar o destino dos recursos;
- Disponibilidade de detalhes para apoiar o orçamento e as discussões de troca de atividades.
Qualidade dos dados
Enfim, os dados SAP PM precisam ser completos e consistentes para dar suporte à análise, seja por planilhas ou ferramentas de automação. Se você inclui as informações SAP PM manualmente a partir de ordens de serviço baseadas em papel, os dados podem estar incompletos. Sem contar entradas de dados não estruturados, como textos abertos para a falha. Esses problemas tornam a análise difícil, incluindo a organização e visualização dos dados do histórico para entender os custos de manutenção corretiva vs. preventiva. E para identificar “agentes mal-intencionados”, como ativos com manutenção cara.
Supere os desafios com automação
Para melhorar os processos de planejamento e manutenção, as organizações precisam complementar o SAP com uma ferramenta que automatiza a extração e classificação de dados. A solução também deve permitir uma tomada de decisão mais assertiva por meio de ferramentas de visualização de dados, bem como agilizar a comunicação com diferentes áreas.
Automação para organizar dados SAP
Uma solução de orçamento de manutenção pode demorar dias e semanas em um processo de planejamento, automatizando a extração de planos SAP PM e histórico de ordens de serviço para criar um orçamento ascendente. Então, faça um upload das expectativas de orçamento e compare os resultados. A partir daí, mantenha o foco em alinhar os resultados ao orçamento, ajustando a sazonalidade, adicionando projetos especiais e contingências ou reservas. Você também pode avaliar os principais custos para determinar onde cortar ou fazer compensações.
Organização para visualizar o orçamento por público
A automação também pode criar visualizações para públicos diferentes — da área financeira aos gerentes da planta. Importe listas de estrutura de custos organizacionais, como centros de custo, contas gerais, elementos de custo, além das localizações de plantas e ativos para classificar os detalhes de orçamento. Você pode avaliar e ajustar o orçamento com base em suas visões e, em seguida, reorganizar e fazer o upload do orçamento para o SAP ou outro sistema de contabilidade financeira.
Gestão dos gastos ao longo do ano
Depois de alinhar um orçamento anual de manutenção, acompanhe os gastos reais com o orçamento usando a mesma solução. De modo geral, uma solução de orçamento pode extrair os dados SAP mais recentes para avaliar as despesas e prever mudanças com base nos últimos planos SAP PM.
Melhora da qualidade dos dados para o orçamento
Para garantir que seus planos de orçamento sejam baseados em dados confiáveis, é preciso melhorar a captura e a estrutura dos detalhes dos resultados da ordem de serviço. Substituir ordens de serviço em papel por uma solução Mobile EAM irá melhorar rapidamente a qualidade e a integridade dos dados capturados. Isso permitirá a análise do histórico de pedidos para orçamentos e cortes baseados em fatos e discussões de compensações.
Os benefícios de uma solução de planejamento e programação de manutenção
Em resumo, uma solução de planejamento e manutenção projetada para funcionar com SAP oferece muitos benefícios, o que faz o investimento valer a pena.
Otimização do tempo para os gestores
A economia de tempo pode ser significativa no processo de orçamento anual, incluindo muitas atividades do dia a dia de seus valiosos gerentes de manutenção sênior. Considere otimizar o tempo, substituindo o desgastante trabalho de extrair dados e organizar planilhas para criar orçamentos e acompanhar os gastos. Em seguida, observe o trabalho por trás da organização dos planos e atualizações de status para cada área, bem como suas necessidades e processos. Além disso, considere o tempo hoje para obter os dados, avaliá-los e entender o uso dos recursos e porque você está abaixo ou acima do orçamento.
Essa economia de tempo pode liberar sua equipe de liderança para aplicar insights estratégicos dos dados. E, assim, promover uma gestão de manutenção estratégica e mais econômica.
Melhoria do controle de gastos com manutenção
Você pode controlar os gastos com manutenção por meio de um planejamento avançado. Com total visibilidade de suas necessidades a fim de atendê-las de forma proativa. Sua manutenção anual e plano de orçamento, por exemplo, mostrará os recursos humanos necessários para cumprir o plano. Com esse insight, você pode definir se precisa contratar funcionários e prestadores de serviço ou certificar-se de que tem fundos para arcar com custos de horas extras.
Você também pode reduzir os custos de manutenção de estoque por meio do planejamento avançado das peças e materiais necessários para o plano. Evite sobrecarregar o estoque ou pedidos insuficientes, o que pode resultar em uma remessa urgente e cara de peças de reparo.
De uma perspectiva contínua, você tem visibilidade para gastar ao longo do ano e ajustar conforme necessário para seguir o orçamento ou ter acesso aos fundos necessários. Sem surpresas, afinal, você está no controle.
Melhor visibilidade dos custos de manutenção
Além disso, com essas ferramentas de decisão, você pode se basear em fatos sobre as compensações para melhor gerenciar o orçamento. Por exemplo, você pode simular o impacto de cobrir as necessidades de pessoal com terceiros em vez de horas extras ou o custo do risco de reparos pela redução das tarefas de PM.
Dicas extras para uma gestão de manutenção estratégica
O planejamento e orçamento de manutenção anual desempenham um papel extremamente importante para organizações com uso intensivo de ativos. Porém, os atuais processos manuais e ineficiências com SAP levam a muitos desafios na hora de criar e gerenciar orçamentos.
Por isso, incrementar os recursos do SAP com uma solução de orçamento e planejamento de manutenção pode ajudar a superar esses desafios. Tenha o benefício de um orçamento completo, que apoia insights e tomadas de decisão. Rastreie e relate o status do orçamento para as principais áreas, como Gestão da Planta e Finanças, em visões que atendam às suas necessidades. Planeje os pré-requisitos e controle os gastos ao longo do ano com total conhecimento do status e das implicações de cada ação.
Aproveite os benefícios de uma gestão de manutenção mais estratégica com as soluções atuais para otimizar o trabalho com SAP.
Como a Sigga pode ajudar
Por duas décadas, a Sigga tem ajudado empresas com SAP a melhorar a gestão de manutenção. Oferecemos uma solução de Planejamento e Programação líder de mercado que se integra perfeitamente ao SAP. A solução dá aos planejadores e programadores acesso a dados precisos e completos em tempo real. Além disso, eles contam com recursos poderosos, como verificar capacidades automaticamente, atribuir recursos e priorizar ordens de serviço, o que economiza tempo e aumenta a eficiência.
A partir de agora, oferecemos um módulo de orçamento de manutenção para abordar o processo de planejamento e orçamento de manutenção anual. Incluindo recursos para:
- Criar um plano de orçamento anual e identificar os requisitos de recursos dos planos SAP PM, histórico de ordens de serviço e entradas personalizadas;
- Identificar lacunas de recursos, os maiores gastos no orçamento e as distorções entre o capital e os gastos esperados;
- Contar com visualizações por centros de custo, elementos de custo e plantas;
- Manter tudo integrado com o SAP e com outros sistemas;
- Rastrear gastos reais versus planejados.
Além disso, oferecemos duas soluções mobile integradas para substituir o papel e manter os dados digitais e visíveis para toda a empresa. O Mobile EAM da Sigga apoia as tarefas diárias dos técnicos de manutenção, enquanto o Rotinas de Almoxarifado da Sigga trata do trabalho diário nas operações do armazém. Ambas as soluções são aplicativos mobile nativos de alto desempenho, que funcionam de forma online e offline. Sem contar o acesso completo às funções do telefone, como códigos de barras e câmera.
