Tecnologias destinadas a oferecer mobilidade estão cada vez mais presentes nas empresas. Desde a gestão de equipes remotas até a execução de rotinas no chão de fábrica, essas soluções visam tornar os colaboradores mais eficientes e produtivos, ao mesmo tempo que os torna menos dependentes de um posto fixo de trabalho.
Atualmente, com o conceito da Indústria 4.0 em alta, a tendência é que a tecnologia seja um diferencial estratégico nas rotinas e isso inclui o investimento em aplicações móveis e, consequentemente, o uso da chamada ordem de serviço digital — além da inteligência artificial, machine learning, computação na nuvem e big data, por exemplo.
Elaboramos este post para explicar melhor como a ordem de serviço digital funciona e por que a sua empresa precisa investir nisso. Continue com a leitura para saber mais!
Como funcionam as aplicações móveis nas indústrias?
Alguns gestores já estão cientes dos benefícios que o uso de aplicações móveis pode trazer para a indústria. Elas ajudam a aumentar a eficiência e a produtividade, uma vez que permitem que as demandas sejam atendidas mesmo que o colaborador esteja longe de um computador para registrar os dados.
Isso contribui para aumentar a integração dentro da empresa, melhorar a comunicação e evitar que o trabalho fique parado aguardando a finalização de determinada etapa. Uma das soluções voltadas para essa questão é a ordem de serviço digital — e é sobre ela que vamos falar nos tópicos a seguir.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço — ou ordem de manutenção, no contexto desse serviço — pode ser definida como uma solicitação para que algo seja feito. No documento, são registradas diversas informações, entre elas:
- o tipo de serviço que deve ser realizado (de forma detalhada);
- os materiais indispensáveis;
- as ferramentas que serão utilizadas;
- os cuidados necessários antes e durante a execução do trabalho;
- as atividades que foram, de fato, realizadas pelo colaborador.
Geralmente, as empresas que lidam com esse tipo de rotina têm uma ordem de serviço ou ordem de manutenção. É ela que direciona o trabalho do profissional, orientando a respeito do que deve ser feito e como é a melhor forma de execução.
Entretanto, podem haver situações nas quais, na prática, o problema é diferente ou mais complexo do que foi registrado pelo solicitante. Nesses casos, pode ser que seja necessário um outro tipo de abordagem, ou então que procedimentos que não estavam previstos sejam executados.
É por isso que existe um campo extra, usado para informar quando o trabalho saiu do planejado e outras intervenções tiveram que ser realizadas. Quando essas ordens são controladas manualmente (por meio do papel), elas podem conter diversas páginas, em decorrência do nível de detalhamento do serviço prestado.
Qual a diferença entre ordem de serviço impressa e ordem de serviço digital?
A principal diferença entre elas é o tempo em que as informações levam para estarem disponíveis no sistema. No papel, o técnico da manutenção precisa descrever as atividades feitas (bem como os materiais e ferramentas utilizados). Então, entrega para o supervisor depois que conclui a tarefa, que, por sua vez, vai analisar o que foi registrado e repassar para o profissional responsável incluir os dados no software.
Dependendo da demanda, pode ser que leve alguns dias até que as informações referentes àquela ordem de serviço estejam disponíveis para consulta. Por outro lado, em um modelo digital, o colaborador utiliza um coletor de dados e, por meio dele, já insere o registro referente ao trabalho realizado.
De forma automática, o sistema é atualizado com os dados — o que dispensa a necessidade de repassá-los para outra pessoa fazer a digitação.
Quais são as razões para se escolher uma ordem de serviço digital?
Como já é de se imaginar, automatizar a ordem de serviço pode trazer diversos benefícios para as empresas. A seguir, listamos 5 razões pelas quais sua empresa precisa investir nessa tecnologia.
1. Melhor aproveitamento dos recursos
Quando falamos em recurso, estamos nos referindo a tempo, mão de obra e materiais. A partir da ordem de serviço digital, a demanda é identificada imediatamente, o técnico utiliza o coletor de dados para dar entrada nas informações que, por meio de uma integração, ficam disponíveis no sistema em curto prazo.
2. Aumento da produtividade
A eliminação de registros manuais contribui para que as equipes se tornem mais produtivas. Isso vale tanto para a execução do serviço quanto para o processo de análise — que pode ser feito pouco tempo depois que a tarefa é concluída. Além disso, um histórico digital será criado com todas as ordens que já foram atendidas.
3. Redução do índice de erros e necessidade de retrabalho
Como a etapa de digitação manual das ordens de serviço é eliminada, diminui-se consideravelmente a incidência de erros no sistema. Como consequência, a necessidade de retrabalho para corrigir os dados também é reduzida.
4. Melhora no processo de análise e tomada de decisão
Com a disponibilidade das informações e a diminuição dos erros, as análises realizadas com base nos registros também se tornam mais acertadas e confiáveis. Com isso, o gestor tem uma base de dados sólida, que pode usar para avaliar os resultados dos processos e tomar decisões mais eficazes.
De acordo com as informações contidas no histórico, torna-se possível identificar algum problema recorrente e as possíveis causas para acontecerem. Já em um trabalho em conjunto com as outras áreas, é possível atuar diretamente na raiz do problema e reduzir as chances de que ele se repita.
5. Redução dos custos
A redução de custos vem por diversas formas, entre as principais:
- eliminação de desperdícios de recursos;
- diminuição de etapas desnecessárias (e que não agregam valor ao resultado);
- aumento da produtividade;
- tomada de decisão mais acertada;
- redução considerável do gasto com papel.
A automação dos processos já é uma necessidade para as empresas terem processos mais eficientes e se tornarem mais competitivas. Pensando nisso, a ordem de serviço digital é mais uma das tecnologias que chegaram para otimizar rotinas e facilitar o trabalho de colaboradores e gestores.
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