Falamos há décadas sobre a Indústria 4.0 e a digitalização de fluxos de trabalho em papel, mas muitas operações de manutenção em setores com uso intensivo de ativos ainda precisam deixar de usar papel. Embora a transformação digital esteja revolucionando a forma como as informações são compartilhadas em toda a empresa, o papel ainda parece desempenhar um papel importante, especialmente para ordens de serviço de manutenção. Por mais demorados, trabalhosos e propensos a erros que os sistemas baseados em papel possam ser, muitas organizações de manutenção evitam se tornar digitais e móveis devido à preocupação de passar pelas mudanças. Se você está pronto para defender a mudança, continue lendo este artigo.
Os desafios dos processos atuais baseados em papel
Você sabe intuitivamente que o uso de papel é caro e tem impacto ambiental em sua produção, transporte e descarte. O uso de papel também tem uma variedade de impactos e custos ocultos para suas operações:
- Hora de imprimir as ordens de serviço. Tempo significativo é gasto imprimindo, anexando instruções de trabalho, classificando e distribuindo ordens de serviço.
- Erros manuais de entrada de dados. Os técnicos anotam as informações enquanto trabalham e, posteriormente, as atualizações são inseridas manualmente nos sistemas de computador, criando a oportunidade de entradas inconsistentes, má interpretação e erros de entrada de dados. Esse processo de duas etapas tem impacto na produtividade e na qualidade dos dados.
- Atrasos de dados. Os dados podem se tornar irrelevantes se não forem processados com rapidez suficiente. Se um técnico encontrar um problema, quanto tempo sua organização leva para enfrentar o novo desafio usando seus processos atuais? Considere suas métricas atuais de MTTR (tempo médio para reparo) e quanto desse processo é afetado pela notificação e criação de ordem de serviço e processo de atribuição.
Qual é a perda de produtividade para sua organização com esses problemas relacionados ao papel?
Comece sua jornada entendendo os benefícios de ficar sem papel
Manter as ordens de serviço digitais por meio dos processos de ponta a ponta de manutenção e reparo pode fornecer benefícios significativos para suas operações.
Economizar
Conservadoramente, papel e impressão podem custar 5c por página. Quando você considera o custo das impressoras e manutenção, o custo total pode ser muito maior. Usando um exemplo do mundo real, furnas – uma empresa de geração e transmissão de eletricidade – economizou 500.000 folhas de papel por ano (~$25.000) ao se tornar digital.
Reduzir o impacto ambiental
O impacto ambiental estimado de 10 milhões de páginas de papel é:
- 2.500 árvores
- 56.000 galões de petróleo
- 450 jardas cúbicas de espaço de aterro
- 595.000 kW (quilowatts) de energia
Além disso, a eliminação do papel reduzirá as emissões de CO2, reduzirá a eliminação de florestas tropicais e reduzirá o combustível usado para transportar papel.
Ganhe produtividade com dados em tempo real
Com os técnicos usando dispositivos móveis para gerenciar suas ordens de serviço, eles podem comunicar dados em tempo real sobre o equipamento e o status da ordem de serviço. Os planejadores podem enviar cronogramas atualizados para priorizar as tarefas mais importantes. A equipe pode tomar melhores decisões com mais rapidez para resolver problemas e evitar interrupções e tempo de inatividade que poderiam resultar de atrasos inerentes ao processo de relatório manual. Um exemplo desse impacto na produtividade é AB InBev, a maior cervejaria do mundo, que reduziu seu MTTR (Mean Time to Repair) em 79% – de 24 para 5 dias – ao substituir seus processos de manutenção baseados em papel por uma solução móvel digital. A AB InBev também economizou mais de 7,2 milhões de folhas de papel por ano ($360.000), reduziu o tempo de inatividade, aumentou a produção e aumentou a produtividade de seus técnicos e funcionários em 15%.
Aumente o Tempo da Chave
Uma solução móvel permite que os técnicos recebam ordens de serviço onde quer que estejam e registrem dados e status da ordem de serviço usando menus suspensos para eficiência e consistência na estrutura de dados, eliminando a necessidade de processar a papelada. Todos os dados de que um técnico precisa para concluir uma tarefa estão ao seu alcance. Para furnas, sua equipe de alto nível ganhou mais tempo para atividades técnicas e conseguiu realocar 46 pessoas para outras funções como resultado da eliminação do papel.
Melhore a visibilidade e acessibilidade dos dados
Com um sistema de manutenção sem papel, todos os dados da ordem de serviço podem ser atualizados imediatamente no sistema de registro, como o SAP PM, proporcionando visibilidade máxima das atividades de manutenção pela organização como um todo. Os dados podem ser instantaneamente acessíveis a outros aplicativos para melhorar o gerenciamento de produção/operações, incluindo visualização e armazenamento de dados.
Melhorar a qualidade dos dados
A substituição do processo de papel reduz a coleta manual de dados de baixo valor e as oportunidades de erro correspondentes. A entrada de dados automatizada fornece uma taxa de precisão de 99,99%. Com a captura de dados em tempo real, você também pode evitar as discrepâncias causadas por várias entradas de dados conflitantes na mesma ordem de serviço, como uma nova notificação após o reparo já ter sido aplicado.
Reduza o esforço de gerenciamento de compliance do ponto de vista operacional. Os registros em papel são menos seguros do que os digitais. Documentos importantes podem ser extraviados ou destruídos por vários motivos, pois o papel é perecível. Os documentos, especialmente os relacionados à conformidade, se não forem armazenados digitalmente, podem ser perdidos, levando a sérias reclamações relacionadas à qualidade e ações de não conformidade por parte das autoridades regulatórias.
Superando obstáculos para fazer a mudança
Assim como em todos os processos de transformação, há desafios para eliminar o papel. A mudança afeta seu pessoal, processos, políticas e tecnologias. É por isso que você precisa de um parceiro que entenda os requisitos exclusivos das operações de manutenção e reparo. A Siga pode ajudar. Temos 20 anos de experiência em digitalização e mobilização para ajudar as equipes de operações corporativas a eliminar o papel. Nossas soluções móveis digitais foram comprovadas por meio de implantações em grandes indústrias em todo o mundo. Contate-nos para ajudá-lo a concluir o caso de negócios para mudança e iniciar o caminho para maior produtividade, precisão de dados e economia de custos.