O que é o purgatório do piloto? O purgatório piloto é ficar parado na fase piloto ou de teste de uma nova tecnologia e, portanto, incapaz de mostrar resultados e dimensionar a implantação. Nesta série de 3 partes, discutiremos estratégias para equipes de operações de manutenção industrial para evitar o purgatório piloto com base na estrutura PPT (Pessoas-Processo-Tecnologia). para examinar profundamente as estruturas e tarefas de trabalho do departamento de manutenção à medida que você se transforma com soluções digitais.
>Gerenciamento de Mudanças Eficaz Agiliza Processos
“A tecnologia ajudou algumas empresas a aumentar a produtividade da mão de obra de manutenção em 15 a 30 por cento.” >McKinsey
Quando as empresas em setores pesados de ativos intensivos acertam na transformação digital, os resultados são impressionantes. Não apenas a produtividade da mão de obra aumenta, mas também a confiabilidade dos ativos e a eficiência geral do equipamento (OEE).
De acordo comMcKinsey, “Os sistemas de gerenciamento de trabalho digital há muito provaram seu valor, com muitas empresas aumentando sua produtividade de mão de obra de manutenção entre 15 a 30 por cento…Fazer a abordagem funcionar significa entender as áreas específicas do ciclo de vida de manutenção onde essas tecnologias podem agregar valor… E, como acontece com qualquer ferramenta digital avançada, o impacto duradouro geralmente só é possível quando as organizações pensam além da tecnologia principal e fazem mudanças nos processos, mentalidades e sistemas de gerenciamento mais amplos.”
Para obter os benefícios de produtividade prometidos pelas tecnologias digitais, é importante abordar problemas de processo comuns que podem interromper ou limitar os resultados.
> 5 problemas de processo comuns que resultam no purgatório do piloto
Primeiro, vamos definir “processo”, que é uma combinação de ações ou etapas que geram um resultado específico. Os processos da sua empresa são o aspecto “como” da transformação digital e são projetados para tornar seu departamento de manutenção industrial mais eficiente. Além disso, eles fornecem um nível de previsibilidade e consistência. À medida que sua organização passa pela transformação digital, aqui estão alguns dos cinco problemas de processo comuns que podem levá-lo ao purgatório do piloto.
>1. Com vista para os processos operacionais reais
Antes de iniciar o processo de transformação digital em seu departamento, reserve um tempo para avaliar onde o departamento de manutenção está em seus processos e quais são as dependências. Muitas vezes, os projetos de transformação digital são focados na implantação de tecnologia para mudar um processo para uma equipe funcional. Mas a realidade é que os processos são bastante integrados e dependentes após o engajamento em todas as funções organizacionais. Para evitar a paralisação, todas as partes interessadas precisam estar envolvidas e integradas, mesmo que o impacto para sua equipe seja menor.
>2. Crença de Processo Único e Pronto
Quando a tecnologia é lançada, você ainda não terminou, agora o trabalho real começa para promover a adoção de soluções, treinamento, definir novas metas, redefinir papéis e atualizar procedimentos de colaboração para codificar a nova maneira de trabalhar.
Portanto, mantenha a transformação digital em perspectiva. Muitas vezes, é um processo lento e solitário que pode prejudicar sua equipe. Para evitar isso, planeje a fadiga de batalha e seja específico sobre o cronograma e as metas do projeto. Normalmente, projetos como esses começam com a ajuda de participantes externos, como fornecedores de software externos e consultores de transformação digital. Em algum momento, porém, eles irão embora. Quando chegar a hora, seus jogadores internos já devem estar prontos para assumir o controle e continuar o processo.
>3. Fazendo a tecnologia funcionar como o processo antigo
Estar ligado ao passado não é apenas uma questão de pessoas, mas uma questão de substituição de procedimentos operacionais padrão. Muitas vezes, os membros da equipe envolvidos na avaliação de uma nova solução a consideram uma melhoria dos sistemas que está substituindo. A realidade geralmente é que o novo fluxo de trabalho pode ser significativamente diferente da maneira tradicional de trabalhar para para colher os benefícios da digitalização.
Por exemplo, substituir ordens de serviço em papel por um dispositivo móvel elimina completamente a impressão e o agrupamento de ordens de serviço com instruções de reparo. Isso também reduz a rotina do técnico para começar o dia pegando as ordens de serviço antes de se deslocar para o canteiro de obras. A economia de tempo é nítida. Mas e se o gerente geralmente realizasse uma reunião rápida com os técnicos no escritório enquanto eles estavam lá para pegar as ordens de serviço?
>4. Tratando seu provedor de soluções apenas como um provedor de tecnologia
Você não está apenas implementando uma tecnologia, está implementando uma nova forma de trabalhar. Para definir seus novos processos, você precisa de um fornecedor que seja seu parceiro na jornada. Sua equipe pode se inspirar com as possibilidades, mas nunca terá uma visão tão profunda do novo sistema de software quanto as pessoas que o criaram. Aproveite seu provedor para garantir que você obtenha o máximo benefício da tecnologia ao redesenhar seus procedimentos de trabalho.
>5. Evitando a integração com seus próprios sistemas
A integração de novas tecnologias à infraestrutura existente é um gargalo conhecido e uma causa significativa de atrasos e até de falhas nas iniciativas de transformação digital. É tentador evitar o problema implementando uma nova solução como uma iniciativa independente. O problema, claro, é que a integração de dados entre sistemas é inevitável. A criação de um silo de dados apenas cria confusão entre os grupos e mais trabalho para atualizar manualmente os sistemas principais.
Em uma empresa com SAP ERP, por exemplo, a integração de dados em tempo real entre os sistemas operacionais é crítica. Veja nosso exemplo de um aplicativo móvel para técnicos. O poder do sistema totalmente digital é poder visualizar novas notificações e status de ordem de serviço em tempo real no SAP não apenas pela equipe de manutenção, mas produção, compras e finanças.
>Como escapar do purgatório do piloto com seus processos?
A transformação digital é um esporte de equipe e é essencial trabalhar em conjunto para criar os melhores resultados possíveis. Se você está atualmente projetando e implementando novos processos para a transformação digital, tenha em mente o seguinte:
>Saiba onde você está nos processos atuais
Para criar uma visão do novo modelo de trabalho, ajuda saber onde você está. Quais são seus pontos de pintura atuais e desafios com seu processo atual? O que está funcionando bem e onde estão as principais dependências com outros departamentos?
McKinseya acrescenta a esse ponto: “No projeto e na implementação do novo sistema e processos, as organizações bem-sucedidas adotam uma perspectiva centrada no valor e no usuário. Embora o objetivo principal seja reduzir o desperdício e abordar os pontos problemáticos do negócio, isso não acontecerá se a adoção for ruim. Portanto, sistemas bem-sucedidos também devem facilitar a vida dos usuários, como funcionários de manutenção e operações ou contratados externos. Isso requer uma boa compreensão de suas práticas de trabalho, desafios e pontos problemáticos.”
Um bom exemplo éCenibra, uma empresa de processamento de celulose e produção de produtos de papel. A Cenibra fez uma avaliação exaustiva de seus processos de manutenção antes de adicionar uma interface móvel de automação de planejamento e programação ao SAP PM. O que eles descobriram foram muitas ineficiências, pois gerenciavam seus processos de manutenção de forma completa e redundante fora do SAP. Isso criava atrasos nas informações e falta de visibilidade do status do trabalho, além de trabalho duplicado para inserir dados no SAP. Como resultado, eles enfrentaram desafios para acompanhar a carteira de pedidos e para a contabilidade financeira e auditoria dos prestadores de serviços.
Depois de mapear totalmente seus processos atuais, eles foram capazes de definir seus pontos problemáticos específicos para o fornecedor oferecer suporte na personalização do aplicativo. Isso incluiu rastrear as horas do prestador de serviços e automatizar o cálculo de custos com fórmulas integradas no aplicativo Mobile EAM. Os dados eram atualizados em tempo real no SAP PM que gerava automaticamente os pedidos de compras a serem aprovados no SAP-MM. O novo processo digital melhorou significativamente a precisão dos dados e reduziu os recursos necessários na aquisição e manutenção, resultando em menos horas extras e despesas com fornecedores.
>Peças gerenciáveis em pedaços
Como se costuma dizer, “não coma o elefante inteiro de uma só vez”, não transforme digitalmente tudo de uma vez. É importante tomar medidas deliberadas ao implementar o software para garantir que suas equipes estejam ativamente envolvidas. Concentre-se em algumas rotinas ou processos no início e, aos poucos, adicione mais à iniciativa. Selecione um processo que seja particularmente tedioso e demorado, pois a adoção será rápida e os resultados podem ser fáceis de medir para ilustrar os resultados.
Ingredion optaram por iniciar sua transformação digital adicionando uma solução de automação de planejamento e agendamento às suas operações SAP. Havia apenas alguns gerentes envolvidos nesse processo e eles estavam particularmente motivados a substituir seu processo de manipulação de planilhas por 2 dias por semana. Como resultado, eles conseguiram concluir o trabalho em 1 a 2 horas por semana. Essa economia de tempo era visível para a gerência sênior, juntamente com os novos relatórios e profundidade de informações que eles podiam acessar facilmente.
Como resultado da experiência positiva, a equipe de operações foi motivada a dar o próximo passo para substituir os pedidos de papelada por dispositivos móveis, impactando uma área mais ampla da organização nas mudanças de processo e resultando em mais sucesso.
>Redesenhar Processos para o Digital
McKinsey descobriu que as empresas que “modificaram os procedimentos operacionais padrão para incluir novas tecnologias digitais” tiveram 1,8 vezes mais sucesso em sua transformação digital. Um bom lugar para começar é com uma solução pronta e comprovada. Evite muita customização no início para testar e experimentar os processos digitais. Você pode descobrir rapidamente que pode minimizar as personalizações ou evitá-las completamente, como o novo processo digital prova ser.
Ao redesenhar os processos e internalizar totalmente os impactos dos novos fluxos de trabalho digitais, considere as implicações para a definição de funções e responsabilidades da equipe. Alguns trabalhos podem desaparecer completamente e outros podem ser revisados para gerenciar mais trabalho.
Por exemplo, a empresa de geração de eletricidadefurnas conseguiu melhorar o tempo disponível do pessoal de alto nível para agregar mais responsabilidades técnicas aos seus cargos. Além disso, eles realocaram 46 funcionários administrativos e técnicos para outras funções, tudo como resultado da implantação de uma solução EAM móvel em seu ambiente SAP EAM.
Veja nosso artigo,>Gerenciamento eficaz de mudanças para evitar o purgatório piloto, Parte 1: Pessoas, para obter mais práticas recomendadas relacionadas a funções e responsabilidades.
Sucesso da Transformação do Processo
Junte-se às fileiras das empresas que tiveram sucesso na transformação digital de seus processos de manutenção industrial. Considere as práticas recomendadas para gerenciamento de mudanças eficaz com seu pessoal, processo e tecnologia para evitar o purgatório do piloto. E fique ciente dos fatores que podem paralisar ou limitar os resultados e você também pode colher os benefícios da produtividade da transformação digital e economia de custos em suas operações.
>Ajuda do GetEffective Change Management
A Sigga possui 20 anos de experiência em processos de manutenção industrial. Na verdade, começamos nossa empresa como uma empresa de serviços profissionais e depois nos especializamos em produtos de software EAM para trazer automação e fluxos de trabalho móveis para SAP. Somos especialistas em trabalhar com equipes de transformação digital para aproveitar ao máximo o poder de processos de trabalho totalmente digitais.
Ouça mais sobre como o Ingredio promoveu mudanças efetivasgestão de seus processos resultando no sucesso da transformação digital. Assista a trechos de nosso webinar,Planejamento e Programação, uma Abordagem Estratégica. E baixe nossoCenibraefurnashistórias de sucesso para ler sobre seus desafios e resultados com as soluções Sigga EAM.
NossoEAM móveleArmazémaplicativos digitalizam processos centrais para gerenciar ordens de serviço e movimentações de mercadorias no armazém, enquanto nossosolução de planejamento e programaçãoautomatiza rotinas para melhorar os programas de manutenção preventiva. Nossos clientes observaram resultados de produtividade de 15% a mais de 50%.
Entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudá-lo. Juntos, podemos conduzir o gerenciamento de mudança eficaz de seus processos para obter resultados e evitar o purgatório do piloto.
>Saiba mais >sobre Sigga e nossas soluções digitais e móveis para SAP EAM.