O custo real de um alto acúmulo de manutenção

Um backlog de manutenção não é ruim por si só, mas se for muito alto, é um sinal de vários problemas que custam dinheiro real. Como muitas empresas, você pode não estar rastreando e medindo os impactos para justificar o que será necessário para reduzir o backlog a níveis aceitáveis.

O que é Backlog de Manutenção?

Um backlog é a lista de trabalhos de manutenção planejados e prontos para serem incluídos no cronograma de trabalho. Mas há mais para entender o backlog.

1. Todo o trabalho não é de alta prioridade – o que deve ser feito para segurança ou para manter o funcionamento do equipamento crítico?
2. Quais recursos por comércio estão disponíveis? – talvez você tenha mais trabalho elétrico do que horas de eletricista, ou muito pouco trabalho planejado para encanadores.
3. O relatório é preciso? Você tem quatro ordens de serviço em atraso como resultado da falta de 4 meses de uma única tarefa de Manutenção Preventiva (PM)?
4. As ordens de serviço estão totalmente planejadas e os materiais estão disponíveis?

O backlog é mais complexo do que parece. Como resultado, muitas organizações evitam o trabalho necessário para gerenciar efetivamente o backlog, o que causa um padrão de manutenção reativa e deixar o equipamento funcionar até a falha. A consequência? As avarias preenchem os horários dos técnicos e fazem com que o acúmulo de PMs e ordens de serviço corretivas fique fora de controle. E o custo real da manutenção reativa é a redução da disponibilidade de ativos, desperdício de material e perda de produtividade dos recursos de produção.

“Estratégias de manutenção inadequadas podem reduzir a capacidade produtiva geral de uma fábrica de 5 a 20 por cento.” Deloitte

Comece a gerenciar o backlog

Evite os impactos de custo e lucratividade de práticas de manutenção inadequadas gerenciando o backlog. Comece entendendo o estado atual de seus dados de manutenção.

Três etapas para gerenciar o backlog:

1. Limpar– Remova o trabalho concluído, ordens de serviço duplicadas (como 3 das 4 tarefas de PM perdidas) e qualquer trabalho que não esteja totalmente planejado. Não conte as ordens de serviço que estão faltando materiais, atribuições de recursos, detalhes do trabalho e uma estimativa de tempo necessário.
2. Medir – Puxe 1-2 semanas de ordens de serviço totalmente planejadas, cobrindo manutenção preventiva, inspeções e tarefas corretivas. Calcule o backlog total (em horas) do trabalho planejado e compare com a disponibilidade de pessoal para o mesmo período de tempo (em horas).
3. Avalie os resultados – Um backlog saudável é ≈ duas semanas de trabalho por técnico. Menos de duas semanas de trabalho pode ser um sinal de excesso de pessoal e mais de duas semanas destaca um problema de pessoal. Mas este é apenas um ponto de partida – a imagem real está nos detalhes.

Melhores práticas para gerenciar o backlog

1. Divida a Medida do Backlog – Avalie o backlog em um nível granular.

• Veja pelas habilidades necessárias para fazer o trabalho. Quais profissões (mecânico, encanador, eletricista…) e nível de habilidade.
• Visualização por criticidade do trabalho para segurança ou para atender requisitos de produção.
• Veja os PMs anteriores que não foram concluídos para repriorizar devido ao maior nível de risco de atrasos adicionais.

Com as visualizações avançadas da situação, você pode gerenciar proativamente seus recursos de manutenção para atender à demanda futura.

2. Obtenha alinhamento organizacional – Como a produção desempenha um papel crítico no planejamento do tempo de inatividade do equipamento para conduzir PMs e trabalhos de manutenção corretiva, seu envolvimento é fundamental para o gerenciamento de pendências. Se você está lutando para planejar o tempo de inatividade do equipamento com a produção para concluir as PMs, provavelmente há um desalinhamento ou desconfiança na criticidade das PMs planejadas. Comece obtendo alinhamento sobre como o trabalho é priorizado e como o backlog é medido. Em seguida, use os relatórios de backlog como parte do processo de alinhamento do cronograma para uma tomada de decisão objetiva.

3. Aprimorar o Planejamento e Programação da Manutenção – Melhorar a utilização do tempo de um técnico é menos dispendioso do que pagar horas extras, contratar empreiteiros ou lidar com as consequências de quebra de um grande acúmulo de pedidos.

“Você pode aumentar sua força de trabalho em 35% sem contratar ninguém com planejamento e programação adequados.”

Erik Hupje, The Road 2 Confiabilidade

Um acúmulo alto de trabalho pode sinalizar lacunas em seu processos de planejamento e programação. Uma bandeira vermelha é ver muitas ordens de serviço que não são concluídas na primeira vez e permanecem na lista de pendências. Procure entender os motivos e você encontrará muitas conexões com lacunas no planejamento e na programação:

• Peças não estavam disponíveis para concluir o trabalho
• O equipamento não está disponível quando o técnico foi agendado para concluir o trabalho
• Incompatibilidade de habilidades – o trabalhador designado não tinha as habilidades certas para fazer o trabalho.

4. Dimensione corretamente seus planos de manutenção preventiva — Ter muitos PMs pode levar ao desperdício de recursos, contribuindo para um problema de atraso. “Experiências e estudos mostram que até um terço das tarefas na maioria dos programas de manutenção preventiva não agregam valor real. Outro terço normalmente se beneficiaria de uma mudança de frequência.” ade acordo com Erik Hupje, The Road 2 Reliability.
Essa situação também leva à desconfiança organizacional quanto à necessidade do trabalho, omitindo as tarefas e aumentando o backlog com PMs agendados perdidos. Investir tempo no dimensionamento correto de seus planos de PM resulta em maior alinhamento e produtividade para a equipe de manutenção e produção.

5. Manter Planos de Trabalho Detalhados — O gerenciamento eficaz da carteira de manutenção requer investimento em planejamento de trabalho, desde a criação de tarefas de manutenção preventiva de qualidade e listas de inspeção até procedimentos documentados para reparos comuns. Com planos de trabalho robustos, você pode visualizar não apenas o trabalho que está pronto para ser agendado, mas também as próximas duas semanas de ordens de serviço. Isso permite que você gerencie melhor seus recursos antes de entrar na janela de agendamento de curto prazo (1-2 semanas).

“É amplamente aceito na indústria de manutenção que uma Ordem de Serviço bem planejada é cerca de 3 vezes mais barata do que a mesma Ordem de Serviço reativa não planejada, e que os reparos de emergência podem custar de 5 a 7 vezes mais do que o trabalho planejado, o que pode obviamente tem um grande impacto no resultado final”.

Instituto Marshall, uma abordagem medida para o tempo de atividade

O custo de carregar um backlog alto?

Se você não estiver rastreando e visualizando o backlog, talvez não veja as ineficiências de custo reais em seu programa de manutenção. E se sete técnicos puderem fazer o trabalho de 10? Quanto você economizaria em horas extras e custos de empreiteiros? E se a falta de PMs levasse a 10% mais falhas de equipamentos? Por sua vez, as falhas resultaram em paradas de equipamentos, desperdício de matéria-prima e produção reduzida de 5% para 20%? Isso não apenas afeta a lucratividade da empresa, mas também pode levar à perda de clientes.

Não é hora de assumir o compromisso de avançar em seu planejamento e programação de manutenção? Rapidamente, você poderá aproveitar os relatórios de backlog para gerenciar seus recursos, planejar fornecedores ou justificar outras melhorias de processo e tecnologia.

Assuma o controle do seu backlog

A Sigga Technologies, líder global no fornecimento de soluções EAM móveis para usuários SAP, possui uma Solução de planejamento e agendamento que se integra perfeitamente com o SAP PM. Essa solução oferece aos planejadores e programadores acesso a dados precisos e completos em tempo real, incluindo relatórios detalhados de pendências. A solução automatiza as tediosas tarefas de planejamento para verificar o tempo de inatividade do equipamento e a disponibilidade de materiais, atribuir recursos e agendar ordens de serviço com base em suas prioridades exclusivas. Nossos clientes conseguiram assumir o controle de suas pendências e alcançar resultados, incluindo aumentos de 25% no tempo da chave e aumentos de 10% no tempo médio entre falhas.

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