Em operações de reparo e manutenção de alto desempenho, o planejamento e a programação eficazes são essenciais para controlar custos e recursos. As organizações líderes reconhecem essa importância, esteja você enviando técnicos para PMs ou respondendo a um evento de avaria.
Rastrear as métricas corretas de planejamento e programação ajudará você a avaliar e melhorar o gerenciamento de manutenção. Um bom KPI de manutenção é muito mais do que um scorecard, é na verdade uma ferramenta para ver o impacto que seus investimentos têm em seu programa de manutenção. Um bom lugar para iniciar um programa de melhoria é com as métricas de planejamento e programação.
Noções básicas sobre métricas de planejamento e agendamento
Primeiro, vamos nos aprofundar em algumas das principais métricas de planejamento e programação separadamente. A arte de planejar envolve identificar e documentar o que precisa ser feito para concluir um trabalho. Enquanto isso, o agendamento é focado na identificação quando os trabalhos podem ser realizados com base nos recursos humanos e materiais disponíveis.
Precisão do Planejamento de Manutenção
A principal métrica de planejamento é chamada de “Precisão do Planejamento” ou “Planejado x Real (PvA)”. Esta é uma medida da porcentagem de ordens de serviço concluídas dentro do tempo alocado pelo planejador. Se 100 ordens de serviço forem agendadas em um determinado dia, por exemplo, e 30 delas durarem mais do que o planejado, a porcentagem de precisão do planejamento será 70%.
Precisão de Planejamento %= Quantidade de ordens de serviço concluídas conforme planejado
÷Número total de ordens de serviço
Se uma alta porcentagem não for concluída conforme o planejado, convém fazer uma busca mais profunda para entender se o tempo está acima ou abaixo da estimativa. Para fazer isso, você pode comparar a soma de todas as horas de trabalho estimadas (planejadas) para um mês dividida pela soma de todas as horas de trabalho reais cobradas desses trabalhos. Neste ponto, você pode avaliar o grau de precisão.
Inicialmente, os resultados provavelmente serão muito variados - em qualquer lugar de 40% a 90% é comum. Se a porcentagem estiver acima de 100%, você está superestimando e se estiver abaixo de 100%, você está subestimando. Ao revisar os números, concentre-se nos valores atípicos nos dados para melhorar continuamente as estimativas de tempo para tarefas planejadas individuais e abordar outras causas principais das discrepâncias. Um bom alvo é a precisão do planejamento 90%.
Um planejador pode facilmente manipular essa métrica preenchendo o tempo nas estimativas da tarefa. Também pode ser manipulado pelo técnico que pode modificar o tempo registrado. É importante passar um tom de confiança de que essa não é uma métrica de desempenho humano, faz parte de um processo de aprimoramento do planejamento das tarefas de manutenção para eficiência e controle do orçamento de manutenção.
Cumprimento do Planejamento de Cronograma
O próximo conjunto de métricas trata da medição da qualidade do cronograma que você está definindo e implantando. A métrica principal é “Cronograma de Conformidade” ou “Conformidade de Manutenção Planejada (PM Compliance)”. É a porcentagem de trabalhos agendados que os técnicos atendem dentro do período de tempo definido.
Cumprimento do Cronograma %= Ordens de serviço do técnico a tempo
÷Número total de ordens de serviço
A meta de referência está acima da conformidade do cronograma 80%. Você não está buscando a perfeição, pois os eventos de avaria terão precedência sobre a conclusão do trabalho de gerenciamento de projetos.
As organizações de manufatura são as que mais se beneficiam com o acompanhamento do cumprimento do cronograma. A programação de manutenção é cuidadosamente coordenada entre programadores, operadores, mecânicos e outros funcionários da fábrica. O equipamento é um centro de lucro e, se tempo de inatividade planejado para manutenção precisa ser ampliada, a perda da capacidade de produção pode prejudicar a receita da empresa.
Outro aspecto do cumprimento do cronograma é a taxa de “Conclusão do Trabalho”, outro aspecto do cumprimento do cronograma é a porcentagem de trabalhos agendados que foram realmente concluídos.
Conclusão do Trabalho %= número de ordens de serviço concluídas com sucesso
÷Número total de ordens de serviço
Mais uma vez, uma baixa taxa de conclusão do trabalho significa que os técnicos não têm tempo ou materiais para terminar o trabalho conforme programado. A taxa de conclusão do trabalho 80% é uma boa meta, pois avarias, falta de peças e outras interrupções afetarão essa medida.
A conformidade com o cronograma não deve ser usada para verificar se os supervisores estão honrando o cronograma. Semelhante à precisão do planejamento, a conformidade com o cronograma é outra medida da eficácia geral do processo de manutenção e deve ser usada para orientar as discussões de melhoria proativa.
Estratégias de Melhoria de Planejamento e Programação
A melhoria começa com a análise de resultados, análise de tendências e identificação das causas principais da baixa conformidade. Esse processo precisa envolver gerentes de manutenção, engenheiros de confiabilidade, planejadores, programadores e a equipe de manutenção de suporte. É responsabilidade de todos concluir o trabalho certo, nos ativos certos, no momento certo. Envolver toda a organização na compreensão desses KPIs de manutenção permitirá que cada indivíduo participe da condução de melhorias. Seja como o técnico captura seu tempo ou como o agendador cria a programação semanal, todos desempenham um papel na obtenção de eficácia da manutenção.
Além de estabelecer uma comunicação aberta e colaborativa, a tecnologia é uma ferramenta importante para avaliar e aprimorar resultados. Os KPIs de manutenção exigem dados e, se levar horas para capturar e classificar as informações para calcular essas medidas, provavelmente você não acompanhará as métricas de forma consistente. Soluções de gerenciamento de manutenção, como software de automação de planejamento e programação pode simplificar a compilação de relatórios e a análise de resultados ao longo do tempo.
Um bom relatório requer dados de qualidade. Dados completos e precisos começam com processos consistentes e facilitam para técnicos e operadores capturar detalhes como hora iniciada, tempo gasto e por que o trabalho não foi concluído na primeira vez. Substituir os sistemas de papel por uma solução móvel pode automatizar a captura desses detalhes e levar a uma maior precisão e menos tempo gasto coletando e escrevendo.
Os processos de planejamento e programação são a base de operações de manutenção eficientes. Métricas como precisão de planejamento e conformidade de agendamento desempenham um papel fundamental na medição de quão bem você está otimizando tempo e recursos. Um investimento em software para rastrear e visualizar métricas de planejamento e programação fornecerá os insights necessários para maior produtividade de manutenção e melhorias operacionais gerais.
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