8 dicas para um planejamento de manutenção eficaz e econômico

Sem um planejamento de manutenção eficaz, os custos operacionais não podem ser bem gerenciados, nem reduzidos. Apenas cortar o orçamento, ano após ano, resultará em menos trabalho preventivo planejado e, portanto, mais trabalho reativo e de paralisação, o que leva a despesas mais altas.

Neste artigo, vamos explorar como e por que investir em melhorias para o planejamento e programação de manutenção no SAP, a fim de reduzir recursos e tempo de inatividade (downtime). Além de como obter melhor controle sobre os gastos e otimizar, assim, o seu orçamento. Acompanhe!

Principais desafios orçamentários sem um planejamento de manutenção eficaz

“Ao olhar para os custos de manutenção, o conceito mais importante que você deve lembrar é que os comportamentos da sua organização mudam os números de custo resultantes. No entanto, forçar os números dos custos não mudará o comportamento”, escreve Sam McNair, da Life Cycle Engineering.

Parece óbvio, mas reconhecer que esses comportamentos (veja o quadro abaixo) geram custos é um princípio que nem todas as organizações de manutenção colocam em prática e operacionalizam nos níveis mais altos.

O impacto do custo real de uma cultura reativa

De acordo com o artigo A Measured Approach to Uptime, do Marshall Institute, “É amplamente aceito no setor de manutenção que uma Ordem de Serviço bem planejada é até 3 vezes mais barata do que a mesma Ordem de Serviço reativa não planejada. Além disso, reparos de emergência podem custar de 5 a 7 vezes mais do que o trabalho planejado, o que obviamente causa um grande impacto nos resultados financeiros”.

Quando você considera o tempo que leva para atender uma chamada, solucionar o problema, obter as peças de reposição e ainda administrar a perda de produção, fica bem mais claro. Não é difícil ver que mudar a cultura de manutenção reativa para planejada pode ter um grande impacto em seu orçamento de manutenção (e no controle dele).

Qual a dimensão do impacto? De acordo com Richard Lamb, PE, CPA, presidente dos Sistemas de Controle de Custos, “Com base em nossa experiência, a capacidade de orçar e controlar os custos de manutenção tende a aumentar a receita em 10% a 30% durante fortes ciclos de negócios e mais de 100% em ciclos fracos. Pode ser a diferença entre lucros e perdas nos piores ciclos de negócios… O benchmarking do setor demonstrou que o custo total de manutenção pode ser reduzido de 10% a 35%.” Como você pode ver, um planejamento de manutenção eficaz traz impacto significativo para os seus negócios.

Fundamentos para melhorias

Geralmente, o orçamento de manutenção representa um grande montante dividido pelas principais áreas de custo: mão de obra, materiais, serviços de contato e outras despesas relacionadas. Essa estrutura é insuficiente quando se trata de criar previsões para o orçamento.

O orçamento deve ser planejado em um nível mais granular, com o reconhecimento de que a manutenção é uma função complexa e variável. Para começar, você deve construir uma base a fim de entender o que gera custos, bem como as alavancas para poder controlar e reduzir os gastos.

1) Buscar orçamento baseado em ativos

A maior parte dos custos de manutenção ocorre anualmente, mas varia de acordo com o ativo. Portanto, o desenvolvimento do orçamento de manutenção deve ser feito com base em ativos (ou grupo de ativos semelhantes). Observando o histórico de reparos por ativo, você pode prever com mais precisão os custos futuros para manutenção e reparos. Rapidamente, você será capaz de ver as falhas e, assim, criar o foco para seus esforços de melhoria.

Criar orçamentos neste nível tornará mais fácil prever e justificar os gastos com manutenção. Quando ocorrer um retrocesso em um item do orçamento, ter a capacidade de se aprofundar nos detalhes encoraja uma decisão colaborativa e baseada no risco. Desse modo, haverá menos surpresas quando ocorrer uma quebra (breakdown).

2) Padronizar processos

Contar com procedimentos padronizados e bem documentados para identificar, planejar, programar e executar o trabalho é, certamente, uma base para ter maior consistência nos gastos com manutenção. A aprovação do trabalho também é necessária para controlar as despesas, além de avançar no planejamento e nos processos de programação, que podem agregar mais valor.

De acordo com o Manual de Planejamento e Agendamento de Manutenção do Doc Palmer, “Implementar planejamento e programação de forma adequada pode melhorar o tempo de manutenção produtiva de uma organização — de 25-35% para 50-55% — quase dobrando a capacidade de concluir o trabalho”. Isso significa que mais trabalhos planejados são realizados, resultando em maior confiabilidade dos ativos e menor custo de manutenção não planejada.

3) Melhorar a coleta de dados para análise

Embora os dados necessários para o planejamento de custos com base em ativos estejam disponíveis em seu sistema SAP, geralmente não são de qualidade. Ou seja, não bastam para dar suporte aos insights essenciais a fim de gerenciar os custos. Identificar desperdícios, ineficiências e a causa da falta de confiabilidade, além de encontrar formas de prevenir ou controlar esses custos ao longo do tempo, ajuda a melhorar a execução geral e reduzir gastos.

Robert Peffen, do Management Resources Group, resumiu este ponto como: “Uma das maneiras mais eficazes de controlar o orçamento de manutenção é identificar e eliminar problemas recorrentes de confiabilidade e manutenção. Para isso, os dados sobre os trabalhos de manutenção realizados devem passar por coleta e análise. As falhas identificadas devem ser classificadas de acordo com a gravidade do impacto para o negócio. A Root Cause Analysis (RCA ou Análise de Causa Raiz) deve então ser aplicada com o intuito de eliminar as causas das falhas.”

Com a coleta de dados, vem a capacidade de buscar estratégias de manutenção mais avançadas, como Manutenção Centrada em Confiabilidade (RCM). Com o RCM, o foco é manter o maquinário e os ativos em operação na capacidade máxima, minimizando os custos de manutenção. Isto é, uma abordagem de manutenção (preventiva, preditiva, execução) por ativo.

4) Mudar mentalidades reativas

Sem apoio, o gerente de manutenção não consegue controlar os custos de manutenção. Portanto, ele precisa do suporte e da colaboração de toda a equipe de operações. O diretor de Confiabilidade e Melhoria Contínua da Ingredion, Rafael Padilha, descreveu bem este desafio cultural.

Neste webinar, ele diz que “quando você não tem uma cultura de confiabilidade, é difícil convencer o gerente da planta, o diretor de operações e outros a parar a produção para fazer manutenção preventiva. Mas você tem que fazer isso ou nunca alcançará confiabilidade.” Ele continua explicando como conseguiu transformar organizações de manutenção reativa para preventiva com sucesso, conquistando reduções de custo significativas.

Principais ações para colocar em prática

5) Melhorar o uso do sistema SAP EAM

Evidências demonstram que as melhores práticas de planejamento e programação são essenciais para melhorar a produtividade da equipe de manutenção, aumentar o tempo de atividade do equipamento e reduzir custos. Mas não é tão fácil trabalhar com o SAP PM, conforme observado por um grande analista em sua pesquisa sobre Satisfação Funcional do ERP EAM (2020). As principais funções de gerenciamento de manutenção que têm as maiores lacunas na satisfação do cliente incluem:

• Dados para o agendamento: capacidade de rastrear a disponibilidade, qualificações e habilidades dos colaboradores a fim de atribuir atividades de manutenção específicas;
• Agendamento de trabalho: automatizar a delegação de tarefas e recursos ao longo de um período de tempo.

As empresas que usam SAP podem se beneficiar de forma significativa com um software especializado, que oferece uma interface intuitiva para os dados SAP e automatiza muitas das etapas de rotina de planejamento e programação.

O resultado pode ser relevante, conforme observado por Doc Palmer: “A coordenação do trabalho desde o planejamento aumenta o wrench time de 35% de uma força de manutenção típica para até 55%. Cinquenta e cinco por cento dividido por 35% resulta em uma melhoria de 1,57. Isso significa que 30 pessoas com trabalho planejado e programado poderiam realizar o trabalho de 47 pessoas. Então, investir em um único planejador cria um aumento de 17 pessoas na força de trabalho!”

6) Investir em tecnologias preditivas

Para economizar tempo e dinheiro em manutenção preventiva, invista em tecnologias para acionar tarefas de manutenção preventiva, substituindo programações pré-estabelecidas. Prever uma mudança nas condições dos ativos, como aumento de temperatura, vibração ou ruído, pode permitir que menos tarefas de manutenção preventiva sejam realizadas anualmente. Sensores e outros dispositivos Industriais de Internet das Coisas (IIoT ou Industrial Internet of Things) fornecem esses dados junto a tecnologias inteligentes incorporadas em muitos dos sistemas de produção atuais.

7) Melhorar a tecnologia para equipes

Manter os dados digitais em todas as etapas é um meio de dar suporte à coleta de dados e à consistência do processo. Para os técnicos, a substituição das ordens de serviço em papel por dispositivos móveis aumenta o tempo de uso de ferramentas, o que resulta em mais trabalho concluído por menos técnicos. Os benefícios adicionais de economia normalmente incluem uma redução de 90% no tempo para despachar ordens, além de 70% do tempo para capturar notas de campo e ainda 100% com custos de impressão.

A Ambev, subsidiária da ABInBev, maior cervejaria do mundo, economizou mais de 7,2 milhões de folhas de papel por ano ($360.000) ao substituir ordens de serviço em papel por dispositivos móveis! Além disso, a empresa reduziu o seu MTTR (Tempo Médio de Reparo) em 79% — de 24 para 5 dias, o tempo de inatividade (downtime). Sem contar que aumentou a produção e a produtividade de seus técnicos e trabalhadores em 15%.

8) Estabelecer e rastrear indicadores-chave

Conforme você investe em tecnologia e ferramentas para economizar dinheiro em custos de manutenção, é importante saber demonstrar os resultados de forma objetiva e por meio de indicadores-chave de desempenho (KPI ou Key Performance Indicator).

Essas métricas também são essenciais para a otimização contínua das atividades de manutenção. De acordo com Robert Peffen, as seguintes medidas são uma boa base para impulsionar melhorias:

• Backlog do trabalho total (em horas de trabalho): medida de todo o trabalho no sistema de manutenção que deve ser executado;
• Backlog do trabalho planejado (em horas de trabalho): medida de todo o trabalho no sistema que foi planejado;
• Percentual de trabalho planejado: proporção de trabalho planejado versus trabalho não planejado, ambos executados dentro de um período de tempo;
• Percentual de trabalho programado: medida da quantidade de trabalho planejado que é colocado em uma programação para ser executada;
• Percentual de programação semanal concluída: medida da quantidade de trabalho programado em comparação ao que foi realmente concluído. Vale para medir o cumprimento do cronograma;
• Percentual de PM e PdM: medida da quantidade de manutenção preditiva e preventiva realizada em relação à quantidade total de trabalho em um período do cronograma. Confira mais informações sobre como melhorar as taxas de eficácia da manutenção.

Conclusão

É impossível cortar gastos com manutenção e, ao mesmo tempo, alcançar um desempenho confiável dos equipamentos sem um planejamento de manutenção eficaz. Embora possa parecer desafiador, fazer progresso com os métodos e ferramentas corretos pode ser o começo para um planejamento de manutenção eficaz. Isso inclui melhorar as taxas de manutenção e agregar melhoria contínua ao orçamento de manutenção.

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